Morgens helpt Rotterdam-Rijnmond bij het aanpakken van corona

Morgens ondersteunt de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond sinds eind maart bij het vormgeven van de coronacrisis-aanpak. Partner Petra van Zeeland helpt als programmamanager bij het in goede banen leiden van de vele projecten en het implementeren van de besluiten van onder andere het Outbreak Management Team (OMT). Senior consultant Bibianne Geerts richt zich als projectleider en strategisch adviseur op het monitoren van de ontwikkeling van de zorgvraag. De twee vertellen over hun ervaringen tijdens de bijzondere afgelopen maanden.

“Toen ik in de piek van de crisis gebeld werd met de vraag of ik een steentje kon bijdragen, heb ik na overleg met het thuisfront en de andere partners van Morgens geen moment getwijfeld”, begint Petra van Zeeland. De Morgens-partner was destijds druk met de ontwikkeling van een nieuw integraal zorgconcept voor ouderen maar schakelde snel, om “in deze gekke en heftige tijden” haar steentje bij te kunnen dragen.

“Mijn man nam de zorg voor de kinderen thuis over, mijn collega-partners pakten mijn Morgens-taken over en compagnon Frank kon in overleg met opdrachtgevers het ouderenzorgprogramma overnemen. Dit gaf mij de mogelijkheid om vol energie en overgave in te stappen. Juist door mijn eerdere werkzaamheden in de Rotterdamse zorgsector heb ik een netwerk opgebouwd, wat in deze situatie heel goed van pas kwam.”

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) is een van Nederlands 25 veiligheidsregio’s. Deze regio’s zijn onder meer belast met de voorbereiding op en coördinatie en bestrijding van rampen en crises. Daarbij speelt samenwerking tussen organisaties zoals politie, ambulance, ziekenhuizen en brandweer een cruciale rol. Met 1,2 miljoen inwoners is Rotterdam-Rijnmond de grootste Veiligheidsregio.

Als programmamanager in de crisisorganisatie van de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) en GGD is Van Zeeland verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van alle projecten in een programmaorganisatie waar de vertaling en implementatie van de besluiten van het OMT en het kabinet met betrekking tot de niet-acute zorg, oftewel niet-ziekenhuiszorg plaatsvindt.

“Denk hierbij aan het opzetten van testlocaties, bron- en contactonderzoek en in de eerste fase van de pandemie het opzetten van extra zorglocaties, zoals Ahoy”, vertelt Van Zeeland. “Maar ook aan de verdeling van persoonlijke beschermingsmiddelen, en het monitoren en bewaken of er voldoende zorgpersoneel is.”

Eenduidig beeld van de zorgvraag

Daarbij werkt ze samen met de GGD, Rotterdamse zorginstellingen, ROAZ (Regionaal Overleg Acute Zorgketen), brandweer, regiogemeenten en de GHOR-bureaus in Zuid-Holland Zuid en Zeeland. “Dit doe ik samen met mijn Morgens-collega Bibianne Geerts, die een datateam heeft opgezet om alle benodigde informatie te vergaren en een early warningsysteem op te zetten, zodat een goede sturing op de projecten mogelijk is.”

Toen Geerts eind maart begon als projectleider bij de GHOR zag ze meteen dat er behoefte was aan betere stuurinformatie. Er was geen helder beeld van de wijze waarop de zorgvraag zich ontwikkelde, zodat het niet mogelijk was om de beschikbaarheid van persoonlijke beschermingsmiddelen en beddencapaciteit in de regio daar goed af op te stemmen. Samen met een aantal collega’s startte Geerts met het verzamelen van data en stelde ze het datateam samen, bestaande uit data-analisten, een bronbeheerder, coördinatoren en projectmedewerkers.Bij het bepalen van de projectwerkzaamheden van het team gebruikte Geerts een zogeheten Liberating Structure, een structuur die is ontworpen om iedereen gelijkwaardig te betrekken en de controle over de inhoud te verdelen onder alle deelnemers. “Die werkte super goed”, vertelt ze. “Na een sessie van twee uur liepen we de ruimte uit met een helder plan en een gezamenlijk beeld voor de vormgeving.”

Toen het team na enkele weken was opgestart, heeft Geerts het team overgedragen aan een nieuwe projectleider die het inhoudelijk verder doorontwikkelde. Zelf ging ze met haar opgedane praktijkervaring aan de slag als strategisch adviseur binnen het GHOR. Daar draagt ze bij aan een eenduidig beeld van de beddencapaciteit voor bestuurders in de regio: “Wekelijks voeden we het RONAZ (Regionaal Overleg Niet Acute Zorg) met de huidige inzichten en een voorspelling voor de komende week.”

