Mandemakers Groep kiest nieuw dataplatform: ‘Het selectietraject van BCE is verfrissend’
Voor de uitrol van een nieuw dataplatform zocht Mandemakers Groep een partner die het familiebedrijf kon ondersteunen in de strategische voorbereidingsfase en het selectietraject kon begeleiden. Die rol was weggelegd voor BCE. “Hun advies en begeleiding tijdens het selectietraject waren verfrissend.”
Mandemakers Groep is de grootste keuken-, meubel- en sanitairretailer van Nederland. Met de introductie van een nieuw dataplatform wil de organisatie haar versnipperde databronnen samenbrengen en ontsluiten vanuit één centrale omgeving.
De belangrijkste doelstellingen voor het nieuwe platform waren sneller kunnen rapporteren, betere analyses uitvoeren en een solide basis leggen voor de verdere ontwikkeling van AI-toepassingen binnen de organisatie.
Strategische voorbereiding
BCE werd al in een vroeg stadium betrokken bij het project. De eerste stap was het in kaart brengen van de informatiebehoefte binnen de organisatie en het verkrijgen van inzicht in waar data zich bevond binnen de verschillende afdelingen en processen.
De consultants voerden hiervoor een brede analyse uit en gingen in gesprek met medewerkers van zowel het datateam als de business. Tijdens deze sessies brachten zij de huidige werkwijze, knelpunten en kansen en toekomstige wensen zorgvuldig in kaart.
Op basis van deze analyse stelde BCE een concreet advies op voor de inrichting van de toekomstige data-architectuur en de bijbehorende organisatie. Daarbij werd ook een kostenindicatie opgesteld. “Wat beschreven werd in het adviesrapport was direct herkenbaar voor onze mensen”, zegt Paul Poppelaars, Chief Financial Officer van Mandemakers Groep. “Het voelde daardoor niet als iets dat van buitenaf werd opgelegd.”
Binnen Mandemakers Groep was data tot dan toe sterk versnipperd georganiseerd. Afdelingen als logistiek, marketing en finance werkten ieder met hun eigen systemen, definities en werkwijzen. Volgens Poppelaars speelde het adviesrapport daarom een belangrijke rol bij het creëren van intern draagvlak. “Het rapport heeft ons geholpen om de noodzaak van het project intern duidelijk te maken en de benodigde investering richting onze aandeelhouder te onderbouwen.”
Dat bleek succesvol. Kort daarna werd groen licht gegeven voor de volgende fase: de selectie van een geschikt dataplatform.
Een verfrissend selectietraject
De keuze voor een dataplatform is zelden eenvoudig. Het aanbod aan oplossingen is groot en leveranciers presenteren hun platforms vanzelfsprekend zo aantrekkelijk mogelijk. Juist daarom is een zorgvuldig en objectief selectietraject essentieel.
Lees ook: BCE-boek deelt 26 tips voor effectievere IT-selectietrajecten.
BCE begeleidde Mandemakers Groep tijdens dit proces en ontwikkelde een aanpak die volgens Poppelaars duidelijk afweek van traditionele selectietrajecten. “Ik vond de aanpak van BCE verfrissend. Er werd een carrousel georganiseerd waarbij alle leveranciers op de shortlist op dezelfde dag langskwamen. In verschillende groepen gingen we met de drie partijen in gesprek. Daardoor zag je heel snel waar de overeenkomsten en verschillen zaten.”
Ook de manier waarop BCE de gesprekken begeleidde sprak hem aan. “Vergeleken met de oldschool selectietrajecten die ik eerder heb meegemaakt, was dit een aangename verrassing. De consultants van BCE zijn geen typische IT’ers. Ze denken vanuit de business en spreken normale mensentaal. Dat is in een organisatie als de onze ontzettend belangrijk.”
Van selectie naar implementatie
Het selectietraject leidde uiteindelijk tot de keuze voor Google BigQuery als dataplatform. In een vervolgstap werd via een partnerselectieproces Crystalloids geselecteerd als implementatiepartner.
De implementatie van het dataplatform ging in januari van start. Inmiddels zijn de twee bestaande legacy ERP-systemen voor ongeveer 70% ontsloten. De volgende stap richt zich op de financiële systemen, gevolgd door de CRM- en HR-systemen na de zomer. Daarna worden aanvullende databronnen aangesloten, waarbij de verwachting is dat de ontsluiting steeds sneller zal verlopen.
Als CFO is Poppelaars nauw betrokken als executive sponsor van het programma, terwijl de dagelijkse aansturing in handen ligt van een dedicated data lead. Parallel aan de technische implementatie werkt Mandemakers Groep ook aan de verdere professionalisering van de dataorganisatie. “Voor mij is dit project ook echt een leuke en leerzame exercitie”, aldus Poppelaars.
Binnen de organisatie wordt met hoge verwachtingen gekeken naar de verdere ontwikkeling van datagedreven werken en de verbetering van stuurinformatie. Niet alleen omdat dit afdelingen beter ondersteunt in hun besluitvorming, maar ook omdat er veel aandacht is voor governance, veiligheid en accountability.
“Dat betekent dat data lineage – de herkomst en route van data – altijd volledig traceerbaar is en dat definities voor iedereen in de organisatie helder en eenduidig zijn vastgelegd”, legt Poppelaars uit.
Fundament voor de toekomst
Na afronding van het selectietraject heeft BCE bewust een stap teruggedaan. Volgens Poppelaars heeft de samenwerking met het adviesbureau een stevig fundament gelegd voor de volgende fase van het traject.
“Met deze partners én de energie van ons eigen, gedreven datateam hebben we de juiste mensen aan boord om dit succesvol verder te brengen”, rondt de CFO af.
