Volwassenheidsmodel voor continu verbeteren: De 5P-Piramide
Het continu verbeteren van de bedrijfsvoering is voor veel organisaties een topprioriteit. Maar hoe zorg je dat er blijvende aandacht is voor het verbeteren van prestaties? En dat alle belangrijke facetten van continu verbeteren in samenhang met elkaar worden uitgevoerd? Improvery heeft een volwassenheidsmodel gelanceerd om organisaties hierbij te helpen: de 5P-Piramide.
Continu verbeteren is een aanpak die erop gericht is om in kleine stappen verbeteringen door te voeren in een organisatie. De focus kan liggen op de eigen bedrijfsvoering (zorgen dat doelen beter worden gerealiseerd en medewerkers meer in hun kracht worden gezet), de dienstverlening aan klanten (het verbeteren van de toegevoegde waarde van processen) of innovatie (het versnellen van de introductie van nieuwe producten of diensten).
Het succesvol borgen van continu verbeteren binnen een organisatie vereist aandacht voor een veelvoud aan factoren die allemaal met elkaar verbonden zijn. Denk aan de processen, tooling, samenwerkingsvormen, maar ook leiderschap en cultuur.
Organisaties die vooroplopen in continu verbeteren kunnen profiteren van diverse voordelen: de prestaties gaan omhoog, er is betere onderlinge samenwerking, de besluitvorming wordt versneld en er is meer werkplezier en een grotere betrokkenheid.
Het succesvol en duurzaam invoeren van continu verbeteren kan voor organisaties echter complex en uitdagend zijn en sommige leiders kunnen hierin wel wat ondersteuning gebruiken. Dat is waarom Improvery de ‘5P-Piramide’ heeft ontwikkeld.
De 5P-Piramide
Improvery gebruikt de 5P-Piramide om bij bedrijven de volwassenheid op continu verbeteren te verhogen. Het model meet de volwassenheid langs vijf verschillende niveaus. Hoe hoger een organisatie hoger komt in de piramide, hoe volwassener de organisatie wordt in continu verbeteren.
Niveau 1: Richting geven aan verandering
Op de onderste laag van de piramide staan bouwstenen, waarmee wordt vastgesteld wat de richting van het continu verbeteren moet zijn. De bouwstenen ‘Duidelijke missie en visie’ en ‘Stem van de klant’ zijn daarin bepalend. De overige bouwstenen in de onderste laag zijn een vertaling van deze richting in de organisatie: Hoe gaan we meten en sturen op de vastgestelde richting?
Aandacht besteden aan deze onderste laag is volgens Improvery cruciaal voor het draagvlak van continu verbeteren in de organisatie. Wanneer aan deze bouwstenen voldoende aandacht wordt besteed, is het voor de medewerkers in de organisatie duidelijk waarom aan continu verbeteren wordt gewerkt en waarom elke bouwsteen nodig is. In organisaties waarin hieraan onvoldoende aandacht wordt besteed, moet bij elk initiatief opnieuw worden uitgelegd wat het belang is van dat initiatief.
Niveau 2: In staat stellen tot veranderen
Het tweede niveau is het niveau waarop veel organisaties starten met continu verbeteren: dit zijn de handvatten om het continu verbeteren toe te passen. In veel organisaties ligt de focus vaak eerst op het ‘hoe’, in plaats van het ‘waarom’.
Nu de ‘waarom’ en richting al bepaald zijn op niveau 1, wordt op niveau 2 bepaald hoe dit te bereiken. Op dit niveau leren medewerkers de kennis en vaardigheden die ze nodig hebben. Daarnaast leren ze een aantal tools grondig toe te passen. Ook het besturen van de organisatie wordt ingericht met een performancesysteem en bijbehorende overleggen. Op die overleggen wordt coaching gestart.
Daarnaast wordt bepaald welke waardestromen (de verzameling activiteiten die nodig is om waarde voor de klant te creëren) in de organisatie aanwezig zijn en wordt per proces de beste manier van werken vastgesteld.
De initiatieven rondom continu verbeteren zijn duurzaam wanneer deze worden gebouwd op de fundamenten van de onderste laag van de piramide.
Niveau 3: Samen verbeteren
Op het derde niveau beheersen de medewerkers de tools en geven leidinggevenden de ruimte aan de medewerkers voor het verbeteren. De besturing is inmiddels op een goed niveau. De kpi’s worden op een juiste manier besproken en het gesprek binnen de organisatie gaat over het oplossen van afwijkingen. Het gesprek wordt onderbouwd met feiten, waardoor beslissingen niet meer op basis van gevoel worden gemaakt.
In de waardestromen wordt structureel gewerkt aan verbeteringen: verspillingen worden verwijderd, processtappen worden op elkaar afgestemd en verbetertechnieken zoals Kaizen Events, Six Sigma-analyses en Lean-projecten worden uitgevoerd.
Op dit niveau beginnen de resultaten van de organisatie te verbeteren. Wanneer de piramide de leidraad is voor de ontwikkeling op het gebied van continu verbeteren, vindt het verbeteren niet lokaal op één afdeling plaats, maar overal in de organisatie en over afdelingen heen.
