Slimme applicatie helpt NCOI bij examenplanning
Magnus heeft NCOI geholpen bij het verbeteren van zijn examenplanning. De consultants van het bureau ontwikkelden een webbased-applicatie die het inplannen van examens versimpelt. Cursisten wordt nu meer flexibiliteit geboden en de medewerkers van NCOI zijn minder tijd kwijt aan het inplannen van de examens.
Met zo’n 3.500 freelance trainers en 1.200 eigen trainers – die jaarlijks ruim 1.250 verschillende opleidingen verzorgen voor zo’n 50.000 professionals – is de NCOI Groep Nederlands grootste private opleider.
Een groot deel van de examens van NCOI wordt in één-op-één sessies afgenomen door een examinator. Tot voor kort vond het inplannen van elke individuele examinering handmatig plaats. De planning werd opgemaakt in Excel en vervolgens naar de cursisten gestuurd. Indien een gepland tijdstip niet goed uitkwam voor de cursist kon deze de examineringssessie annuleren, waarna NCOI een nieuwe sessie moest inplannen. Al met al zorgde deze werkwijze voor een hoop werk. Tijdens de examenperiodes hadden de NCOI-medewerkers dan ook te kampen met een hoge werklast.
Dat kan beter, dacht men bij NCOI. Daarom werd Magnus ingeschakeld om het planningsproces te verbeteren. Het bureau voor digitale transformatie ontwikkelde in low-code platform Mendix een webbased-applicatie die het inplannen van examens flink versimpelt, zowel voor cursisten als voor medewerkers van NCOI.
De front-end van de applicatie wordt gebruikt door de administratie van NCOI, maar is tevens geïntegreerd met de student-portal voor de cursist. Daardoor kunnen de cursisten zich nu zelf aanmelden binnen een tijdslot dat hen goed uitkomt, zodat er nauwelijks meer wijzigingen in de planning hoeven worden aangebracht gedurende een examenperiode. Bovendien kan een cursist indien die toch verhinderd is zelf haar of zijn tijdslot aanpassen, zonder enige tussenkomst van NCOI.
Uiteraard levert dit NCOI een behoorlijke tijdsbesparing op, ook doordat bevestigingsmails en nieuwe planningen nu automatisch worden verzonden. Dit zorgt bovendien voor een minder foutgevoelig planningsproces. Daarnaast profiteren ook de cursisten van het nieuwe systeem, doordat zijn zelf meer controle hebben over het inplannen van hun examens.
Het opleveren van de applicatie was echter geen simpele klus. Het grootste deel van de getoonde data wordt gegenereerd buiten Mendix. Om de online planner in samenwerking met bestaande systemen te laten draaien zijn meer dan 40 interfaces nodig. Voor het bouwen van de servicelaag die nodig is om de database te kunnen benaderen werd een derde partij ingeschakeld. Terwijl deze database-servicelaag werd gebouwd werden ook de functionaliteiten en interfaces in Mendix ontwikkeld.
Ondanks de complexiteit, lukte het om het gehele project in zes maanden te voltooien. Slechts de helft van die tijd werd besteed aan de development. Vanuit Magnus waren vier consultants betrokken bij het project. Eén van hen voerde het voorbereidende werk uit, terwijl de overige drie zich richtten op de development. Door snel te anticiperen op de veranderende interfacedefinities, frequent te leveren en testen, en korte communicatielijnen met de business te onderhouden, was er geen rework van de bestaande functionaliteit nodig en verliep de livegang soepel.
NCOI kijkt dan ook tevreden terug op het traject: “Samenwerken met Magnus heeft zich succesvol bewezen, mede door hun flexibiliteit tijdens zowel de analytische fase, als de developmentfase”, aldus Mark van den End, Business Analyst bij NCOI Groep. “Bij het demonstreren van een nieuwe applicatie aan de organisatie ontstonden er nieuwe business needs. De consultants van Magnus hielpen bij het zoeken naar de beste optie, om zo de efficiëntie van de business te verhogen, waarbij ze de best mogelijke technische oplossing ontwierpen om dit te realiseren.”
