NCOI zet low-code in voor backoffice-transformatie

16 november 2020 Consultancy.nl 3 min. leestijd

Na verschillende overnames te hebben gepleegd in de afgelopen jaren kampte de NCOI Groep met een complexe en niet-uniforme backoffice. Door een nieuwe service-georiënteerde architectuur, gebouwd op het Mendix-platform, is de backoffice van het opleidingsinstituut nu meer wendbaar (agile), efficiënter en klantgerichter.

Het was in 2018 toen NCOI Groep een omvangrijk project startte rond de herstructurering van de IT-architectuur. Deze behoefte ontstond doordat de NCOI in de jaren daarvoor verschillende andere opleidingsinstituten voor beroepsonderwijs had overgenomen, zoals Computrain, Scheidegger en NTI.

De integratie van deze labels binnen de organisatie leverde een mengelmoes aan processen, systemen en applicaties op. Daarbij kwam ook nog het feit dat dat het belangrijkste kernsysteem (zelfgebouwd) capaciteitsproblemen had en onvoldoende ondersteuning bood voor een soepele integratie met nieuwe bedrijfsapplicaties.

NCOI zet low-code in voor back-office transformatie

Service-georiënteerde architectuur

De opleider besloot ook over te schakelen op een service-georiënteerde architectuur. Belangrijkste voordeel van een dergelijke setup is dat hiermee elke afdeling en elk domein kan kiezen voor domein-specifieke apps, die gerelateerde microdiensten leveren. “Hierdoor kan elke afdeling zijn eigen dienst leveren en deze onafhankelijk van andere domeinen aanpassen en optimaliseren”, legt Toine van Eeden, CIO van de NCOI Groep, uit.

Na de markt te hebben afgestruind voor standaardapplicaties, ontdekte Van Eeden echter tot zijn verbazing dat er nauwelijks applicaties beschikbaar waren die alle backoffice-processen adequaat konden ondersteunen. Een advies van de vaste adviseurs van de opleider zorgde voor een kentering in de aanpak.

“Onze partners First ConsultingMagnus en Flowfabric, die ons tijdens het proces begeleidden, wezen ons op de mogelijkheid om met low-code zelf backoffice-applicaties te ontwikkelen…. We kwamen er snel achter dat het low-code platform van Mendix een perfecte match zou zijn.”

20+ low-code apps

En dus werd begonnen met een omvangrijke digitale transformatie. In twee jaar tijd werden meer dan twintig low-code applicaties gebouwd om de backoffice van NCOI te herstructureren. Tegen 2021, als het project is afgelopen, zullen er bij de NCOI Groep meer dan 30 applicaties draaien die op basis van het Mendix low-code platform zijn gebouwd.

Een van de belangrijkste applicaties die met low-code is ontwikkeld, is een nieuwe tool voor tentamenplanning voor verschillende locaties en met verschillende examinatoren. Van Eeden: “Het plannen van de examens vond vroeger plaats met Excel. Als studenten hun examens moesten verzetten, omdat ze niet konden op de voorgestelde tijdvakken, kostte het veel tijd en moeite om dit aan te passen.”

Met de nieuwe low-code applicatie kunnen studenten inloggen en een tijd en locatie kiezen die past bij hun rooster. “Dit scheelt ons veel vragen en klachten van studenten, maar ook de examinatoren kunnen hun eigen tijdvakken nu boeken. Dit heeft het examenproces en de klanttevredenheid van onze studenten en examinatoren aanzienlijk verbeterd”, aldus de CIO.

Lees verder: Slimme applicatie helpt NCOI bij examenplanning.

Een andere app die is opgeleverd is ‘GAIA’ – een nieuwe tool voor het plannen van studies en trainingen voor meerdere leerjaren.

Van Eeden: “De uitgebreide mogelijkheden voor co-creatie die Mendix biedt, sluiten perfect aan bij onze keuze voor een domeingerichte aanpak. We zagen dat het ontwikkelen van applicaties met Mendix low-code zou kunnen helpen om de performance van onze backoffice-processen te verbeteren en tegelijkertijd de extra flexibiliteit in functionaliteit te bieden die onmisbaar is voor onze grote verscheidenheid aan onderwijsprogramma’s.”

De NCOI Groep heeft momenteel meer dan 6.000 werkgerelateerde onderwijsprogramma’s.