Niveau 4: Klantwens vervuld
De ambitie van continu verbeteren is om de klant tevreden te stellen én de doelen van de organisatie te realiseren. Deze doelen kunnen alleen gerealiseerd worden door medewerkers die eigenaarschap nemen van hun eigen werk. Op het vierde niveau is de medewerker ‘empowered’: de leidinggevende stimuleert en ondersteunt, de medewerkers nemen initiatief om de klanten tevreden te blijven stellen.
Dit zorgt voor een organisatie die zich kan aanpassen aan klantwensen en waar medewerkers heel tevreden zijn.
Een ander belangrijk kenmerk van niveau 4 is dat de klantgedreven mindset binnen de organisatie ingebed is in de processen en manier van werken. Oftewel: medewerkers denken en werken vanuit de klant. Werken in silo’s wordt ingeruild voor multidisciplinair werken in ketens.
Niveau 5: Continu verbeteren voor de klant
Het vijfde niveau is het streven naar continue verbetering, die volledig verankerd ligt in de harde en zachte elementen van de organisatie. Op dit niveau is een continu verbeterende organisatie gerealiseerd en wordt blijvend aandacht besteed aan alle bouwstenen die van belang zijn.
Op het vijfde en laatste niveau draait het om het ervoor zorgen dat de (nieuwe) manier van werken ook echt duurzaam is en dat de aandacht hiervoor niet verslapt, bijvoorbeeld wanneer de werklast bijvoorbeeld (weer) toeneemt, of in het geval de ‘eigenaren’ van het continu verbeteren-gedachtegoed de organisatie verlaten.
De volwassenheid verhogen: Het 5P-model
Om meer volwassen te worden dienen organisaties stappen te zetten op de verschillende randvoorwaarden die continu verbeteren mogelijk maken. Het volwassenheidsmodel van Improvery maakt hierin onderscheid tussen vijf bouwstenen:
Purpose
Purpose draait om ervoor te zorgen dat de organisatie een hoger liggend doel heeft gesteld voor continu verbeteren en dat iedereen samen werkt aan dezelfde doelen. Purpose geeft richting aan wat wel en wat niet gedaan moet worden. En met een heldere purpose is het raamwerk opgezet voor de vier andere P’s.
Performance
Het onderdeel Performance zorgt ervoor dat iedereen bezig is met het realiseren van de gestelde doelen. Meten is weten – via een performancesysteem wordt in kaart gebracht of initiatieven daadwerkelijk leiden tot prestatieverbetering. Ook geeft het leidinggevenden de handvatten om waar nodig tijdig bij te sturen.
Process
De pijler Process richt zich op het zorgen dat alle processen geoptimaliseerd zijn, en dat met de klant/eindgebruiker als uitgangspunt. Doel is om in alle processen het creëren van klantwaarde centraal te stellen. Dit geldt ook voor thema’s die processen ondersteunen, zoals besluitvorming, tooling, overdrachtsmomenten tussen afdelingen en meer.
Problem Solving
Zelfs wanneer de organisatie de doelen duidelijk voor ogen heeft en daar met het performancesysteem continu op stuurt, zijn er toch vaak momenten waarop de geplande resultaten niet gehaald worden. Problem Solving is erop gericht om deze problemen op een effectieve, snelle en structurele manier op te lossen. Structureel wil zeggen: zodat de problemen ook écht zijn opgelost en niet meer terugkomen.
Het onderdeel Problem Solving betrekt zoveel mogelijk medewerkers bij het continu verbeteren-traject van de organisatie.
People
De bouwsteen People is het belangrijkste, maar ook moeilijkste onderdeel om te implementeren. Leidinggevenden en medewerkers moeten hun rol in continu verbeteren begrijpen en kunnen pakken. Van leidinggevenden wordt verwacht dat ze richting geven en de medewerkers ondersteunen en coachen in continu verbeteren. Van medewerkers wordt verwacht dat ze problemen signaleren, eigenaarschap pakken en de problemen oplossen.
Het onderdeel People zorgt voor een blijvende verbetercapaciteit in de organisatie, mits aan belangrijke randvoorwaarden wordt voldaan, zoals onderling vertrouwen en openheid, persoonlijke ontwikkeling, maar ook een cultuur van feedback.
Een integrale veranderaanpak
Het 5P-model van Improvery is een integrale veranderaanpak voor organisaties die een prestatiedoorbraak willen bereiken en zich vervolgens continu willen blijven verbeteren. Van belang is dat de vijf aandachtsgebieden in onderlinge samenhang onder handen worden genomen voor een duurzame prestatieverbetering, benadrukt het bureau.
Daarbij geldt dat elke organisatie uniek is. Het 5P-model houdt daar rekening mee. Het maakt gebruik van (onderdelen van) verschillende methodieken, zoals Lean, Six Sigma en Agile. Op basis van de problematiek en kenmerken van de organisatie is het mogelijk om de meest relevante methodieken en tools te selecteren.
Samenvattend
De 5P-Piramide van Improvery helpt organisaties om inzicht te krijgen in hoe volwassen ze zijn op het vlak van continu verbeteren. Met het 5P-model kunnen organisaties de bouwstenen vormgeven om stap voor stap te veranderen in een continu verbeterende organisatie. Door medewerkers vanaf het begin mee te nemen, wordt het verbeteren iets van elke medewerker in plaats van een groep specialisten.
