Verbeterconsultant Berend Schilstra over de sterke groeireis van Improvery
Improvery zag zo’n zes jaar geleden het levenslicht. Een jaar na de oprichting kwam Berend Schilstra aan boord als Consultant (Continu Verbeteren). Als medewerker van het eerste uur heeft hij de sterke groei en ontwikkeling van het consultancy- en trainingsbureau voor de overheid en de financiële sector van dichtbij mogen meemaken. Samen met Consultancy.nl blikt hij terug.
Berend Schilstra kan bogen op een loopbaan van ruim twintig jaar, waarin de adviseur in het bijzonder actief is geweest op het gebied van verandermanagement en continu verbeteren.
In al die jaren vervulde Berend uiteenlopende, leidende functies en droeg hij bij aan uiteenlopende verandertrajecten, vooral met een focus op de financiële sector. Daarbij had hij uiteenlopende rollen als project- en portfoliomanager, teammanager (continu verbeteren) of proces- en lean-expert. Dat deed hij jarenlang bij a.s.r. en eerder bij De Nederlandsche Bank (als organisatieanalist).
Berend voelde zich altijd al aangetrokken tot het verandervak. “Vanwege de menselijke reactie op veranderingen. Ik vind het vooral interessant hoe mensen acteren als de context verandert. Waar de een de verandering omarmt, wil de ander juist vechten of vluchten”, legt hij uit.
Als ervaren veranderprofessionals helpt hij dan ook graag bij het creëren van het juiste fundament voor verandering, dat vaak ontbreekt: “Ik kan niet mensen veranderen, maar ik kan wel helpen om de context te verbeteren.”
Het helpen van medewerkers, leidinggevenden of organisaties door bijvoorbeeld heldere doelen te stellen, processen te verbeteren of leidinggevenden te coachen, geeft Berend een hoop energie: “Als ik daarin iets kan betekenen geeft me dat veel voldoening, omdat ik geloof dat ik op die manier een positieve impact kan hebben op hun werkplezier en prestaties.”
Van een verzekeraar naar de consultancy
Een groot deel van zijn carrière bracht Berend door bij a.s.r. In de eerste vier jaar ondersteunde hij als adviseur het management en businessteams over de inrichting van (bancaire) processen, om daarna enkele jaren te fungeren als coördinator van het team Procesmanagement binnen ICT. Daarna verschoof de focus richting continu verbeteren en vervulde Berend rollen als teammanager, verandermanager en project- en portfolio manager.
In 2018 ging hij aan de slag als consultant bij Improvery, een consultancy-, detacherings- en trainingsbureau met zestien specialisten in agile en continu verbeteren. Het team helpt opdrachtgevers in zowel de profit- als non-profitsector bij hun transformatie naar meer resultaatgericht werken en het verbeteren van hun prestaties.
De overstap naar Improvery was “best wel een spannend avontuur”, blikt Berend terug. “Het betekende om te beginnen minder zekerheid, en dan ook nog eens bij een organisatie die net een jaar bestond. Naast de twee partners Arthur en Sybrand en nog een collega, was ik medewerker nummer vier.”
“Maar ik had erg de behoefte om weer met continu verbeteren aan de slag te gaan, mijn kennis te delen en te leren van vakgenoten. En ik houd van afwisseling in mijn werk. Het leek me daarom erg leuk om naast het inhoudelijke werk voor opdrachtgevers en het geven van trainingen ook mee te werken aan de ontwikkeling van Improvery zelf.”
‘Trots op waar we nu staan’
Een kleine zes jaar na zijn start kan Berend tevreden terugblikken op die ontwikkeling. “Als ik zie waar we nu staan als Improvery en waar ik aan heb kunnen bijdragen, maakt me dat persoonlijk trots.”
“We zijn inmiddels gegroeid naar een organisatie met een variatie aan opdrachtgevers en een mooie omzet, en ik mag werken met vijftien fantastische, betrokken collega’s die stuk voor stuk enthousiast zijn om mensen te leren hun prestaties te verbeteren.”
