Succesvolle ERP-transformatie begint bij mensen: Acht tips voor verandermanagement
Het realiseren van een ERP-transformatie, zoals het overstappen op SAP S/4HANA, is complex en brengt veel verandering met zich mee. Dat is precies waarom verandermanagement essentieel is, van het allereerste begin tot het einde van het traject. Kevin Uitman van Emixa deelt acht best practices voor verandermanagement tijdens een ERP-transformatie.
Change management is cruciaal om ervoor te zorgen dat een ERP-transformatie soepel verloopt en de digitale ontwikkeling van je organisatie ondersteunt. Change management draait om het begrijpen en managen van de menselijke aspecten van verandering.
Het gaat niet alleen om het technische aspect van een ERP-transformatie, maar ook om het begeleiden van mensen tijdens het proces van aanpassing aan nieuwe systemen, processen en werkmethoden. Het is daarom cruciaal om medewerkers voor te bereiden, te begeleiden en te ondersteunen bij veranderingen binnen de organisatie.
1: Communicatie
Om te beginnen: goede communicatie is essentieel. Open en frequente communicatie legt de basis voor positieve verandering binnen een ERP-transformatie. Het is belangrijk om werknemers te informeren over de redenen achter de verandering, de voordelen die het met zich meebrengt en hoe het hun dagelijkse werk zal beïnvloeden.
Waarom veranderen we? Welke waarde heeft de verandering voor jou als individu? Welk kernprobleem lossen we op of welke kans benutten we? Dit zijn voorbeelden van vragen die beantwoord moeten worden. Naast het verschaffen van duidelijkheid, helpt dit om onzekerheid en weerstand tegen verandering te verminderen.
2: Leadership commitment
Ook is het cruciaal dat leiders zich committeren aan de verandering. Maar hoe laat je leiders deel uitmaken van de ERP-transformatie? Het leiderschap moet niet alleen het belang en de bedoeling van de verandering benadrukken, maar ook optreden als rolmodel. Als leiders enthousiast zijn over de verandering, zullen werknemers eerder volgen.
Een workshop over verandermanagement die is afgestemd op (senior) leiderschap biedt hiervoor de perfecte gelegenheid en is een voorbeeld van hoe we leiderschap onderdeel laten worden van deze verandering binnen de organisatie.
3: Betrokkenheid van medewerkers
Een ander belangrijk punt is het zorgen voor voldoende betrokkenheid vanaf de start van een traject. Betrek werknemers vanaf het begin bij de ERP-transformatie. Zij hebben waardevolle inzichten en kunnen bijdragen aan het ontwerp van het nieuwe systeem. Dit vergroot het gevoel van eigenaarschap en vermindert weerstand.
Feedback en aanpassing zijn hierbij essentieel. Sta open voor feedback van medewerkers en neem dit, waar mogelijk, mee in de keuzes die gemaakt worden binnen de ERP-transformatie. Dit laat zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd en kan de acceptatie van veranderingen vergroten.
4: Kennisdeling
Het beschikken over de juiste kennis is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle ERP-transformatie. Dit vraagt om gerichte kennisdeling binnen de organisatie. Functionele training alleen is hierbij niet voldoende. Uitgebreide training om ervoor te zorgen dat medewerkers vertrouwd raken met het nieuwe systeem is essentieel, maar naast functionaliteit moeten betrokken medewerkers ook het bijbehorende (nieuwe) proces begrijpen.
Het definiëren van wat mensen moeten ‘weten’ (bijvoorbeeld over gerelateerde integraties of informatie) en wat mensen moeten ‘kunnen’ (functioneel in het systeem) helpt hierbij enorm. Zo ontstaat beter inzicht en kunnen de voordelen duidelijker in kaart worden gebracht.
5: Veranderambassadeurs
Hoe zorg je samen voor verandering binnen de ERP-transformatie? Veranderambassadeurs spelen hierbij een belangrijke rol. Dit zijn effectieve (project)teamleden die verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van de verandering, zoals communicatie, training en probleemoplossing.
Dit verdeelt de verantwoordelijkheid en verhoogt de efficiëntie. Daarnaast ondersteunen zij, vooral bij grotere trajecten, de verandermanager bij het bewaken van de verschillende veranderaspecten binnen het traject.
Niet alleen managers, maar ook enthousiaste medewerkers kunnen anderen inspireren. Identificeer en train deze medewerkers op de veranderingen die de ERP-transformatie met zich meebrengt, zodat zij anderen kunnen meenemen. Deze ambassadeurs fungeren als brug tussen het projectteam en de rest van de organisatie. Kortom, het is verstandig om ambassadeurs te mobiliseren en samen te zorgen voor de verandering.
6: Verandermanagement als integraal onderdeel van planning
Verandermanagement moet een integraal onderdeel zijn van het planningsproces en niet als een losse activiteit worden gezien. Door het vanaf het begin mee te nemen in de ERP-transformatieplanning, ontstaat er voldoende aandacht voor de menselijke kant van de verandering.
Dit maakt het mogelijk om tijdig in te spelen op mogelijke weerstand en adoptie-uitdagingen, en zorgt ervoor dat medewerkers gedurende het hele traject goed worden meegenomen in de verandering.
7: Meetbare resultaten
Verder geldt: meten is weten, en dat is ook van groot belang voor het succes van veranderplannen binnen een ERP-transformatie. Bepaal daarom meetbare KPI’s om het succes van de verandering te evalueren, bijvoorbeeld op het gebied van verandermanagement, communicatie en employee engagement. Dit geeft inzicht in welke onderdelen goed presteren en waar aanpassingen nodig zijn.
Voorbeelden hiervan zijn statistieken over het gebruik van het systeem, het aantal incidenten of het monitoren van signalen van weerstand binnen de organisatie. Op basis van deze inzichten kan gericht worden bijgestuurd.
8: Ondersteuning na de ERP-transformatie
Tot slot is het belangrijk om ook na de ERP-transformatie ondersteuning te blijven bieden. Blijf medewerkers ondersteunen bij het gebruik van het nieuwe systeem door vragen te beantwoorden en problemen op te lossen nadat het traject is afgerond. Dit helpt om het vertrouwen in het systeem te vergroten en draagt bij aan een succesvolle en duurzame adoptie. Vergeet vooral niet om het succes ook te vieren met elkaar.
Verandering is een reis
Verandering is een reis en vraagt om aandacht en toewijding, zeker bij een ERP-transformatie zoals een SAP S/4HANA-implementatie. Verandermanagement speelt hierin een essentiële rol en is bepalend voor het succes van de transformatie. Succesvolle trajecten draaien niet alleen om technologie, maar juist om mensen die de verandering begrijpen en omarmen.
Over de auteur: Kevin Uitman werkt sinds 2021 bij Emixa, tegenwoordig in de rol van Senior Consultant.
