ESG-rapportages: Van data naar managementinformatie met XLReporting
ESG-rapportage vraagt om veel verschillende data, van CO₂-uitstoot en energieverbruik tot informatie over medewerkers, leveranciers en governance. Edgar de Wit van XLReporting legt uit hoe het platform data uit uiteenlopende systemen samenbrengt in één overzichtelijke ESG-rapportage voor compliance en strategische besluitvorming.
ESG-reporting gaat over het meten en rapporteren van niet-financiële prestaties op het gebied van environmental, social en governance.
Environmental gaat bijvoorbeeld over CO₂-uitstoot, energieverbruik, hernieuwbare energie, water en afval. Social omvat onderwerpen zoals fte, diversiteit, personeelsverloop, ziekteverzuim en training. Governance gaat onder andere over compliance, samenstelling van bestuur en toezicht, datalekken en leveranciersscreening.
Veel van deze gegevens worden binnen organisaties al geregistreerd. ESG-reporting brengt er structuur in: wat meten we, hoe definiëren we het en hoe rapporteren we er periodiek over? Daarmee wordt ESG-data ook bruikbaar als managementinformatie.
Welk ESG-framework past bij de organisatie?
Er is niet één ESG-framework dat toepasbaar is op iedere organisatie. Welke richtlijn relevant is, hangt onder andere af van de omvang van de organisatie, het land waarin je actief bent, rapportageverplichtingen en de informatiebehoefte van klanten, investeerders en andere stakeholders.
Voor organisaties in Nederland kom je onder andere de volgende frameworks en standaarden tegen: ESRS/CSRD – Europese richtlijnen en standaarden voor sustainability reporting; VSME – een vrijwillige standaard voor kleinere en middelgrote ondernemingen; IFRS S1 & S2/ISSB – internationale standaarden voor sustainability-related financial disclosures; en GHG Protocol – een veelgebruikte standaard voor het meten van broeikasgasemissies.
Bepaal eerst welke richtlijn voor je organisatie van toepassing of relevant is voordat je KPI’s en rapportages gaat inrichten. Vertaal vervolgens de requirements van een richtlijn naar de situatie van je organisatie: wat moet of wil je rapporteren, welke KPI’s horen daarbij en welke gegevens heb je daarvoor nodig?
Daarna wordt het vooral een datavraagstuk. Waar staat de informatie en hoe krijg je deze bij elkaar? Daar komt XLReporting in beeld. XLReporting biedt de tooling om data uit verschillende bronnen te verzamelen, te structureren en te combineren en de rapportages op te zetten.
ESG reporting in XLReporting
XLReporting wordt gebruikt voor financiële rapportages, begrotingen en consolidatie, maar is niet beperkt tot financiële data. Ook niet-financiële gegevens kunnen worden geïmporteerd, vastgelegd, berekend en gerapporteerd. Denk aan FTE, ziekteverzuim, energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval of andere operationele KPI’s.
Daardoor kun je financiële en ESG-data binnen dezelfde rapportageomgeving gebruiken. Ook de dimensies die je voor management reporting gebruikt, kunnen relevant zijn voor ESG.
Met dit datafundament kun je bijvoorbeeld rapporteren over: omzet per FTE, personeelskosten per FTE, CO₂-uitstoot per €1 miljoen omzet, energieverbruik per locatie en ziekteverzuim per afdeling. ESG staat daarmee niet los van performance management. Dezelfde omgeving waarin je financiële resultaten analyseert kan ook worden gebruikt om niet-financiële prestaties te volgen.
