Scenter: 5 misvattingen over Best Value Procurement
De afgelopen jaren heeft Best Value Procurement (BVP), ook bekend als prestatieinkoop, flink aan populariteit gewonnen in Nederland. Kern van deze innovatieve manier van aanbesteden is dat de inkoper niet meer alles tot in detail dicteert, maar durft te vertrouwen op de expertrol van de verkopende partij. Op basis van jarenlange ervaring met de methodiek heeft adviesbureau Scenter, een van de voorlopers binnen de adviesbranche op het gebied van prestatieinkoop, de 10 belangrijkste misvattingen over prestatieinkoop op een rij gezet.
Prestatieinkoop
De prestatieinkoop methode is ontwikkeld in de Verenigde Staten door Dean Kashiwagi van de Arizona State University. Het kreeg in Nederland voor het eerst bekendheid nadat Rijkswaterstaat het in 2009 toepaste bij de Spoedwet wegverbreding. Door de toepassing van Best Value Procurement werd de doorlooptijd fors teruggeschroefd (van 12 naar 5 maanden) en werden de kosten van de aanbestedingsprocedure met meer dan de helft teruggebracht.
Grootste misvattingen
Een overzicht van de 10 grootste prestatieinkoop misvattingen, uitgelicht in twee artikelen.
- De opdrachtgever hoeft bij best value geen kennis meer te hebben
Er is nog steeds veel werk te verrichten door de opdrachtgever. Alleen in principe niet op het terrein van hetgeen is uitbesteed aan de opdrachtnemer. Dit betekent dat er op alle overige terreinen nog steeds kennis van de opdrachtgever nodig is: hij moet ook zijn eigen zaken op orde hebben. Een belangrijke voorwaarde voor best value is het definiëren van de probleemstelling. De doelstelling vormt het toetsingskader voor de diverse aanbiedingen. Kennis om de juiste probleemstelling te definiëren, is daarom onontbeerlijk. 
- Best value zorgt voor de selectie van een duurdere inschrijver
De vraag is welk prijseffect de toepassing van best value heeft. Als we kijken naar een overzicht van de laatste 28 projecten van Rijkswaterstaat waarin prijs een gunningscriterium was, blijkt bij 10 van deze 28 projecten de winnende inschrijving zowel de laagste prijs als de beste kwaliteit te hebben. In 6 projecten heeft de winnende inschrijving de op een na laagste prijs. In de laatste 28 projecten is de winnende inschrijver op één uitzondering na een nummer 1 of nummer 2 op kwaliteit. Nota bene: we hebben het hier alleen nog maar over de prijs van de winnaar ten opzichte van de prijs van de overige inschrijvers. Eigenlijk zouden we naar de integrale kosten van de opdracht moeten kijken. Hierbij moeten ook de kosten van de opdrachtgever worden meegenomen. En die lijken lager bij best value-projecten dan bij traditionele projecten: de opdrachtgever hoeft in de voorbereidende fase bijvoorbeeld minder werk te doen. De uitvoeringskosten zouden ook lager moeten liggen, aangezien er een expert aan het werk is in de uitvoering. De effecten van best value op integrale projectenkosten lijkt ons een mooi onderwerp voor onderzoek!
- Bij best value schrijft de opdrachtnemer het volledige contract
In presentaties is de stelling ‘de beoogd opdrachtnemer schrijft het contract’ geponeerd. Met name voor juristen is deze stelling wellicht iets te ongenuanceerd geweest. De nuancering ligt in het feit dat de beoogd opdrachtnemer de invulling van het contract inbrengt, doordat hij in zijn aanbieding iets over zijn performance zegt (bijvoorbeeld in de manier waarop hij met risico’s omgaat). De inschrijvingsdocumenten (risico- en kansendossier), de belangrijkste uitingen tijdens de interviews en de documenten vanuit de concretiseringsfase vormen de inhoud van het contract en worden door de opdrachtnemer ingebracht. De contractvoorwaarden daarentegen komen veelal vanuit de opdrachtgever (bijvoorbeeld: algemene inkoopvoorwaarden of voorgestelde risicoallocaties). Het misverstand dat er is bij best value geen contract meer nodig zou zijn, willen we hier ook rechtzetten. Bij best value staan juist accountability en transparantie centraal. Afspraken moeten (in de concretiseringsfase) duidelijk op papier komen, waardoor duidelijkheid wordt gecreëerd.
- Er is maar één manier om best value te doen
Sommigen vinden dat er maar één manier is om best value uit te vragen. In Nederland zijn inmiddels verschillende verschijningsvormen verschenen: bijvoorbeeld met een risicodossier opdrachtnemer of een scopedocument. Een van de basisbeginselen van de aanpak is no control: we kunnen anderen niet beïnvloeden of beheersen. Het is prima dat er verschillende manieren zijn, het is wel van belang dat de best value-filosofie intact blijft. 
- Het uitvoeren van een best value project is heel eenvoudig
Hoewel de methodiek op het eerste gezicht heel logisch en simpel lijkt, blijkt in de praktijk dat de implementatie niet eenvoudig is. Een aantal principes is contra-intuïtief. De menselijke natuur grijpt snel terug op ingesleten patronen zoals vervallen in technische details (in plaats van dominante informatie), het dirigeren en controleren van de opdrachtnemer of in onderhandelen met opdrachtnemers (in plaats van op zoek gaan naar win-win). Het kan daarom raadzaam zijn om zeker bij de eerste toepassingen van best value gebruik te maken van een gecertificeerde adviseur.
Zie het bericht ‘5 grote misvattingen over Prestatieinkoop’ voor de 5 overige misvattingen.
Gerelateerde berichten:
- Inkoopproces efficienter met prestatieinkoop
- Groot project effectiever met prestatieinkoop
- Prestatieinkoop en -verkoop wint terrein
Dit bericht is mede gebaseerd op een artikel van Jeroen van de Rijt (Scenter) en Wiebe Witteveen (RWS) geplaatst in Deal! (april 2013), een vakblad voor inkopers uitgebracht door NEVI.
