First Consulting helpt met transitie Stroomopwaarts

Op 1 april 2013 worden als gevolg van het programma ‘Stroomopwaarts’ diverse ingrijpende wijzigingen doorgevoerd met invloed op de gehele energiesector. Dit programma is gestart om te komen tot een beter werkend marktmodel voor het kleinverbruik segment. Eén van de grootste wijzigingen is het verleggen van de verantwoordelijkheid voor het collecteren, valideren en vaststellen van meetgegevens van de netbeheerder naar de leverancier. Hiermee wordt  één aanspreekpunt gecreëerd voor de klant, namelijk de leverancier.

Om deze aanpassingen succesvol te implementeren moeten  processen worden aangepast, nieuwe werkprocessen worden ontwikkeld, afdelingen anders worden ingericht en systemen worden aangepast of nieuw ontwikkeld. Voor een succesvolle overgang naar het nieuwe marktmodel moet dan ook veel operationeel werk worden verzet. First Consulting helpt verschillende marktpartijen als Eneco, Essent, Stedin en Dong hierbij vanuit haar kennis rondom het thema Compliancy.


 
Transitie
De transitiewerkzaamheden omvatten het inregelen van en rapporteren over alle operationele zaken die benodigd zijn om de overgang van het oude naar het nieuwe marktmodel zo efficiënt mogelijk te realiseren. Uitgangspunt hierbij is dat de consument van al deze aanpassingen geen hinder ondervindt.
De Stroomopwaarts transitie kunnen we in de volgende vier pijlers opdelen:
1.       Gegevens op orde
2.       Legen van de oude werkvoorraden
3.       Omzetten van de processen
4.       Verwerken van onvoorziene uitval
 
Gegevens op orde
De leverancier zal meer informatie over de technische aansluiting nodig hebben om op de juiste manier haar meteropnameproces in te richten. Vragen als: ‘is een meter slim?’, ‘hoeveel telwerken moeten worden opgenomen?’, en ‘welk telwerk staat voor welk tarief?’ kan de leverancier in het huidige model nog niet beantwoorden. Op 1 april 2013 moeten deze technische gegevens van alle aansluitingen beschikbaar zijn en voldoen aan de nieuwe richtlijnen om met één standaard te werken. Hiervoor krijgt de stamdata een nieuwe inhoud en zal dit tussen alle partijen gesynchroniseerd worden. First Consulting ondersteunt verschillende partijen bij het op orde krijgen van deze gegevens en de synchronisatie van stamdata.
 
Legen van de oude werkvoorraden
Om op 1 april op een soepele wijze over te gaan naar de nieuwe processen moeten werkvoorraden worden weggewerkt. Dit kan om allerlei soorten werkvoorraden gaan. Zo kwam bijvoorbeeld tijdens een inventarisatie op de mogelijke pijplijn effecten bij een energieleverancier naar voren dat er een grote achterstand is op het beoordelen en afhandelen van periodieke meterstanden, die niet (geautomatiseerd) valide zijn verklaard. De capaciteit van de huidige afdeling is niet voldoende om deze achterstand weg te kunnen werken voor de live-gang.

De energieleverancier heeft vervolgens het adviesbureau gevraagd de volledige achterstand in kaart te brengen en weg te werken. Nadat de voorraad inzichtelijk was gemaakt is als mitigatie een tijdelijk team van administratieve medewerkers (uitzendkrachten, of medewerkers van de klant) geselecteerd dat een verkort opleidingstraject volgt om de achterstand weg te werken. Een projectleider van First Consulting bewaakt met behulp van tijdelijk ontwikkelde productierapportages en kwaliteitscontroles de voortgang. Tevens wordt gekeken of het mogelijk is de afdeling te helpen om op dagelijkse basis de werkvoorraad weg te werken en of er verbeterinitiatieven in gang gezet kunnen worden om het dagelijks proces te stroomlijnen.
 
Aanpak legen van de pijplijn
First Consulting:

• Analyseert de omvang van de workload (omvang, categorieën, etc.)
• Mobiliseert een operationeel team wat snel op- of afgeschakeld kan worden
• Verricht de werving, selectie & opleiding, verzorgt werkinstructies en organiseert alle facilitaire zaken
• Verzorgt de dagelijkse coördinatie (projectleider(s), aansturing medewerkers, inrichting workflows en voortgangsrapportages, afstemming overige afdelingen)
• Draagt zorg voor de borging van de kwaliteit door de inzet van opleidingen, kwaliteitscontroles en rapportages
• Geeft transparantie door productiviteitsrapportages en heldere countdown rapportages

Omzetten van de processen
Eind maart is er een sector-brede periode van een aantal dagen gepland waarin al het data verkeer tussen de marktpartijen wordt stilgezet. Dit wordt de “Freeze” periode genoemd. In deze periode worden er geen mutaties doorgevoerd, vindt de laatste afhandeling van het oude marktmodel plaats en wordt het nieuwe model opgestart. First Consulting zal gedurende deze periode diverse energieleveranciers en netbeheerders begeleiden bij het overzetten van data, installatie van nieuwe software op de verschillende systemen en het uitvoeren van meerdere testperiodes voorafgaand aan de overgang. Voorwaarde van een goed verloop is een succesvolle afronding van de eerste 2 pijlers.
 
Verwerken van onvoorziene uitval
De overgang naar het nieuwe markmodel heeft grote invloed op de organisatie, processen en systemen. Ervaring leert dat er bij vergelijkbare trajecten na de live-gang een instabiele periode volgt met extra uitval. Deze uitval komt bijvoorbeeld voort uit processen en werkzaamheden die chronologisch noodgedwongen overlappen met de transitieperiode, of uitval van systemen die nog niet volledig stabiel werken zoals bedoeld in het Stroomopwaarts programma. First Consulting analyseert en monitort waar de extra uitval vandaan komt en hoe groot de workload is. Om de extra uitval weg te werken is extra handmatige capaciteit nodig, waarvoor het tijdelijke team van administratieve medewerkers wederom ingezet kan worden. First Consulting kan zulke tijdelijke analyse- en mutatieteams niet alleen tijdens de voorbereiding, maar ook tijdens de nazorg inzetten en zo de verschillende marktpartijen ontzorgen rondom de transitieperiode.