Scenter: 5 grote misvattingen over Prestatieinkoop
De afgelopen jaren heeft Best Value Procurement (BVP), ook bekend als prestatieinkoop, flink aan populariteit gewonnen in Nederland. Kern van deze innovatieve manier van aanbesteden is dat de inkoper niet meer alles tot in detail dicteert, maar durft te vertrouwen op de expertrol van de verkopende partij. Op basis van jarenlange ervaring met de methodiek heeft adviesbureau Scenter, een van de voorlopers binnen de adviesbranche op het gebied van prestatieinkoop, de 10 belangrijkste misvattingen over prestatieinkoop op een rij gezet.
Prestatieinkoop
De prestatieinkoop methode is ontwikkeld in de Verenigde Staten door Dean Kashiwagi van de Arizona State University. Het kreeg in Nederland voor het eerst bekendheid nadat Rijkswaterstaat het in 2009 toepaste bij de Spoedwet wegverbreding. Door de toepassing van Best Value Procurement werd de doorlooptijd fors teruggeschroefd (van 12 naar 5 maanden) en werden de kosten van de aanbestedingsprocedure met meer dan de helft teruggebracht.
Grootste misvattingen
Een overzicht van de 10 grootste prestatieinkoop misvattingen, uitgelicht in twee artikelen.
- Best value is een inkooptruc
Een veelgehoord misverstand is dat best value een vorm van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) is. De tot nu gebruikte term best value procurement of de vrije Nederlandse vertaling ‘prestatie-inkoop’ is eigenlijk misleidend, omdat beide termen suggereren dat inkoop centraal staat. Hoewel inkoop wel een onderdeel van de aanpak is, is de belangrijkste fase van het best value-proces de concretiseringsfase (fase 2 in de figuur op de volgende pagina). In deze fase verduidelijkt de beoogde opdrachtnemer zijn plannen (onder andere in het risicodossier en de planning) aan de opdrachtgever. Na gunning van het contract worden in de uitvoeringsfase (fase 3) afwijkingen van tijd, geld en/of klanttevredenheid bijgehouden in de wekelijkse rapportage. De best valueaanpak gaat uitdrukkelijk ook over risicomanagement en projectmanagement in de uitvoering. Daarom spreken we steeds vaker over best value-aanpak in plaats van best value procurement.
- Best value is vooral geschikt voor grote infrastructurele projecten
In 2009 heeft Rijkswaterstaat de best valueaanpak gebruikt bij de Spoedaanpak. Het succes daarvan was de doorbraak van best value in Nederland. De praktijk leert dat de toepassingen van best value inmiddels zeer divers zijn. Er is geen reden te veronderstellen dat het alleen geschikt is voor de infrasector. Zo zijn met best value ingekocht in het routinekwadrant van de Kraljic-matrix (in zowel de publieke als private sector): kantoorartikelen, cateringcontracten, travel services, printers en multifunctionals. Ook zijn strategische producten ingekocht, zoals de biorepository voor het Universitair Medisch Centrum Groningen. Een ander voorbeeld vormen ICT-systemen, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst en de provincie Noord-Holland. Er zijn projectinkopen met best value gedaan, maar ook raamcontracten afgesloten, zowel binnen als buiten de bouwsector. Om voorgaande empirisch te duiden: van de geïdentificeerde 135 projecten zijn er zeker 50 in een andere sector dan de infrastructuur gedaan.
- Bij best value zorgt de opdrachtnemer voor een perfecte uitvoering
Misschien wel het belangrijkste misverstand is dat met best value een opdrachtnemer wordt gevonden die zo kundig is, dat er geen enkel probleem meer is bij de uitvoering. Maar best value is niet de heilige graal. Wat de aanpak wél brengt, is in eerste instantie een identificatie van de beste aanbieder voor de doelstelling die centraal stond (en die ook wilde aanbieden). Het is zeker niet zo dat van de opdrachtnemer een perfect voorspellend vermogen kan worden verlangd.
- Bij best value zijn alle risico’s voor de leverancier
Bij best value staat het beheersen van risico’s centraal. Uit alle tot nu toe uitgevoerde projecten blijkt dat de risico’s op het bordje van de opdrachtgever de grootste risico’s zijn. De kennis van de leverancier wordt gebruikt om de opdrachtgever te helpen zijn risico’s te beheersen. Dit doet de leverancier voornamelijk door duidelijk aan te geven wat hij wanneer van de klant verwacht en door dit transparant te meten. Een belangrijk doel van de concretiseringsfase is ook om scherp af te bakenen wat níét in de scope van de opdrachtnemer zit. Daarnaast kan de leverancier van tevoren nadenken over mogelijke scenario’s voor als een risico toch optreedt. De leverancier is bij optredende opdrachtgeverrisico’s echter alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van de afgesproken (preventieve) beheersmaatregelen. De tijd- en geldconsequenties van de daadwerkelijk opgetreden risico’s blijven de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Overigens blijkt dit misverstand zowel aan opdrachtgeverzijde als aan opdrachtnemerzijde te bestaan: we zien veelvuldig dat inschrijvers risico’s ‘overnemen’. Paradoxaal genoeg brengt dit vaak risico’s met zich mee. 
- Bij best value hoeft de opdrachtgever niets meer te doen
De opdrachtgever is de grootste bron van risico’s. Het is daarom een misverstand dat de opdrachtgever zich bij een best value-project afzijdig zou kunnen houden van het werk. Het idee is dat de opdrachtnemer duidelijk aangeeft wat hij wanneer van de opdrachtgever verwacht, de afspraken meet en bij eventueel niet nakomen hiervan de opdrachtgever aanspreekt. De opdrachtgever moet dus wel degelijk aan de slag met activiteiten en risico’s waarvoor de opdrachtgever zelf verantwoordelijk is (bijvoorbeeld het verkrijgen van een vergunning). Voor de activiteiten waar de opdrachtnemer voor verantwoordelijk is, is het de bedoeling dat opdrachtgever toetsing- en controleactiviteiten tot het minimum beperkt en de leverancier maximale ruimte geeft.
Zie het bericht ‘5 misvattingen over Best Value Procurement’ voor de 5 overige misvattingen.
Gerelateerde berichten:
- Inkoopproces efficienter met prestatieinkoop
- Groot project effectiever met prestatieinkoop
- Prestatieinkoop en -verkoop wint terrein
Dit bericht is mede gebaseerd op een artikel van Jeroen van de Rijt (Scenter) en Wiebe Witteveen (RWS) geplaatst in Deal! (april 2013), een vakblad voor inkopers uitgebracht door NEVI.