Van ESG-data naar KPI’s
Met XLReporting kan ESG-data efficiënt worden vertaald naar KPI’s. Denk bijvoorbeeld aan:
- Environmental: CO₂ scope 1 (tCO₂e), CO₂ scope 2 (tCO₂e) en renewable energy (%)
- Social: employee turnover (%), sick leave (%) en gender diversity (%)
- Governance: compliance incidents (aantal) en supplier ESG screening (%)
Achter iedere KPI zit een definitie. CO₂ scope 1 gaat bijvoorbeeld over directe broeikasgasemissies uit bronnen die een organisatie bezit of beheerst. Employee turnover laat zien welk percentage medewerkers gedurende een bepaalde periode de organisatie verlaat. Supplier ESG Screening kan aangeven welk percentage van de relevante leveranciers op afgesproken ESG-criteria is beoordeeld.
Het doel is niet om zoveel mogelijk KPI’s te verzamelen. Kies de indicatoren die passen bij het gekozen framework en de informatiebehoefte van de organisatie.
Een unieke KPI Library
Welke ESG-KPI’s relevant zijn, verschilt per organisatie. Daarom kunnen gebruikers van XLReporting de KPI Library zelf onderhouden. Per KPI leg je bijvoorbeeld vast: naam, categorie, beschrijving, eenheid, berekening, richting, target, databron, framework.
Neem Employee Turnover als voorbeeld:
Description
Percentage of employees who leave the organization during a reporting period.
Calculation
Employees leaving/Average employees × 100
Direction
Lower is better
Target
< 10%
Zo ligt niet alleen de KPI vast, maar ook de definitie erachter. Dat is belangrijk als verschillende afdelingen, bedrijven of mensen gegevens aanleveren. Je wilt voorkomen dat dezelfde KPI op verschillende manieren wordt berekend.
Van data naar een ESG-dashboard
De benodigde gegevens zullen zelden allemaal uit één systeem komen. Binnen XLReporting worden verschillende manieren van dataverzameling naast elkaar gebruikt. Zo wordt data bijvoorbeeld gehaald uit HR-applicaties, ERP-systeem, Excel-bestanden, het financieel/accounting systeem en databases.
Als de KPI’s zijn gedefinieerd en de data beschikbaar is, komt alles samen in het dashboard.
Een dashboard kan bijvoorbeeld de belangrijkste indicatoren voor environmental, social en governance tonen: CO₂ total, renewable energy, employee turnover, sick leave, board diversity, supplier ESG screening. Een actuele waarde krijgt meer betekenis als je deze vergelijkt met de vorige periode, een target en de ontwikkeling over tijd.
Rapporteren op het juiste niveau
Een geconsolideerd ESG-cijfer is nuttig, maar voor interne sturing wil je vaak verder kunnen kijken. XLReporting kan ESG-data rapporteren op verschillende organisatieniveaus. Hoe ver je kunt inzoomen, hangt af van de beschikbare data. Wordt energieverbruik per locatie geregistreerd, dan kun je het ook per locatie rapporteren. Is CO₂-data alleen voor het hele bedrijf beschikbaar, dan kun je deze niet zomaar uitsplitsen naar afzonderlijke kostenplaatsen.
Bedenk daarom bij de inrichting niet alleen welke KPI je nodig hebt, maar ook op welk niveau je deze wilt kunnen analyseren.
Gegevens van verschillende bedrijven of onderdelen kunnen andersom ook worden geconsolideerd. Zo kun je vanuit het groepsniveau verder inzoomen op een land, bedrijf, locatie of kostenplaats.
Conclusie
ESG-rapportage hoeft niet te beginnen met de aanschaf van een nieuw informatiesysteem. In veel organisaties is de benodigde data al aanwezig in financiële, HR- en operationele systemen, spreadsheets en databases. De eerste stap is daarom om te bepalen wat je wilt rapporteren, welke KPI’s daarbij horen en waar de benodigde data zich bevindt.
Met een goed ingericht ESG-model kunnen deze gegevens vervolgens worden samengebracht, gedefinieerd en verwerkt tot rapportages die aansluiten op de bestaande financiële en managementrapportage. XLReporting ondersteunt daarbij het verzamelen, combineren en rapporteren van ESG-data en biedt de flexibiliteit om het model verder uit te breiden naarmate de informatiebehoefte groeit.