“Ik kan niet mensen veranderen, maar ik kan wel helpen om de context te verbeteren.”
Bij Berends start was Improvery nog een soort businessunit binnen een overkoepelende groep, legt hij uit. “Vanuit de groep werden we voorzien in ondersteunende zaken, zoals kantoorruimte, marketing en administratie, dus konden wij ons richten op de groei en ontwikkeling van onze dienstverlening en het werven van nieuwe collega’s en klanten.”
“Echter, vanuit onze visie op continu verbeteren en hoe wij als Improvery daar invulling aan wilden geven voor onze klanten, werd de behoefte steeds groter om los te komen van de groep. Eind mei 2021 ging Improvery dan ook compleet zelfstandig verder.”
Professionaliseringsslag
De zelfstandigheid maakte dat het team aanvankelijk veel zaken zelf diende te regelen, van de website en het social media-onderhoud tot het ontwikkelen van opleidingen en interne processen.
Al gauw werd duidelijk dat een professionaliseringsslag nodig was. Dus werd besloten om een vaste collega in dienst te nemen als office manager, “om ons te helpen met alle facilitaire en administratieve activiteiten”, vertelt Berend.
Later kwam er een collega bij om de zzp-tak van Improvery verder te helpen uitbouwen en werd een extern bureau ingeschakeld om te helpen met de website en online marketing. “Allemaal mooie voorbeelden van hoe we verder zijn gaan professionaliseren.”
Onder de streep zorgde de professionalisering ervoor dat de adviseurs van het kantoor zich konden focussen op wat er echt toe doet: “aandacht voor onze klanten en de dienstverlening”.
Bovendien kon Improvery zijn sectorfocus uitbreiden naar nieuwe segmenten. “We zijn nu ook behoorlijk actief in de non-profit- en overheidssector. Dat maakt ons ook minder afhankelijk van één sector.”
Meer structuur, normen en waarden
Berend stipt aan hoe er door de professionalisering ook meer behoeft aan structuur en organisatie ontstond. “Er werd een inwerkprogramma met buddy’s opgezet voor nieuwe collega’s, er kwamen meer werkinstructies en een personeelshandboek werd opgesteld.”
Ook werd ruimte vrijgemaakt om de onderlinge verbinding en teamontwikkeling te stimuleren: “Eenmaal per maand komen we een ochtend als team bij elkaar om te werken aan de ontwikkeling van onszelf en van Improvery, en eenmaal per kwartaal hebben we een 24-uurssessie. Dan zitten we samen op een externe locatie en combineren we inhoudelijke onderwerpen met een leuke activiteit. We vinden het namelijk ook erg belangrijk dat we plezier maken.”
“We blijven met elkaar zoeken naar manieren om de onderlinge verbinding te behouden.”
De sterke ontwikkeling en professionalisering van het kantoor zorgde bovendien voor meer behoefte aan een gemeenschappelijk normenkader, in de vorm van kernwaarden, vertelt Berend.
“We hebben sessies georganiseerd om met elkaar te bepalen welke leidende principes we hanteren in het werken bij en voor Improvery. Iedereen is tenslotte anders en heeft zijn eigen kwaliteiten. Wat verwachten we dan van een Improvery-consultant? En waar mogen we elkaar dan op aanspreken?”
“Een gemeenschappelijk beeld hierover helpt ons niet alleen in de werving van nieuwe collega’s, maar het helpt die nieuwe collega’s ook om zich snel thuis te voelen bij ons. Met onze groeiambities zullen we met elkaar blijven zoeken naar manieren om de onderlinge verbinding te behouden.”
Afwisselende klantopdrachten
Dat Berend bij Improvery samen met zijn collega’s actief mag bijdragen aan de groei en professionalisering van het bureau, ziet hij als “een afwisselende en mooie aanvulling” op zijn dagelijkse advieswerk.
