Adviesdienst van First Consulting: Compliancy

First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:

- Operational Excellence
- Asset Management
- Compliancy
- Data Management
- Technology

Periodiek worden deze thema’s toegelicht in een artikel op Consultancy.nl. In dit artikel komt het thema Compliancy aan bod. Zie ook de adviesdienst 'data management'.

Inleiding
De werkzaamheden van First Consulting rondom het thema Compliancy richten zich op het voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Wetswijzigingen of aanscherping van regels vereisen vaak ingrijpende veranderingen binnen organisaties. Processen moeten worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe normen. First Consulting helpt haar klanten om de geraakte processen aan te passen of opnieuw in te richten zodat deze naadloos aansluiten op de nieuwe situatie. Daarnaast zorgt het adviesbureau dat er helder gerapporteerd wordt aan de wetgever.

Wat is Compliancy?
Het containerbegrip Compliancy kan betrekking hebben op allerlei soorten wet- en regelgeving in alle geledingen van een organisatie. Onderstaande voorbeelden van onderwerpen die bij klanten van First Consulting actueel zijn, onderstrepen deze diversiteit:

• Stroomopwaarts
  Vanaf begin april 2013 worden de nieuwe Elektriciteit- en Gaswet, inclusief bijbehorende Informatiecode geëffectueerd. In de energiesector is deze wijziging beter bekend onder de naam Stroomopwaarts. In dit programma worden de verantwoordelijkheden voor leveranciers en netbeheerders opnieuw verdeeld en worden nieuwe procesafspraken vastgelegd. Energiebedrijven (zowel netbeheerders als leveranciers) moeten vanaf dat moment aan deze nieuwe regels voldoen. Stroomopwaarts heeft hierdoor enorme proces- en systeemimpact.
• SEPA
  Per 1 februari 2014 wordt overgegaan op één Europese betaalmarkt SEPA (Single Euro Payments Area). Vanaf dan wordt het betalingsverkeer in deze hele regio uniform afgehandeld, volgens de afgesproken standaarden. Voor organisaties betekent dit concreet dat zij hun werkwijze voor onder andere overschrijvingen en (automatische) incasso’s grondig moeten aanpassen.
• Verhoging BTW
  Vanaf 1 oktober 2012 wordt de BTW in Nederland verhoogd van 19% naar 21%. Organisaties moeten in hun uitingen, tarieven en facturen dit nieuwe percentage hanteren.
• Asbestnormering
  In het Arbobesluit zijn zaken opgenomen omtrent het werken met of in de buurt van gevaarlijke stoffen zoals asbest. In veel midden- en laagspanningsruimten van netbeheerders is nog asbest verwerkt. Bij werkzaamheden in deze ruimten in verband met bijvoorbeeld onderhoud of storingen moet de netbeheerder zorg dragen voor een veilige werkomgeving volgens de normeringen van het Arbobesluit.
• NTA 8120
  De KIWA voert audits uit bij netbeheerders om onder andere vast te stellen of zij voldoen aan de NTA 8120 norm. Deze norm beschrijft eisen aan het veiligheids-, kwaliteits- en capaciteits-managementsysteem voor het elektriciteit- en gasnetbeheer.

Waarom is Compliancy belangrijk?
Het achterliggende doel van wet- en regelgeving is dat deze problemen in de samenleving helpt oplossen. Door compliant te zijn, dragen bedrijven dus positief bij aan de maatschappij. Wanneer niet wordt voldaan aan geldende wet- en regelgeving kan dit bovendien diverse negatieve gevolgen hebben.

Directe consequenties variëren van problemen in de procesvoering, omdat niet wordt voldaan aan geldende standaarden, tot sancties als boetes of het intrekken van vergunningen. Eventuele negatieve media-aandacht als gevolg van procesproblemen of opgelopen sancties, kan er bovendien voor zorgen dat een bedrijf imagoschade oploopt. Het is de meeste bedrijven er daarom aan gelegen om minimaal te voldoen aan de wet- en regelgeving, of zelfs beter te presteren om zich als ‘best-in-class’ te kunnen profileren.

Hoe maakt First Consulting het verschil?
First Consulting helpt haar klanten op het gebied van Compliancy met ontwerp- en realisatietrajecten. De aanpak kenmerkt zich door een snelle verdieping in de relevante wet- en regelgeving enerzijds en de klantspecifieke processen en werkmethoden anderzijds. Door beide werelden te combineren en verbanden te leggen, worden vervolgacties gedefinieerd.

In de meeste gevallen wordt ook het vervolgtraject opgepakt om de voorgestelde wijzigingen daadwerkelijk te implementeren. Waar mogelijk worden direct operationele verbeteringen gerealiseerd, zodat de toekomstige processen en werkmethoden niet alleen compliant, maar ook efficiënt zijn. Hiernaast zijn heldere rapportages naar de wetgever of toezichthouder (zoals de Energiekamer) een belangrijk onderdeel van de bijdrage van First Consulting.

De kracht van First Consulting zit in het overzien van het totaalplaatje en het toepassen tot in de details. Zowel de geldende regelgeving, als de processen in de organisatie worden geanalyseerd. In samenspraak met management en specialisten van de klant, wordt een implementatieplan opgesteld. Met deze aanpak wordt gewaarborgd dat uiteindelijk op alle niveaus aan de regels en standaarden wordt voldaan, zonder onnodig te investeren in een te strikte interpretatie ervan.

Voorbeelden van projecten die First Consulting op het gebied van Compliancy uitvoert:
• Voor diverse netbeheerders en leveranciers ontwerpt en implementeert First Consulting de proceswijzigingen die nodig zijn om te voldoen aan het programma Stroomopwaarts.
• Voor een grote netbeheerder ontwerpt en implementeert First Consulting een gestroomlijnd proces rondom het inventariseren en saneren van asbest in assets, waar nodig ondersteund met flexibele tooling en een gedegen monitoring op elke stap van het proces.