Scenter: Inkoopproces efficienter met prestatieinkoop

Hoe komt het dat grote en complexe projecten vaak uitlopen en budgetten overschrijden? Naast de in veel gevallen matige uitvoering van dergelijke projecten gaat er ook veel mis aan de inkoopkant. Dit heeft met name te maken met het feit dat er te veel ‘verspillende activiteiten’ zijn verankerd binnen het traditionele inkoopproces. Dit stelt Scenter in de white paper ‘Het Inkoopproces bekeken door een Lean bril’. Het adviesbureau adviseert aanbieders daarom over te stappen naar een nieuwe en effectievere aanpak: prestatieinkoop.
 
Traditionele inkoopproces
In het traditionele inkoopproces worden doorgaans zes stappen doorlopen:
 

 
Het proces begint met de specificatie fase: de inkopende partij specificeert wat ze wil hebben. Vervolgens volgt een lang proces waarin de aanbieders een selectie maken van de inkopende partij en alle afspraken tot in de details vastleggen. Na het afronden van de offerteprocedure start de uitvoerende fase.
 
Verspillende activiteiten
Volgens Scenter zit het traditionele inkoopproces vol met verspillende activiteiten. Zo wordt bijvoorbeeld in de specificatie fase te veel tijd gestopt in ‘overbewerking’ – het opstellen van specificaties die al lang bekend zijn bij inkopende partijen (bijv. de wettelijke dikte van asfalt). In de selectie fase wordt vaak allerlei papieren gevraagd (bijvoorbeeld verklaringen) die op dit moment in het proces nog helemaal niet relevant zijn. Dit leidt tot verspilling, omdat de documentatie ligt te wachten. Tijdens de bestel fase is er vaak sprake van overbewerking omdat bijvoorbeeld betrokken partijen onvoldoende op de hoogte zijn van voorraadbehoeftes. En ten slotte, in diverse fases wordt er veel tijd en aandacht gestopt in 'control' en 'bewaking' – activiteiten die in de lean filosofie als een verspillende handeling worden gezien omdat er wordt uitgegaan van het 'ín één keer goed' doen.
 

 
Methodiek: Prestatieinkoop
“Prestatieinkoop maakt een einde aan de meeste van bovengenoemde verspillingen” aldus de consultants van Scenter. Het uitgangspunt bij prestatieinkoop is de overtuiging dat de aanbiedende partij de expert dient te zijn in het proces. Dit vergt een omschakeling van denken en een verschuiving van de rol van de inkoper. De inkoper is niet langer de expert maar de regisseur. In plaats van stapels bestekken doorworstelen van aanbiedende partijen maken inkopers een keuze op basis van 'expertise'. Binnen de grenzen van prestatieinkoop wordt er 'maximale ruimte' geboden aan leveranciers en werken de partners op een 'proactieve' en 'constructieve' manier gedurende het traject.
 
Uit een evaluatie van projecten die gebruik hebben gemaakt van prestatieinkoop blijkt dat zowel opdrachtnemers als opdrachtgevers 'zeer tevreden' tevreden zijn over de methodiek. Daarnaast wordt de doorlooptijd van inkooptrajecten tot wel een derde gereduceerd en de indirecte kosten met 40-50% worden verlaagd.