Collaboration Tools biedt efficiencykans aan bedrijven

Organisaties kunnen veel tijd- en efficiencywinst boeken wanneer hun medewerkers meer gebruik maken van zogeheten ‘Collaboration Tools’, blijkt uit onderzoek van YSE onder ruim 221 respondenten bij vijf verschillende organisaties.

Collaboration Tools is een verzamelnaam voor software die bedoeld is om samenwerking te bevorderen. Het betreft onder meer tools voor bijvoorbeeld chatten, het faciliteren van groeps-discussies en het delen van updates en documenten. De afgelopen jaren is het belang van deze tools toegenomen, aangezien organisaties en werknemers slimmere en efficiëntere manieren zoeken om samen te werken of kennis te delen. Een andere reden voor de opkomst van Collaboration Tools is de groeiende last van emailen – een recent onderzoek van McKinsey & Company toont bijvoorbeeld aan dat zakelijke werknemers gemiddeld 13 uur per week, zo’n 28% van hun tijd spenderen aan het lezen en beantwoorden van e-mail. Wanneer ook informatie zoeken en samenwerking wordt meegerekend dan betreft het zelfs 28 uur per week, maar liefst 70% van de beschikbare tijd.

“Gemiddeld spenderen medewerkers meer dan de helft van hun tijd aan e-mail, informatie zoeken en samenwerken. Het is dan ook van belang dat werkgevers dit goed faciliteren. Dat gebeurt nu nog te weinig,” zegt Simon Klop, talentmanager bij YSE. Uit het onderzoek komt naar voren dat werkgevers wellicht te huiverig zijn met het uitrollen van Collaboration Tools. Zo geeft 40% van de respondenten aan, ondanks het ruime aanbod van workshops en trainingen, dat ze juist door collega’s starten met het gebruik van Collaboration Tools. Daarnaast is de technische drempel om dergelijke tools te gebruiken relatief laag – eenmaal in gebruik zegt 91% geen additionele ondersteuning nodig te hebben om de tools in de praktijk te gebruiken. Kortom, de implementatie van Collaboration Tools hoeft niet per se gepaard te gaan met een duur implementatietraject en opleidingscurriculum, de focus moet juist liggen op een klantgerichte functionaliteit en het creëren van een kritieke massa gebruikers, aldus YSE.

Succesfactoren
Op basis van de onderzoeksbevindingen hebben de onderzoekers vier thema’s achterhaald die kritisch zijn voor de succesvolle invoering van Collaboration Tools: visie, awareness, cultuur en eigenaarschap. Hoe wensen wij samen te werken en waarom? Welke cultuur is daar voor nodig? En hoe zorgen we voor duidelijk eigenaarschap en de juiste ambassadeurs? “De vier thema’s zijn nauw met elkaar verbonden en hebben het meeste effect wanneer ze gezamenlijk verbeterd worden,” aldus Klop.