First Consulting helpt met implementatie Stroomopwaarts

Consumenten en bedrijven kunnen sinds 2004 zelf kiezen bij wie ze energie afnemen. Om deze nieuwe energiemarkt voor de consument eenvoudiger te maken, is per 1 augustus 2013 onder het programma 'Stroomopwaarts' het nieuwe marktmodel ingevoerd. Op hoofdlijnen houdt deze invoering in dat:

• Systemen veranderen: energienetbeheerders en leveranciers moeten na de implementatie van Stroomopwaarts gebruik maken van één gecentraliseerde administratie van aansluitingen en meterstanden in plaats van de diverse lokale administraties.
• Rollen veranderen: leveranciers zijn voortaan het eerste aanspreekpunt voor de consument en zijn daarnaast verantwoordelijk voor het collecteren en verwerken van de meterstanden.

Eind juli moest deze overgang in één week plaatsvinden. Voor de leveranciers en netbeheerders was de overgang naar het nieuwe marktmodel een flinke uitdaging, omdat vanaf 1 augustus veel processen anders gaan verlopen dan 'business as usual'. First Consulting heeft verschillende marktpartijen (zoals Stedin, Eneco, Enexis, Essent, Energiedirect.nl) ondersteund bij een succesvolle implementatie van het  nieuwe marktmodel en is van begin tot eind betrokken geweest bij drie fasen van deze implementatie: voorbereiding (1), overgangsperiode met live-gang (2) en nazorg (3) (zie ook de case-study van high impact consultancy opdrachten).

Fase 1: Voorbereiding

Om er voor te zorgen dat de systeem- en procesaanpassingen tijdens de overgangsperiode (ook wel 'transitie') van het oude naar het nieuwe marktmodel soepel verlopen, heeft het adviesbureau een actieve rol gespeeld bij de volgende onderdelen in de voorbereiding:

Gegevens op orde: Voor de collectie en validatie van meterstanden hebben leveranciers inzicht nodig in aansluitgegevens van klanten. Voorheen werden deze gegevens decentraal door de netbeheerders geregistreerd en bijgehouden. Nu is er in de sector een centraal aansluitingenregister (C-AR) ingericht om de benodigde informatie op één punt te verzamelen. Het C-AR is voor zowel netbeheerders als leveranciers toegankelijk. Om de communicatie tussen het C-AR, netbeheerders en leveranciers mogelijk te maken zijn bestaande processen aangepast en zijn de decentrale administraties van leveranciers en netbeheerders opgeschoond.

Wegwerken werkvoorraden: Bij het aanpassen van processen en systemen is het wenselijk dat de werkvoorraden worden weggewerkt. Dit voorkomt dat processen, die in het oude model zijn opgestart, niet goed afgehandeld kunnen worden binnen het nieuwe model. Als eerste is de omvang van de werkvoorraden in kaart gebracht om de benodigde capaciteit te bepalen. Vervolgens zijn er operationele mutatieteams ingezet om de voorraden weg te werken .

Aanpassen en testen van nieuwe processen en systemen: Ter voorbereiding op het nieuwe model zijn de systemen, bedrijfsprocessen en rapportages aangepast. Om er zeker van te zijn dat de aangepaste systemen ook werken zoals van te voren bedacht, zijn deze door IT en de business gecontroleerd op kwaliteit en volledigheid. Daarnaast is ter voorbereiding op de transitie het omzetten van alle systemen uitvoerig getest.

Trainen van medewerkers: De wijzigingen van het nieuwe marktmodel hebben impact op een groot deel van de werkzaamheden van medewerkers. Er zijn opleidingen verzorgd waarin de medewerkers met behulp van werkinstructies intensief zijn getraind om na live-gang volgens de nieuwe werkwijze te kunnen werken.

Opstellen draaiboek: De overgang naar het nieuwe marktmodel is in de laatste week van juli gerealiseerd. Gedurende deze week is sector-breed al het dataverkeer stilgelegd: de “Freeze” periode. In deze periode moesten alle marktpartijen de laatste mutaties van het oude marktmodel afhandelen, data overzetten en nieuwe software op verschillende systemen installeren. Deze overgang kenmerkt zich door veel verschillende soorten, soms complexe werkzaamheden die organisatiebreed maar ook tussen marktpartijen uitgevoerd moesten worden. Het uitgangspunt hierbij was dat de klant zo weinig mogelijk hinder zou ondervinden van de transitie.

First Consulting heeft diverse energieleveranciers en netbeheerders begeleid bij het opstellen van een uiterst gedetailleerd draaiboek. Hierin zijn alle benodigde acties, afhankelijk van het type marktpartij oplopend tot meer dan 500, op een gestructureerde manier in kaart gebracht. De uitvoering van de belangrijkste activiteiten uit het draaiboek is vervolgens bij de energieleveranciers en netbeheerders intern stap voor stap gecontroleerd en geoefend.

Fase 2: Overgangsperiode naar het nieuwe marktmodel

Tijdens de “Freeze” periode heeft het adviesbureau bij diverse marktpartijen de uitvoering van het draaiboek gecoördineerd. Aan de hand van het draaiboek was per dag inzichtelijk wat er gedaan moest worden. Hierin werd ook continue de status van de acties bijgewerkt. Met dit overzicht was op continue basis inzichtelijk of aan de operationele criteria van het nieuwe marktmodel voldaan werd. Op basis van deze criteria, getoetst bij alle marktpartijen, is bepaald of in de aanloop naar 1 augustus  de gehele markt wel of niet live zou gaan. Tenslotte heeft de sector een 'Go' gegeven en alle marktpartijen zijn op 1 augustus 2013 succesvol overgestapt op het nieuwe marktmodel.

Fase 3: Nazorg

Na live gang van grote programma's zoals Stroomopwaarts met grote invloed op de organisatie, processen en systemen volgt doorgaans een instabiele periode met extra procesproblemen. Deze uitval komt bijvoorbeeld voort uit processen en werkzaamheden die chronologisch noodgedwongen overlappen met de transitieperiode, of uitval van systemen die nog niet volledig stabiel werken zoals bedoeld in het Stroomopwaarts programma. Het adviesbureau speelt een actieve rol in de volgende onderdelen van de nazorg:

Opstart werken volgens nieuwe processen: op operationeel niveau zijn tijdelijke analyse- en mutatieteams ingezet waarmee onverwachte uitval uit werkprocessen wordt geanalyseerd en verholpen, en issues in systemen of processen worden geïdentificeerd en aangepakt. Voor het oplossen van de uitval worden werkinstructies per uitvalcategorie gemaakt waarmee het mutatieteam de uitval kan verwerken.

Issuemanagement: Er is een proces ingericht waarbij analyse, prioriteitstelling en routering van issues snel en efficiënt is ingeregeld om de organisaties snel terug te kunnen laten keren in een situatie met een regulier uitval niveau en dito werkaanbod

Deze nazorgfase is momenteel nog in volle gang. Mede door de tijdelijke analyse- en mutatieteams en de werkzaamheden van het bureau bij het verhelpen van structurele onregelmatigheden verloopt deze grootschalige operatie vooralsnog geruisloos. Bovendien lijken alle pijlen erop gericht dat aan het einde van deze transitie de bedrijfsprocessen en klanttevredenheid conform de doelen het stroom-opwaarts programma  naar een hoge niveau zijn getild, een succes om met alle partijen bij stil te staan!

First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:
- Operational Excellence
- Asset Management
- Compliancy
- Data Management
- Technology