Hij werkt vooral voor opdrachtgevers in de (semi)-overheid. “Mijn eerste opdracht was voor de gemeente Amsterdam, die een nieuw HR-systeem wilde implementeren. Voor 17.000 ambtenaren een groot en complex traject, gezien de vele regelingen die gelden voor ambtenaren. ”
“Mijn focus lag vooral op het ontwerp en ‘de inrichting van processen. Veel valuestream mapping-workshops dus. In dat traject heb ik ook meegedraaid in het trainen van een aantal voortrekkers tot Lean Green Belt. Veel afwisseling dus.”
In zijn huidige opdracht werkt Berend voor de ICT-organisatie van de Politie, als kwaliteitsadviseur voor project- en programmamanagement. “Daar lopen heel veel projecten en programma’s. Ik heb een adviserende, maar ook deels controlerende rol op hoe we binnen de politie ICT-projecten en -programma’s uitvoeren.”
Voordoen, samen doen, zelf doen
Met meer dan 20 jaar in het vak, kijkt Berend dik tevreden terug op de brede toegevoegde waarde die hij heeft kunnen bieden, maar ook op de leerreis die hij heeft afgelegd.
“Toen ik net begon met het begeleiden van teams in het lean-gedachtegoed, maakte ik nogal eens de fout om een actie van het team over te nemen en het issue op te lossen voor ze, in plaats van de teamleden te leren hoe ze dit zelf konden aanpakken”, geeft Berend een voorbeeld van een van de lessen die hij leerde.
“Van fouten leer je vaak het meest.”
Vooral in de context van continu verbeteren is het juiste leerproces van groot belang, legt hij uit. Net als Improvery gelooft hij dan ook sterk in de kracht van “voordoen, samen doen en zelf doen”.
“Het is veel fijner als er iemand naast je staat die je voordoet hoe de taak uitgevoerd moet worden. Of je ten minste op je gemak stelt en ook aangeeft dat het prima is als het niet in één keer lukt. Want van fouten leer je vaak het meest.”
“Uiteindelijk is het doel van voordoen, samen doen en laten doen, dat je mensen en organisaties in staat stelt om een hoge en voorspelbare kwaliteit van output te leveren, legt hij uit. “Continu verbeteren is ook iets dat je kunt leren, daar ben ik van overtuigd, maar iedereen leert op zijn eigen manier.”
De trainers trainen
De visie op leren komt ook terug in het trainingsaanbod van Improvery, dat wordt verzorgd vanuit de eigen trainingspraktijk. “Bij Improvery staan we voor een hoge kwaliteit van onze trainingen. Niet voor niks hebben we de hoogste LCS-accreditatie voor onze trainingen. Dat stelt dus ook eisen aan ons als trainer en daarom hanteren we ook het principe van voordoen, samen doen en zelf doen voor nieuwe trainers.”
Zo volgen alle nieuwe collega’s een Lean Green Belt-training, waarin ze direct kennismaken met het 5P-model, dat centraal staat in Improvery’s manier van werken.
“Wil je trainer worden, dan loop je vervolgens een aantal keren mee met een ervaren trainer. Door de kracht van de herhaling voel je je steeds meer vertrouwd met de stof en de oefeningen om zelf onderdelen van de training te gaan begeleiden. Tot je zelf uiteindelijk eerste trainer bent en weer een nieuwe collega op sleeptouw neemt.”
Blijven leren
In het gesprek met Berend komt vooral één ding sterk naar voren: zijn bewondering voor de reis die het bureau in enkele jaren heeft afgelegd én voor de richting die het bureau nu opgaat.
Gevraagd welke ambities Improvery heeft voor de toekomst, laat hij tot slot weten: “In onze langetermijnvisie hebben we een aantal mooie doelen geformuleerd. We willen verder groeien in omvang en qua dienstverlening uitbreiden naar andere sectoren.”
“Verder timmeren we aan de weg met onze opleidingen en met ons zzp-netwerk. We hebben nog zoveel te bereiken en te verbeteren met elkaar, ik krijg daar echt energie van. Ik kijk ernaar uit om samen met mijn collega’s hier de schouders onder te zetten. Maar ook te blijven werken aan mijn persoonlijke ontwikkeling. Want ondanks mijn lange ervaring in het vak, ben ook ik nog lang niet klaar met leren!”
