NCOI houdt controle over IT-vernieuwing met functiepuntanalyse
NCOI is de afgelopen jaren druk geweest met de vernieuwing van zijn complete backoffice-systeem. Om dit enorme programma controleerbaar te houden was het essentieel om eerst een goed beeld te krijgen van de omvang van het bestaande systeem én van de verschillende vernieuwingsprojecten. Hiervoor werd Metri ingeschakeld. Het IT-bureau voerde een functiepuntanalyse uit om per project tot een inschatting te komen voor het benodigde budget en de capaciteitsplanning.
Het afgelopen decennium begaf NCOI zich veelvuldig op het overnamepad. Het begon in 2010 met het inlijven van Scheidegger en daarna volgden onder meer Compu’Train, Twice, Broekhuis Trainingen, NIBE-SVV, Reed Business en vorig jaar nog Kluwer Opleidingen. Zo is NCOI uitgegroeid tot de grootste particuliere aanbieder van opleidingen in Nederland, met inmiddels meer dan 6.000 opleidingen door ruim 5.000 docenten.
Falcon
Om zijn groeiende portfolio goed te kunnen blijven aanbieden besloot NCOI in 2017 zijn backoffice-systeem volledig te vernieuwen. In het oude systeem – genaamd ‘Olympus’ – werd vrijwel alles vastgelegd wat achter de schermen moest gebeuren om alle opleidingen aan te bieden. Ook werden hierin alle studiegegevens vastgelegd van de meer dan 200.000 professionals die jaarlijks worden getraind.
Door deze wijze van vastlegging ontstond een monolithisch systeem waar de hele organisatie van afhankelijk is – alles is immers opgeslagen in één systeem, of het nou gaat om de opleidingsontwikkeling of de zaalreservering. Gezien de hoge complexiteit van de huidige organisatie was deze situatie niet langer wenselijk. Daarom werd het zogeheten ‘Falcon’-programma opgestart, waarin de nieuwe backoffice wordt vormgegeven.
Functiepuntanalyse
Deze zal niet bestaan uit één systeem, maar uit losse applicaties die een afgebakend deel van het bedrijfsproces ondersteunen”, vertelt Ramond Leenders, programmamanager van het Falcon-programma. De nieuwe applicaties worden ontwikkeld in Mendix. Om objectief inzicht te houden in de omvang en voortgang van het programma, heeft NCOI IT-adviseur Metri gevraagd om een zogeheten functiepuntanalyse uit te voeren van het oude systeem en de vernieuwingsprojecten.
“Een functiepuntanalyse beschrijft de hoeveelheid functionaliteit die software de gebruikers biedt”, legt Metri-consultant Frank Vogelezang uit. “Een functiepunt kan worden gezien als een soort ‘kubieke meter’ van de software-industrie. Het is een meeteenheid die kan worden gebruikt in contracten waar vooraf nog niet duidelijk is hoeveel ‘kubieke meter’ software er nodig is, en daarmee bij uitstek geschikt om prijsafspraken te maken in agile ontwikkel- en beheercontracten.”
Businesscase
“Op basis van de uitkomsten van de functiepuntanalyses kan de businesscase voor vernieuwing worden opgesteld”, aldus Leenders. Aan het begin van het Falcon-programma, in 2017, heeft Metri allereerst een analyse uitgevoerd van de kwaliteit en de omvang van de bestaande backoffice. “Van het bestaande systeem kon deze omvang geautomatiseerd worden vastgesteld op basis van de broncode”, vertelt Vogelezang. Dit kon natuurlijk niet bij de afzonderlijke vernieuwingsprojecten. Daarvan heeft Metri handmatig de omvang vastgesteld.
“Een functiepunt kan worden gezien als een soort ‘kubieke meter’ van de software-industrie.”
“Aan de hand van het aantal functiepunten kan per project een inschatting gemaakt worden voor het benodigde budget en de capaciteitsplanning”, aldus Leenders. “De ervaring binnen het programma heeft geleerd dat zodra de domeinmodellen voor de Mendix-ontwikkeling gereed zijn, dit een voldoende betrouwbare basis oplevert voor een functiepuntanalyse met een acceptabele bandbreedte. Op basis hiervan kan een businesscase worden opgesteld voor het minimum viable product om deze functionaliteit uit het bestaande backoffice-systeem te halen.”
Stuurinformatie
Toine van Eeden, CIO van NCOI, legt uit dat de exacte benadering van Metri goed past bij de bedrijfsvoering van NCOI, die zoveel mogelijk wordt gebaseerd op feiten: “Hierin past ook het gebruik van functiepunten. Niet alleen voor de vernieuwing, maar ook voor het voorspellen van de beheerlast na oplevering en de afname van de beheerlast van het huidige backoffice-systeem. Functiepunten geven daarvoor gestandaardiseerde, technologie-onafhankelijke stuurinformatie.”
Met deze informatie kan NCOI grip houden op de vele vernieuwingsprojecten. “Door het gebruik van een gestandaardiseerde stuurmetriek beschikt de stuurgroep over vergelijkbare informatie over alle projecten heen”, besluit Van Eeden.
