Magnus helpt VolkerWessels bij digitalisering in de bouw

Magnus heeft geholpen bij het verder stroomlijnen van de consolidatieprocessen binnen VolkerWessels. Bij deze digitaliseringsslag ging het niet alleen om technologie, maar ook om geduld, verstand van financiën en een aardige portie change management. Peter Schipper en Richard Janssen van VolkerWessels vertellen over de samenwerking met Magnus: “Het project heeft ons op een hoger niveau gebracht, professioneler.”

VolkerWessels is actief is op vele gebieden. Van bouw en vastgoed tot civiele techniek en van spoor- en wegenbouw tot energie en telecom. Het beursgenoteerd concern ontwikkelt, ontwerpt, bouwt, financiert, beheert en exploiteert. Dit doet het met 120 verschillende werkmaatschappijen – vaak regionale bouwondernemingen – met een eigen winst- en marktverantwoordelijkheid. Door hun kennis te bundelen is VolkerWessels sterk in multidisciplinaire en integrale projecten. Zo heeft VolkerWessels maar liefst de helft van de Nederlandse wegen geasfalteerd en werkt het aan vele high profile-projecten, zoals de warmtebuis onder de Maas, de spoorbrug over de A1 en de Amsterdamse Noord/Zuidlijn.

Toen het concern een betrouwbare partner zocht voor project ‘Stratos’ – de herimplementatie van SAP BPC – kwam Magnus als winnaar uit de bus. Het doel van project Stratos? “Het bouwen aan een gestandaardiseerd, toekomstproof, stabiel systeem. Versimpelen en versnellen van de processen, anders leren werken en de kwaliteit van de cijfers verbeteren.” Of kort gezegd: “Het optimaal ondersteunen van de maandelijkse rapportage van een beursgenoteerd bedrijf”, vertelt Peter Schipper, die zich binnen VolkerWessels richt op projecten het raakvlak IT en financiën, en sinds eind 2017 algemeen projectleider is voor het Stratos-project.

“Een steentje bijdragen aan het verder digitaliseren van VolkerWessels. En optimaal ondersteunen van dit proces”, antwoordt Schipper als hij wordt gevraagd naar zijn belangrijkste uitdaging. Zijn collega Richard Janssen – als group reporting manager verantwoordelijk voor VolkerWessels’ interne en externe financiële rapportages op concernniveau – vult aan: “En het zorgen dat de 120 OpCo’s [werkmaatschappijen, red.] gestroomlijnd de interne maandelijkse rapportages afsluiten.”

Briljantje

De twee kijken vol tevredenheid terug op het Stratos-project: “Magnus heeft ons het leven makkelijker gemaakt.” Ze hoeven dan ook niet lang na te denken over de vraag of het doel van het project is behaald: “Ja!”, antwoorden ze volmondig.

“We hebben nu een consolidatieomgeving gerealiseerd die verder gestandaardiseerd is en daardoor meer continuïteit biedt”, licht Janssen toe. “Daarbij hebben we veel meer detailinzichten. Niet alleen sneller inzicht in onze cijfers, maar we kunnen ook dieper inzoomen. We rapporteren meer informatie en hebben nu alles in één omgeving. Zelfs de rapportages van de projecten in joint venture-verband zijn nu geïntegreerd.”

“De kwaliteit van onze rapportages is vele malen beter geworden”, vat Schipper samen. “Natuurlijk zit er nog een stukje bewustwording in de organisatie. Binnen het concern moet duidelijk zijn dat deze tool een briljantje is dat we moeten koesteren. Dit is de standaard, hier moeten we mee werken. Kwaliteit en stabiliteit zijn heel belangrijk. Daar moeten we nu na de oplevering heel alert op zijn.”

“Zelfs mensen die al die tijd heel kritisch waren toonden dat ze blij zijn met wat we hebben gerealiseerd.”

Janssen is vooral blij dat er ook vanuit de organisatie verheugd wordt gereageerd op de resultaten: “Het systeem is stabiel en dat wordt als positief ervaren, en het is duidelijk dat het team het systeem van A tot Z kent.” Schipper voegt toe: “Er heerst grote tevredenheid. Het mooiste is dat zelfs mensen die al die tijd heel kritisch en afwachtend waren toonden dat ze blij zijn met wat we hebben gerealiseerd.”

Schouder aan schouder

Verder is Janssen vooral trots dat het team op een hele kleine uitzondering na bij de standaard is gebleven. “En dat we alles binnen een hele korte termijn bij alle organisaties hebben kunnen uitrollen”, vult Schipper aan.

Vincent Beumer, accountverantwoordelijke en partner bij Magnus, geeft aan dat ze ook trots mogen zijn over de groei binnen het team: “Ik vind het mooi om te zien dat het verslagleggingsteam nu echt naar een volgend level is qua proces en systeembeheersing. Er staat een team dat weet waar het mee bezig is, en zelf volledige controle heeft over het systeem. Daar is met de schouder aan schouder-projectaanpak, trainingen en documentatie ook hard aan gewerkt.”

Deze schouder aan schouder-aanpak houdt onder meer in dat de Magnus-collega’s zich niet gedragen als externe consultants, maar als onderdeel van een hecht projectteam. “Ik noem het graag partnership”, aldus Schipper. “Absorberen, met als doel eruit te halen wat erin zit en daarin ook wel impopulaire dingen kunnen en durven zeggen. En dat is ook gebeurd.” Ook Janssen waardeerde het dat de Magnus-collega’s duidelijk hun eigen mening lieten horen. “En dat ze zich inzetten om het mogelijk te maken en te leveren wanneer het gevraagd wordt. Ook als er even extra power nodig is. Dit is goed gelukt.”

Met het Stratos-project succesvol afgerond, kijken Schipper en Janssen alweer vooruit, naar de mogelijkheden die de nieuwe data en het nieuwe systeem bieden voor het vervolgtraject. “Het project heeft ons op een hoger niveau gebracht, professioneler”, besluit Schipper.