ERP-implementaties vragen om realisme, maar vooral een goede voorbereiding
ERP-systemen: ze vormen hét hart van organisaties. Finance, HR, logistiek, inkoop, productie en verkoop – alles komt erin samen. Daarom is een ERP-implementatie een van de meest impactvolle trajecten die je als organisatie kunt starten. “Het is pittig, het raakt elke afdeling en het vraagt een vorm van voorbereiding die nog te vaak onderschat wordt”, zegt BCE-partner Klaas-Jan Molendijk. Hij zet de belangrijkste voorbereidende stappen op een rij.
Wat houdt een ERP-implementatie ook alweer precies in? ERP staat voor enterprise resource planning en verwijst naar één geïntegreerd systeem dat alle kernprocessen binnen een organisatie – van finance en HR tot inkoop, logistiek en verkoop – samenbrengt in één centrale omgeving.
Omdat zo’n systeem de ruggengraat van de bedrijfsvoering vormt, raakt de implementatie vrijwel elke afdeling en zorgt het voor ingrijpende veranderingen in processen, data én dagelijkse werkzaamheden. “Een ERP-implementatie is geen projectje aan de rand van je organisatie. Het is veel meer een openhartoperatie”, geeft Molendijk een treffende metafoor. “Als je dat niet onder ogen ziet, dan ben je er niet klaar voor.”
Volgens de BCE-partner – en ervaringsdeskundige – zijn er tal van voorbereidingen die organisaties absoluut op orde dienen te hebben – “en dat al ver voordat het echte implementatiewerk begint.”
Keuzes: wat wel en wat niet?
Een van de eerste stappen die Molendijk organisaties aanraadt is verrassend simpel: het opstellen van een ‘wel/niet-lijstje’. Geen strategisch document van veertig pagina’s, maar een helder overzicht met twee kolommen. “Wat nemen we wél mee in de eerste fase? Wat niet? Zo simpel kan het zijn”, stelt Molendijk.
Zo’n lijstje kan een onverwacht krachtig instrument zijn, stelt Molendijk: “Omdat het consensus afdwingt. Je voorkomt dat mensen achteraf zeggen: ‘Ik ging ervan uit dat dit ook in scope zat.’ Een A4-tje is vaak effectiever dan een heel boekwerk.”
Zet je beste mensen op het project, altijd!
Wie aan een ERP-project begint, moet een belangrijke reflex onderdrukken: de neiging om ‘iemand die nog tijd over heeft’ op een sleutelpositie te zetten. “Dat is een keiharde no-go”, is Molendijk glashelder. “ERP raakt je hele bedrijf. Dan kun je niet anders dan je allerbeste mensen op de belangrijkste rollen zetten.”
“Een ERP-implementatie is geen projectje aan de rand van je organisatie. Het is veel meer een openhartoperatie.”
Hij ziet in de praktijk dat organisaties het spannend vinden om toppers vrij te maken. “Juist omdat ze zo goed zijn, wil je ze in de operatie houden. Maar zo werkt het niet. Als je ze niet vrijspeelt, gaat het project onderuit. En dan wordt het pas echt duur.”
Durf vervangingscapaciteit te organiseren
Dat vrijspelen kan alleen als de operatie blijft draaien – en daar zit volgens Molendijk vaak een pijnlijk punt. “Directies zeggen regelmatig: ‘Maar freelancers of tijdelijke krachten zijn zo duur.’ Waarop ik altijd antwoord: ‘Vergeleken met een ontsporend ERP-project? Dan zijn ze goedkoop.’”
Hij benadrukt dat je eigenlijk geen keuze hébt als je je toppers wilt laten slagen. “Zonder vervangingscapaciteit heb je geen projectcapaciteit. Zo simpel is het.”
Zorg voor een sterke ‘tegenhanger’ van de IT-leverancier
Ook is het belangrijk dat er aan de klantzijde altijd iemand is die het totaalbeeld bewaakt – oftewel een interne projectleider die de gesprekken rondom de ERP-implementatie aankan met zowel de implementatiepartner als met de medewerkers binnen de eigen organisatie.
Molendijk licht toe: “Tegenhanger klinkt alsof je tegenover elkaar staat, maar dat is natuurlijk niet zo. Wel heb je iemand nodig die zowel intern als extern scherp houdt. Iemand die overzicht heeft, die begrijpt wat er gebeurt, die tijd heeft om diep in het project te zitten. Als die rol ontbreekt, ontstaat er ruis – en dat leidt altijd tot gedoe”, weet hij uit ervaring.
