Magnus helpt NCOI Groep bij ontwikkeling planningstool GAIA
Magnus heft NCOI Groep geholpen met de ontwikkeling van een nieuwe tool voor het plannen van studies en trainingen voor meerdere leerjaren. De nieuwe tool – genaamd ‘GAIA’ – biedt planners veel meer inzicht doordat alle relevante informatie in één app staat.
Tot voor kort werkte NCOI Groep met het systeem ‘Olympus’, dat werd gebruikt voor alle zaken rondom opleidingen. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen, plannen, prijzen en het inplannen van examens. Toen Olympus werd gebouwd werkten er bij NCOI 200 mensen, en het systeem had de capaciteit voor ongeveer 400. Inmiddels telt NCOI Groep echter al 2.000 medewerkers. Bovendien zijn er ook veel meer labels bijgekomen die opleidingen met allerlei uitzonderingen willen laten inplannen. Het moge dan ook duidelijk zijn dat Olympus toe was aan vervanging.
Dit was het begin van het omvangrijke project ‘Falcon’. Halverwege het vorige jaar was in het kader van dit project de planningsafdeling van NCOI aan de beurt om haar processen te optimaliseren. Daarvoor werd de hulp ingeschakeld van Magnus, een adviesbureau gespecialiseerd in digitale transformatie. Deze hulp was zeer welkom, wat het optimalisatieproces bleek even omvangrijk als complex.
Er werd begonnen door de huidige manier van werken op de planningsafdeling goed in kaart te brengen. De afdeling had aangegeven dat zowel de planningskalender als alle bijbehorende requirements voortaan in een digitale omgeving moesten staan. Tot aan dat moment bleek het met de vele verschillende bestanden en papieren kalenders waarmee gewerkt moest worden een hele puzzel om een mooie planning te maken.
Deze ongeordende uitgangspositie inspireerde ook dan naam van het project: ‘GAIA’, waarmee NCOI ondanks het afscheid nemen van Olympus ook in de oud-Griekse sferen blijft. In de Griekse mythologie is Gaia de oermoeder, de aarde, die aan het begin der dingen ontstond uit de chaos aan het begin van de dingen. Net zoals de godin, ontstond de nieuwe planningstool GAIA uit chaos, en luidt hij meteen het einde van deze chaos in.
“Het doel van GAIA is zoveel mogelijk flexibiliteit te creëren om een enorme diversiteit aan producten te plannen, maar wel met simplisme als basis”, vertelt Lotte Hermans, Business owner bij NCOI Groep. “GAIA is eenvoudig in gebruik, stimuleert om te hergebruiken waar mogelijk en geeft inzicht in mogelijkheden en verbeteringen. Ik zeg vaak dat wij als NCOI Groep het leren van de toekomst willen uitvinden. Dit kunnen we nu met plezier en gemak plannen.”
Vorige maand was de livegang van GAIA. Dankzij de in Mendix gebouwde tool is het een stuk gemakkelijker geworden om studies en trainingen voor meerdere leerjaren te plannen. GAIA heeft een plannings- en een requirements-gedeelte. Dit verschaft de planners veel meer inzicht in hoe vakken gebruikt worden over verschillende opleidingen heen, omdat alle informatie relevant voor de planningsafdeling gecentraliseerd in één applicatie wordt onderhouden. Waar een planner in Olympus soms wel anderhalf uur kwijt was aan het opvoeren van één opleiding, kost dit in de GAIA-planningstool nog maar een half uur.
Met de lancering van GAIA is het Falcon-traject nog verre van voltooid. Mede door de enthousiaste ontvangst van de tool staan er alweer vele nieuwe plannen op de agenda, waar Magnus wederom een bijdrage aan zal leveren.
