BCE-boek deelt 26 tips voor effectievere IT-selectietrajecten
De selectie van een nieuwe IT-oplossing is voor iedere organisatie een belangrijk traject. Een selectietraject raakt namelijk veel collega’s en kost veel tijd en geld. Hoe het proces in goede banen kan worden geleid, staat centraal in een nieuw boek van BCE.
Door de jaren heen begeleidde BCE heel wat organisaties bij selectietrajecten voor IT-oplossingen. “Onze ervaring is dat – ongeacht de grootte van de IT-oplossing waarnaar een organisatie op zoek is – de trajecten doorgaans bezaaid zijn met dezelfde valkuilen”, vertelt partner Klaas-Jan Molendijk.
Zo’n selectietraject heeft als doel om een IT-oplossing te kiezen die voldoet aan alle (in de praktijk: de meeste) behoeften vanuit de business. Het proces vereist dat inkoop, IT en de business samenwerken om tot de beste keuze te komen voor de leverancier en oplossing.
Het klinkt logisch zat, maar in de praktijk is een vendorselectieproces een complex traject. Soms wordt de knoop te vroeg doorgehakt, meestal vanwege tijdsdruk of onvoldoende kennis. Ook lijden leiders en inkopers geregeld aan tunnelvisie, waardoor slechts één of enkele oplossingen serieus worden overwogen, terwijl minder voor de hand liggende opties net zo goed (of zelfs beter) én veel goedkoper zijn.
Een andere veelvoorkomende valkuil is onvoldoende oog voor de niet-technische dimensie. “Zo kan na het selecteren van een bepaalde leverancier blijken dat er een mismatch is tussen de eigen organisatiecultuur en die van de IT-leverancier”, schetst Molendijk.
Kortom: er kan van alles misgaan. En wanneer dat gebeurt kan dat aardig in de papieren lopen. “Veel organisaties hebben weleens iets gekocht wat daarna heel erg is tegengevallen. De investering in een goed selectieproces verdient zich dubbel en dwars terug.”
De spiekbrief van selectiegoeroes
Dat is waarom BCE ‘De spiekbrief van selectiegoeroes’ schreef. “In ons boek delen we 26 inzichten die organisaties kunnen helpen om een selectietraject tot een succesvol einde te brengen.”
Zo neemt het boek de lezer mee in het belang van het volgen van het juiste proces. “Een selectieproces is een drieluik. Eerst kies je oplossingsrichting, dan kies je oplossing, dan kies je de implementatiepartner. Dus wel in die volgorde.”
Tijdens de selectie is het belangrijk om niet automatisch terug te vallen op de ‘usual suspects’ binnen een domein. Molendijk: “Veel nieuwe(re) toetreders hebben een boeiende visie en het lef om het tegen de marktleiders op te nemen.”
Een aanbeveling die BCE doet, is om een competitief proces te organiseren dat de organisatie ook helpt om de verschillende leveranciers die meedingen beter te leren kennen. Daarmee kun je als organisatie ook scherper de onderhandelingen ingaan.
Tot slot waarschuwt het bureau organisaties om de rol die onbewuste factoren kunnen spelen niet te onderschatten. “Op het eerste gezicht lijkt een selectietraject – met alle juiste stapjes, alle juiste documenten, enzovoort – een volledig rationeel proces. De realiteit is dat voorkeuren, emoties, beïnvloeding en allerlei andere typisch menselijke facetten een grote rol spelen.”
Downloaden: ‘De spiekbrief van selectiegoeroes’ kan worden gedownload op de website van BCE.