Budgetteren? Reken ruim. Heel ruim.
Een van de meest hardnekkige misvattingen ziet Molendijk terug bij veel directies: het idee dat het bedrag op de offerte van de implementatiepartner voldoende is als totaalbudget. “Die opvatting is naïef. ERP is complex, omvangrijk en vol risico’s. Daarnaast zijn er veel kosten die niet in de offerte staan: opleidingen, datamigratie-uitdagingen, communicatie, verandermanagement, nazorg, en ga zo maar door.”
Om die reden stelt Molendijk klanten soms de confronterende vraag: ‘Zou je nog steeds tevreden zijn met je nieuwe ERP-systeem als het uiteindelijk twee keer zo duur blijkt?’ “Als het antwoord op die vraag ‘nee’ is, dan heb je waarschijnlijk een probleem. Want de kans dat de werkelijke kosten hoger liggen dan de initiële offerte is reëel”, legt hij uit.
Betrokkenheid en tijd vanuit de hele organisatie
Niet alleen de kerngebruikers worden geraakt door een ERP-traject – vrijwel elke toekomstige gebruiker krijgt ermee te maken, noemt Molendijk een volgend punt. “We hebben projecten gezien waar we mensen probeerden te ontzien door een mini-training of een korte workshop. Dat werkt niet. ERP is groot. ERP moet je serieus aanpakken.”
“ERP doet pijn. Het kost tijd, geld, capaciteit en aandacht. Dat is geen pessimisme; dat is de natuur van dit soort trajecten.”
Hij adviseert daarom om rekening te houden met een forse tijdsbesteding: “Het is niet ongebruikelijk dat medewerkers een dag per week kwijt zijn aan testen, meedenken, demo’s bijwonen en leren hoe het nieuwe systeem werkt. Dat is geen luxe, dat is noodzaak”, onderstreept hij.
Niks staat vast, het bekende duivelsvierkant
Tijd, geld, kwaliteit, scope: het is volgens Molendijk het klassieke duivelsvierkant van projectmanagement. In de praktijk ziet hij bijvoorbeeld geregeld dat directies tijd en budget vastzetten, waardoor kwaliteit en scope moeten meebewegen om het project haalbaar te houden.
Hoe dat precies uitpakt verschilt natuurlijk per project en vraagt om inzicht en nuance bij het managen van verwachtingen en keuzes. Molendijk benadrukt: “Het grootste misverstand bij ERP-implementaties is dat organisaties denken dat ze alle vier kunnen fixeren. Dat kan niet. Dat is strijd voeren tegen de natuurwetten van projectmanagement.”
ERP als boost voor de bedrijfsvoering
Ondanks alle waarschuwingen die hij heeft afgegeven, blijft Molendijk als het om ERP-implementaties en alle benodigde voorbereidingen gaat optimistisch. “ERP is zwaar, toegegeven. Maar het is ook een fantastisch onderwerp. Je werkt aan het hart van je organisatie. En als je het goed doet, geef je de hele bedrijfsvoering een enorme boost – procesmatig, organisatorisch en strategisch.”
Volgens hem zit de waarde van ERP juist in het feit dat het zo ingrijpend is. “Een ERP-implementatie is zoals ik al aangaf net als een openhartoperatie. Je legt alles bloot: processen, verantwoordelijkheden, data, samenwerking en meer. Dat is intens, maar het creëert ook de kans om alles wat stroef of inefficiënt is te verbeteren.”
Wees realistisch
Maar daarvoor is vooral één element essentieel, benadrukt Molendijk nog maar eens: realisme: “Als je stiekem denkt dat het allemaal wel meevalt, dan ben je er simpelweg niet klaar voor. ERP doet pijn. Het kost tijd, geld, capaciteit en aandacht. Dat is geen pessimisme; dat is de natuur van dit soort trajecten.”
“Maar als je die realiteit omarmt, en je hebt de voorbereiding goed op orde, dan kan ERP een enorme stap vooruit zijn – misschien wel de grootste die je als organisatie in jaren zet. Zie het als de unieke kans om het fundament van je organisatie te vernieuwen en verbeteren.”
