Gefaseerd en gecontroleerd naar het nieuwe werken post-corona

14 mei 2021 Consultancy.nl

Covid-19 en de daarmee gepaarde verschuiving naar digitaal en remote werken heeft de bedrijfsvoering, manier van werken en hoe het personeel gemanaged wordt flink op zijn kop gezet. Met de propositie ‘Het Nieuwe Werken 1.5’ ontzorgt Zestgroup organisaties bij de transitie naar dit nieuwe normaal.

De massale verschuiving van op kantoor werken naar werken vanuit het eigen huis, maar ook hybride werken (een combinatie van de twee), brengt allerlei aandachtspunten met zich mee voor onder andere leidinggevenden en HR-managers. Eén van de uitdagingen bij dit vraagstuk, is dat er (nog) geen blauwdruk bestaat voor een dergelijke transitie. Wel is duidelijk dat het in goede banen leiden van deze overgang per organisatie verschilt.

“De impact van thuiswerken is voor iedere organisatie en sector uniek”, legt Suzanne de Wildt van Zestgroup uit. “Iedere onderneming streeft naar een zo beperkt mogelijke impact, maar wel zoveel als nodig om overtuigend de nieuwe werkelijkheid tegemoet te treden.”
Suzanne de Wildt - Zestgroup

De sleutel tot een soepele transitie ligt in een gedegen voorbereiding en planning, “met een holistische benadering van wat er allemaal komt kijken bij zo’n transitie”, vervolgt Suzanne. Daarna geldt: het stappenplan dient gefaseerd live te gaan (hiermee kan worden geleerd van de eerste pilots) en op gecontroleerde wijze (zorg dat je de juiste structuur hebt om de voortgang te monitoren).

Hoewel voor deze transitie maatwerk nodig is, zijn er wel verschillende elementen die voor elke organisatie gelden. Zestgroup heeft de afgelopen jaren tientallen opdrachtgevers geholpen met een transitie in bedrijfsvoering. Vanuit die ervaringen heeft het bureau zeven pijlers ten aanzien van Het Nieuwe Werken 1.5 (HNW 1.5) gedefinieerd die voor iedere organisatie van pas kunnen komen.

“Door te beoordelen wat de impact is op deze zeven factoren, krijgen managers een beeld van welke zaken van invloed zijn op mensen en de werkprocessen. Het biedt als zodanig een inkijk in aan welke knoppen gedraaid dient te worden om de transitie naar het nieuwe werken een succes te maken”, geeft Suzanne aan.

Hieronder licht ze de zeven pijlers van Het Nieuwe Werken 1.5 toe:

Wet- en regelgeving: “Het is belangrijk de wet- en regelgeving in de gaten te houden. Zo hebben we voorlopig nog te maken met de anderhalve meter (waar wij met de naam van deze propositie naar hinten) en met een maximaal aantal mensen dat bij elkaar mag zijn. Kijk ook naar CAO’s om rekening mee te houden met betrekking tot thuiswerken, voorzieningen en vergoedingen.”

De individuele medewerker: “Gekeken dient te worden naar de wensen van individuele medewerkers. Dit varieert van strategische personeelsplanning tot op een meer praktisch niveau. Denk bijvoorbeeld aan mensen die voorheen speciale hulpmiddelen hadden op het werk (bijvoorbeeld een speciale stoel) – krijgen ze dat straks thuis ook? En hoe ga je om met uitzonderingen tussen mensen en dan ook nog eens op kantoor en thuis?”

Organisatiecultuur: “Het kan een flinke uitdaging zijn om een nauwe bedrijfscultuur te houden wanneer er structureel wordt thuisgewerkt. Mensen missen immers het fysieke contact en interactie met hun collega’s.”

“Vragen die organisaties zich moeten stellen: Hoe kun je contact blijven houden wanneer medewerkers elkaar niet iedere dag zien, terwijl een ander deel elkaar wel iedere dag ziet? Hoe houd je als leidinggevende zicht op je team? Hoe ga je sturen? Hoe zorg je dat men een team blijft?”

Bedrijfsprocessen: “Het is van belang om goed in kaart te brengen welke processen er op kantoor allemaal draaien, zodat gezorgd kan worden dat ook in het nieuwe normaal deze processen doorgang vinden. Maar hoe zorg je daarvoor? Kan alles op afstand? Moeten er aanpassingen gedaan worden binnen de processen om dat wel te kunnen?”

Financiële beheersbaarheid: “Als een groter deel van de medewerkers thuis blijft werken of meer thuis gaan werken dan zullen hiervoor investeringen nodig zijn. Naast aanpassingen binnen het fysieke kantoor zullen ook investeringen in de werkplekken van mensen thuis nodig zijn. Het is cruciaal dat dergelijke investeringen financieel beheersbaar blijven.”

Vervoer: “Hoe om te gaan met leaseauto’s, NS-kaarten, enzovoorts? En wat moet er bijvoorbeeld gebeuren met de kilometervergoeding wanneer werknemers drie-om-twee op kantoor zitten?”

Het fysieke gebouw: “Het fysieke kantoor dient aan te sluiten op de nieuwe situatie, zeker wanneer een groot deel van het personeel niet langer fysiek op kantoor actief is. Wat doe je met het grote gebouw wanneer dit maar voor de helft gevuld is? Hoe te anticiperen op drukke dagen? Hoeveel parkeerplaatsen zijn er nog nodig?”

“Als je het aantal werkplekken nog meer reduceert ga je nog meer hangen op flexplekken. Net als de keuzes binnen de andere pijlers moeten dit bewuste, afgewogen keuzes zijn.”

Oftewel: de transitie naar een gefundeerde hybride werkvorm roept een hoop vragen op. Met de propositie HNW 1.5 zoekt Zestgroup met organisaties mee naar de antwoorden.

More on: Zestgroup
Netherlands
Company profile
Zestgroup is not a Netherlands partner of Consultancy.org
Partnership information »
Partnership information

Consultancy.org works with three partnership levels: Local, Regional and Global.

Zestgroup is a not a partner of Consultancy.org.

Upgrade or more information? Get in touch with our team for details.