Als de nood hoog is…

Nu de eerste coronapiek alweer een tijdje achter ons ligt, kijken Geerts en Van Zeeland terug op een hectische tijd. Tegelijkertijd zagen ze hoeveel er mogelijk bleek toen de nood hoog was. “Bijzonder is de samenwerking die tussen zorginstellingen op gang is gekomen”, geeft Van Zeeland aan. “Het RONAZ is daar een goed voorbeeld van. Het overleg is in korte tijd opgezet met bestuurders vanuit verschillende sectoren.”

Vanuit de projecten PBM (Persoonlijke beschermingsmiddelen) en Zorglocaties werd hard gewerkt om de schaarse middelen aan te vullen en verdelen, en de beddencapaciteit op te schalen. “Ondanks alle schaarste is er nooit ‘nee’ verkocht en alle instellingen konden worden voorzien van persoonlijke beschermingsmiddelen, conform de richtlijnen van het RIVM”, vertelt Van Zeeland. “Daarnaast hebben we, onder meer in Ahoy, in korte tijd veel extra beddencapaciteit gerealiseerd.”

“Ondanks alle schaarste is er nooit ‘nee’ verkocht.”

Dit was al met al een flinke klus: “Niet alleen om te zorgen dat de bedden en voorzieningen geregeld zijn, maar ook dat de medische verantwoordelijkheid belegd is, de zorg wordt verzekerd en het juridische deel is geregeld”, legt Van Zeeland uit, die toevoegt dat het door Geerts opgezette datateam hierbij van essentieel belang was: “Waar in eerste instantie weinig stuurinformatie beschikbaar was, heeft het project Data voor de hele regio gegevens inzichtelijk gemaakt op het gebied van PBM, beddencapaciteit en knelpunten.”

Voorbereid op een tweede golf

Dat het aantal besmettingen flink is teruggebracht betekent uiteraard niet dat er nu achterover kan worden geleund. Een tweede golf ligt nog altijd op de loer. Om te zorgen dat de zorg niet weer wordt overrompeld, wordt een vroegsignaleringssysteem opgezet zodat de beddencapaciteit tijdig kan worden opgeschaald indien dat nodig is.

“Een eventuele tweede golf zien we dan veel eerder aankomen zodat we als een harmonica kunnen meebewegen met de zorgvraag”, legt Geerts uit. “Het bepalen van die waarden is waar we nu mee bezig zijn op basis van de verzamelde inzichten uit de eerste piek.”

Daarnaast kan de veiligheidsregio met de in de eerste piek opgedane kennis en ervaring plannen en protocollen maken die kunnen worden ingezet in een eventuele tweede piek. “Deze kennis en ervaring wordt geëvalueerd en geborgd, terwijl we de plannen en protocollen voor een eventuele tweede piek uitwerken en klaarzetten”, vertelt Van Zeeland.

“Er was direct een enorm wij-gevoel.”

Ook daaraan levert Morgens een belangrijke bijdrage. “Onze toegevoegde waarde is dat we goed zijn in programmamanagement, structuren aanbrengen en visueel management, en verstand hebben van data”, aldus Van Zeeland. “En in dit geval ook veel kennis van de zorg en een groot netwerk in Rotterdam hebben. Naast onze ervaring in de zorg, werken we ook voor gemeenten en in de strafrechtketen. Dus we kunnen heel goed schakelen tussen de verschillende organisaties.”

Het beste in mensen

Wat de komende maanden ook brengen en hoe heftig de afgelopen maanden ook waren, Van Zeeland en Geerts hebben veel goede herinneringen. Zo zagen ze hoe de crisis het beste in mensen naar boven brengt.

“Er was absoluut direct een enorm wij-gevoel”, vertelt Geerts. “Het belang en de urgentie van goede zorg in coronatijd maakt dat iedereen zich vol inzet. Dat gaat vanzelf. Soms waren we zo druk aan het werk dat we de tijd vergaten. Om 21.00 uur kwamen we er dan achter dat we nog geen avondeten hadden geregeld en pakten maar een boterham.”

“Ik heb ontzettend veel respect voor de mensen die al maandenlang, dag in dag uit, ook op zon- en feestdagen, heel hard werken om door effectieve infectieziektebestrijding en het bewaken van de zorgcontinuïteit, zorgen voor zoveel mogelijk behoud van gezondheid en welzijn voor de inwoners van Rotterdam-Rijnmond”, voegt Van Zeeland toe. “Met speciale aandacht voor kwetsbare groepen, locaties en gebeurtenissen. Waarbij geen dag hetzelfde is en er elke dag ontwikkelingen zijn die maken dat de strategie, het beleid en besluiten aangepast of aangescherpt moeten worden.”

En daarnaast blijkt maar weer dat nieuwe ervaringen altijd gepaard gaan met verrassende inzichten: “Ik heb nog nooit in zo’n korte tijd zoveel nieuwe afkortingen geleerd”, besluit Van Zeeland.