Dashboards bieden houvast voor performanceverbetering

Door dingen visueel te maken kan het realiseren van verbetering vlotter verlopen. Een dashboard is hiervoor bij uitstek een geschikt middel, omdat het mensen in staat stelt patronen, trends en aandachtspunten binnen een oogopslag te herkennen, waardoor onder de streep de besluitvorming versneld kan worden.  

Dashboards zijn al jaren een hype, maar door de toenemende technologische capaciteiten van systemen, de opkomst van data als voer voor analyses, en de opkomst van populaire tools als PowerBI, Tableau of Thinkcell, is het gebruik van dashboards in een stroomversnelling geraakt. Toen zelfs premier Rutte eerder dit jaar stelde dat ons land een corona dashboard nodig heeft, werd het onderwerp zelfs een landelijke hype. 

Toch zijn er nog veel afdelingen die geen gebruik maken van dashboards. Of ze beschikken weliswaar over dashboards, maar deze zijn niet goed afgestemd op de gestelde doelen, of worden met onvoldoende frequentie bijgewerkt.

Sybrand Hoekstra is Partner bij Improvery en is een groot voorstander van dashboards. Hij geeft vier redenen waarom elke leidinggevende en ieder team zou moeten overwegen om een dashboard in te zetten voor het monitoren voor hun activiteiten of andere zaken.

1. Inzicht krijgen in status quo

Een dashboard zorgt ervoor dat je als team, organisatie of zelfs als land weet wat de stand van zaken is, zodat je eenvoudig kunt vaststellen of bepaalde zaken goed of slecht gaan. Als dashboard eenmaal worden gebruikt, mag de kwaliteit van de data niet langer ter discussie staan, legt Hoekstra uit. “Dit is natuurlijk in het Corona debat vaak een punt geweest: Wordt er voldoende getest, komen de uitslagen voldoende snel binnen, wordt alle data wel meegenomen in het dashboard?”

Wanneer de kwaliteit van data niet voldoende is, zullen de gesprekken noodgedwongen daarover gaan in plaats van de uitkomsten van een dashboard. Hoekstra ziet dit regelmatig bij organisaties gebeuren. “Maar dit is altijd nog beter dan geen dashboards.”

2. Dashboard kort-cyclisch bespreken vergroot het leereffect

Een volgende punt dat Hoekstra aanspreekt is het belang van het kort-cyclisch bespreken van een ontwikkelde dasboards: “Door een dashboard op een goede manier te gebruiken, kun je op elk meetmoment (een moment waarop je de resultaten bespreekt) leren van wat er gebeurd is.” 

Wel moet goed in kaart gebracht worden waarom de dashboard bepaalde resultaten oplevert, en die bevindingen moeten met elkaar besproken worden, legt Hoekstra uit: “Waarom heb je meer of minder effect dan verwacht?” Ieder meetmoment betekent een extra leermoment, dus hoe vaker een dashboard wordt besproken, hoe groter het leereffect wordt en verbeterpotentieel ontstaat. De uitkomsten uit deze meetmomenten moeten voor een optimaal leereffect niet zomaar worden aangenomen, het is belangrijk dat men in gesprek gaat hierover, raadt Hoekstra aan.

3. Snelle besluitvorming door dashboards

Het is belangrijk dat organisaties die gebruikmaken van dashboards de juiste ‘metrics’ gebruiken, waarop gestuurd of actie genomen kan worden. Voor coronadashboards is het reproductiegetal (het aantal mensen dat een besmet iemand gemiddeld besmet) een belangrijk metrisch cijfer.

Op basis van relevante kpi’s kunnen bedrijven in kaart brengen of klanten bijvoorbeeld de waarde krijgen die ze verwachten. Hoekstra vat samen: “Een dashboard moet dus de juiste indicatoren bevatten, zodat je reageert op de juiste signalen en niet gaat ingrijpen op de verkeerde zaken. Daar kunnen managers namelijk heel druk mee zijn.”

4. Goede doelen stellen door beter inzicht

Tot slot geeft Hoekstra aan dat het besef over de huidige prestaties en de ontwikkelingen daarin een goede indicatie geven van welke prestaties haalbaar zijn. “Wij merken dat bijvoorbeeld wanneer we een organisatie begeleiden in het opstellen van een strategisch plan. Het opstellen van de gezamenlijke concrete doelen is lastig wanneer je dat voor het eerst doet. De volgende keer is het al veel gemakkelijker omdat je al een referentie hebt.”

Hoekstra adviseert organisaties om niet te lang te wachten met het starten met dashboard en het maken van concrete plannen. “Door het te doen leer je enorm veel, ook (of met name) van de zaken die niet goed gaan!”