Eurogroup: Business case cruciaal voor Nieuwe Werken

09 oktober 2012 Consultancy.nl

In de afgelopen jaren heeft Eurogroup Consulting diverse organisaties geholpen met het implementeren en verankeren van Het Nieuwe Werken (HNW*). In een reeks van 7 artikelen beschrijven Eurogroup Consulting adviseurs Marileen Kan en Sawan Bruins de belangrijkste lessons learned. De lessen zijn gebaseerd op ervaringen bij Essent, Oracle Nederland en Sanoma Media, bedrijven die Het Nieuwe Werken hebben omamrd.

Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
Hoe strategisch de redenen ook zijn, er zijn vaak investeringen nodig om de fysieke en digitale werkomgeving te veranderen. Een business case voor Het Nieuwe Werken blijkt een must. Jannie Roos van Oracle: “Onze panden worden beheerd door onze centrale Real Estate afdeling en voor hen hebben we een business case gemaakt. We liepen in Nederland al voorop sinds we in 2000 flexplekken hadden ingevoerd; nog meer vrijheid was voor de Amerikanen erg vooruitstrevend. De business case overtuigde hen: doordat we werkplekken nog beter benutten, besparen we veel vierkante meters en kunnen we nog steeds doorgroeien van 1.000 naar 1.300 medewerkers.”

Gieta Veersma van Sanoma Media had flexibel werken al vaker geagendeerd in het directieoverleg: “Pas toen de mogelijkheid voorbij kwam om het pand in Amsterdam af te stoten, kreeg ik een ‘go’ om Het Nieuwe Werken in te voeren. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de business case. We lieten studenten in een representatieve week de bureaubezetting tellen. Slechts 60% van werkplekken bleek bezet; we lieten dus enorm veel ruimte onbenut. Dat gevoel had ik al, maar in een cijfer gevat was het een echte eye opener. Uiteindelijk zijn we in de business case uitgegaan van een ratio van 10 medewerkers op 7 (activiteit-gerelateerde) werkplekken om ook pieken bij de redactie en verdere groei op te vangen.”

Dat cijfers helpen te overtuigen, heeft ook Sabrina Palermo van Essent ervaren. Daar was Het Nieuwe Werken in eerste instantie gestart in het kader van werkinnovatie. “Dat werd te weinig concreet; in onze organisatie geldt namelijk ‘meten is weten’. Toen vanuit Facility Management werd doorgerekend hoeveel vierkante meters bespaard kon worden door van 13 panden naar 5 panden te gaan, ontstond het idee om deze twee onderwerpen samen op te pakken.” vertelt ze. “Hoewel de business case evident was, bleek gaandeweg dat het begrip werkplek multi-interpretabel was. Wat is dat precies? Telt een informeel zitje ook mee en een vergaderruimte? We hebben dit later alsnog scherp gesteld zodat we ook goede meetinstrumenten konden ontwerpen om de  business case te blijven monitoren.”

De zeven lessons learned van Het Nieuwe Werken
- Les 1: laat het Nieuwe Werken aansluiten bij strategische doelen
- Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
- Les 3: pas pand en ICT aan om flexibeler werken daadwerkelijk mogelijk te maken
- Les 4: geef aandacht aan de veranderende leiderschapsstijl
- Les 5: laat de directie een voorbeeldrol spelen
- Les 6: betrek de hele organisatie in een vroeg stadium voor draagvlak
- Les 7: zet in op strak project management, want er komt veel bij kijken

* Wat is Het Nieuwe Werken?
Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.


Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius - a company of RoyalHaskoningDHV AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview Critical Minds De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius it's public ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Student Consultant Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Velox Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup