De struikelblokken en best practices voor het invoeren van telemedicine

Tijdens de coronacrisis schakelden ziekenhuizen massaal over op telemedicine, oftewel digitale zorg op afstand. Ook voor de lange termijn blijft telemedicine van groot belang. De lessen van de afgelopen anderhalf jaar zijn dan ook van grote waarde richting de toekomst. SeederDeBoer deed onderzoek naar de belangrijkste obstakels én de best practices om deze te overwinnen.

In een ziekenhuissector die steeds meer zorg moet bieden met minder middelen, wordt al jaren gepleit voor zorg op afstand. Maar de implementatie kwam slechts mondjesmaat van de grond. Met de komst van corona kwam daar verandering in. Telemedicine – grofweg onder te verdelen in teleconsulten, telemonitoring en chatfuncties – werd bittere noodzaak, om patiënten zorg te kunnen blijven bieden en tegelijk de verspreiding van het virus tegen te gaan.

Zo’n noodsituatie biedt echter ook een unieke kans om te leren. Om te zorgen dat ziekenhuizen ook in de toekomst van de hoognodige efficiëntievoordelen van telemedicine kunnen profiteren, blikte SeederDeBoer terug op de afgelopen anderhalf jaar. Sanne Eickholt, die haar masterscriptie deed bij het adviesbureau, interviewde daartoe negentien professionals binnen de universitaire medische centra: Tegen welke struikelblokken liepen ze aan? En wat bevorderde de implementatie juist?

De struikelblokken

Er werden zeven voornaamste barrières geïdentificeerd die de invoering van telemedicine bemoeilijken. Om te beginnen (1) wordt de implementatie gezien als complex. Daarnaast (2) worden teleconsulten vaak inflexibel bevonden: ze moeten op vaste tijden plaatsvinden en niet iedere werkplek is ervoor geschikt/uitgerust.

Ook (3) gaven veel zorgverleners aan dat de technologie soms niet gebruiksvriendelijk is, en de verbinding soms onbetrouwbaar. Hierop aansluitend (4) zijn bij de patiënten niet altijd de juiste ICT-vaardigheden en -apparatuur aanwezig.

Weinig verrassend in een zorgsector die kampt met een chronisch tekort aan geld én personeel, vormen verder (5) de financiering van telemedicine en (6) een gebrek aan andere middelen (vooral menskracht) obstakels. Tot slot (7) wordt ook de weerstand die zorgverleners hebben tegen verandering gezien als struikelblok.

De best practices

Met deze lijst aan obstakels lijkt de implementatie wellicht gedoemd te mislukken, maar de afgelopen anderhalf jaar hebben volgens SeederDeBoer juist laten zien dat telemedicine wel degelijk mogelijk is. Zo bleken patiënten over het algemeen zeer te spreken over de zorg op afstand.

“Bij UMC Utrecht – dat al vóór Covid nadrukkelijk inzette op telemedicine – werd de digitale zorg door patiënten bijvoorbeeld gewaardeerd met een 8,6”, vertelt senior consultant Yoen van der Linden.

Wat waren de belangrijkste factoren die bijdroegen aan de hoge tevredenheid onder patiënten, en die het omarmen van telemedicine ook onder zorgverleners stimuleerden?

Ten eerste bleek het van belang om te zorgen dat zowel de zorgverleners als patiënten goed worden ondersteund in het begrijpen van de technologie. “Daarom werden, naast het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid, het geven van meer uitleg en het opzetten van een helpdesk ook als nuttig gezien”, legt managing consultant Linda van Olst uit.

“Veel geïnterviewden pleitten ervoor om zorgverleners meer te betrekken bij het implementatieproces, zodat de diensten uiteindelijk echt ondersteunend zijn aan hun werkzaamheden.”

Dit droeg al bij aan het wegnemen van de weerstand tegen verandering onder zorgverleners, maar velen bleven bang om hun autoriteit te verliezen door meer gebruik te maken van telemedicine.

“Veel geïnterviewden pleitten er dan ook voor om zorgverleners meer te betrekken bij het implementatieproces, zodat de diensten uiteindelijk echt ondersteunend zijn aan hun werkzaamheden”, vertelt Van Olst. “Sterke betrokkenheid van managers en zorgverleners wordt daarom genoemd als een belangrijke facilitator van het implementatieproces.”

Aangaande de financiering bleek het feit dat teleconsulten sinds het begin van de pandemie worden vergoed een belangrijke stimulans. “Echter, telemonitoring wordt vaak nog niet vergoed en dit blijft een barrière voor grootschalige implementatie”, geeft Van der Linden als kanttekening.

De urgentie van de coronapandemie zorgde bij veel ziekenhuizen ook voor meer afdeling-overstijgende, multidisciplinaire overleggen. Deze verbeterde communicatie bevorderde het maken van beslissingen.

“Daarnaast werd het hebben van een duidelijke visie op digitalisering gezien als een facilitator, mits deze ook duidelijk naar alle medewerkers wordt gecommuniceerd”, licht Van Olst toe. “De meeste UMC’s hebben echter vaak niet genoeg middelen, meestal in de vorm van mankracht op de IT- en IM-afdelingen, om dit te realiseren.”

Het kan ook helpen om de agenda’s van zorgverleners aan te passen aan het type consult. Van der Linden: “Zo kunnen zorgverleners bijvoorbeeld dagen of dagdelen plannen waarop zij enkel videoconsulten doen en dagen waarop zij enkel fysieke consulten hebben. Op deze manier hoeven ook niet alle spreekkamers uitgerust te worden voor videoconsulten en kunnen zorgverleners zelf vanuit huis werken.”

De aanbevelingen

Op basis van de geïdentificeerde best practices komt SeederDeBoer tot slot met enkele overkoepelende aanbevelingen voor ziekenhuizen die telemedicine duurzaam willen inzetten. Om te zorgen dat zorgverleners actief geënthousiasmeerd worden is het vooral belangrijk dat mensen die positief tegenover de digitalisering staan op strategische posities in de UMC’s werkzaam zijn.

“Met name een rol als CMIO/CNIO wordt hierin van enorme waarde geschat en we bevelen dan ook ieder UMC aan om personen met een sterke digitale toekomstvisie in deze positie te zetten en om deze persoon bovendien veel ruimte voor de ontwikkeling van nieuwe ideeën te geven”, aldus Van der Linden.

Om de stap voor zorgverleners nog minder groot te maken adviseert het adviesbureau om ieder specialisme eigen richtlijnen op te laten stellen voor het gebruik van telemedicine. Van Olst: “Wanneer voor ieder consult is vastgelegd of het via een videogesprek kan of toch beter in het ziekenhuis kan plaatsvinden, wordt verwacht dat zorgverleners beter kunnen kiezen wanneer een vorm van telemedicine gebruikt kan worden.”

Tot slot wordt sterk aanbevolen om ook in de toekomst zoveel mogelijk multidisciplinaire teams samen te stellen voor de ontwikkeling en implementatie van telemedicine-toepassingen. “Daarin is het belangrijk dat IT-medewerkers en EPD-managers vroeg in het proces betrokken worden en dat de communicatielijnen met zorgverleners kort zijn, want uiteindelijk moet de nieuwe dienst zijn of haar werk efficiënter maken!”