‘Mislukte systeemimplementatie en facturenfiasco van Amsterdam was te voorzien’
De Amsterdamse facturencrisis begin 2025 was geen ongeluk, maar het gevolg van onderschatting, slechte voorbereiding en genegeerde risico’s. Dat blijkt uit onderzoek van adviesbureau M&I/Partners.
Begin dit jaar raakte de gemeente Amsterdam in opspraak door een grootschalige betalingscrisis. De invoering van een nieuw financieel systeem, AFIS, moest het facturatieproces verbeteren. In plaats daarvan ontstond een chaos met tienduizenden onbetaalde facturen, boze ondernemers en miljoenen aan herstelkosten.
Op 6 januari introduceerde de gemeente het nieuwe betalingssysteem, bedoeld om betalingen sneller, overzichtelijker en efficiënter te maken. De realiteit bleek anders: het systeem faalde vrijwel direct. Facturen stapelden zich op, leveranciers wachtten weken tot maanden op betaling en binnen de organisatie ontstonden stress en verwarring.
De gevolgen waren ernstig. Leveranciers en freelancers kwamen in financiële problemen, politieke partijen eisten opheldering en het vertrouwen in het gemeentebestuur kreeg een flinke knauw. Al snel bleek dat de crisis niet uit het niets kwam: waarschuwingen waren genegeerd en essentiële voorbereidingen ontbraken.
Eerste reactie van de gemeente
Toen de problemen onmiskenbaar waren, stelde het college eind januari een bestuurlijk crisisteam in onder leiding van wethouder Financiën Hester van Buren. Aanvankelijk werd €700.000 vrijgemaakt voor herstel, maar de kosten liepen uiteindelijk op tot ruim €2,8 miljoen. Extra personeel werd ingezet – eerst 50 fte, later nog eens 60 – om de achterstanden weg te werken.
Tegelijkertijd probeerde de gemeente het vertrouwen van ondernemers en de raad te herstellen. Er kwam een spoedregeling voor zwaar getroffen leveranciers en kleine facturen tot €5.000 werden versneld betaald. Dat leidde wel tot zorgen over controle en betrouwbaarheid.
Onderzoek legt pijnpunten bloot
Een rapport van adviesbureau M&I/Partners, opgesteld in opdracht van het college en inmiddels openbaar, schetst een pijnlijk beeld van onderschatting, gebrekkige voorbereiding en genegeerde risico’s.
Hoewel vlak voor de livegang nog werd gerapporteerd dat ‘alles in control’ was, bleken cruciale stappen te zijn overgeslagen. De prestatietest verviel, er was geen terugvalscenario en de acceptatietest op de dag van invoering was onvolledig. Slechts 55% van de ambtenaren had een training gevolgd, die bovendien als te theoretisch werd ervaren.
Na de invoering liepen systemen vast, raakten autorisatietabellen overbelast en bleken oude gegevens – zoals btw-nummers, KvK-gegevens en IBAN’s – foutief overgezet. Hierdoor verdwenen duizenden facturen of kwamen ze vast te zitten.
Structurele problemen binnen de organisatie
Volgens het rapport ligt het probleem niet alleen bij het systeem zelf, maar ook bij structurele tekortkomingen binnen de gemeentelijke organisatie. De ambtelijke cultuur wordt gekenmerkt door vrijblijvendheid, gebrekkige opvolging van risico’s en de hardnekkige overtuiging dat het uiteindelijk wel goed komt.
Besluitvorming was diffuus, verantwoordelijkheden onduidelijk en kritische signalen werden genegeerd. De ambtelijke top – waaronder het Gemeentelijk Management Team onder leiding van gemeentesecretaris Peter Teesink – stelde weliswaar kritische vragen, maar greep niet in. Zelfs toen in december duidelijk werd dat het systeem nog niet functioneerde, bleef men vasthouden aan de deadline van 6 januari.
Reactie van het college
Wethouder Van Buren stelde dat het college “proportioneel en adequaat” handelde zodra de ernst van de situatie duidelijk werd. Ze erkende dat ze kritischer had moeten doorvragen, maar wees erop dat ze onvolledig was geïnformeerd. Tegelijkertijd benadrukte ze dat het college zijn verantwoordelijkheid neemt.
De gemeente zegt lessen te trekken uit het debacle. Er komt meer aandacht voor sturing bij complexe projecten en beter risicomanagement. Van Buren benadrukte dat standaardisatie in een organisatie van Amsterdams formaat moeilijk is, maar onvermijdelijk om herhaling te voorkomen.
En nu?
De situatie is inmiddels grotendeels onder controle. Op 28 mei meldde de gemeente dat het aantal te laat betaalde facturen was teruggebracht van ruim 30.000 naar circa 3.000. Toch blijft er scepsis in de gemeenteraad. De inzet van ingehuurd personeel, extra controles en noodmaatregelen hebben het vertrouwen niet volledig hersteld.
Op donderdag 3 juli bespreekt de commissie Financiën het rapport van M&I/Partners. Dan zal blijken welke politieke gevolgen deze crisis nog krijgt – en of Amsterdam echt in staat is de structurele lessen ook daadwerkelijk door te voeren.
