De Lean-Journey als avontuur en ontdekkingsreis
Uit onderzoek van KPMG in 2015 naar het gebruik van Lean door Nederlandse organisaties komt naar voren dat ongeveer de helft van de 269 respondenten de Lean-methodiek toepast. Veel van de respondenten overschatten zichzelf in hun Lean-volwassenheid. 22% ziet zichzelf in het hoogste stadium (cultuur van Continu Verbeteren), terwijl het assessment van KPMG uitwijst dat slechts 5% van de organisaties die Lean hanteren zich op dit moment in het meest volwassen stadium bevindt.
In de afgelopen jaren zijn Lean-principes steeds meer gemeengoed geworden bij Nederlandse bedrijven. Vooral de maakindustrie, de zorg en de financiële sector passen de principes van Lean toe, maar ook in andere sectoren wint Lean aan populariteit. Vijfentwintig jaar nadat Lean bekendheid kreeg, kan niemand er eigenlijk meer omheen. Waar komt die aandacht ineens vandaan? De ene organisatie gaat ermee aan de slag omdat ze zien dat de concurrenten het ook doen, maar de meeste organisaties zien vooral de voordelen van de prestatieverbeteringen. Maar als je dat ziet, ben je er nog lang niet. Het resultaat van een ‘Lean-Journey’ kent een wisselend resultaat en is niet altijd positief. Het lijkt voor veel organisaties lastig de Lean-principes in het DNA van de organisatie te krijgen.
De meeste mensen kunnen vrij vlot een definitie van Lean geven; Je krijgt antwoorden in de trant van ‘continu verbeteren in kleine stapjes’, ‘processen optimaliseren’ of ‘klanttevredenheid vergroten’ en dat vooral door het elimineren van verspillingen. Toch krijgen we nog steeds de vraag van organisaties waarom ze met Lean zouden moeten beginnen. Het antwoord is heel eenvoudig: Wil je slimmer werken in plaats van harder werken? Wil je lagere kosten, kortere doorlooptijden en hogere klanttevredenheid én medewerkerstevredenheid bereiken? Antwoord is natuurlijk altijd ”Ja”. “Heel graag zelfs”. De vraag die dan volgt “Hoe moet ik dat dan doen?”, is veel moeilijker te beantwoorden.
Lean lijkt namelijk zo simpel. Een set met tools en technieken die medewerkers in een organisatie moeten toepassen om op een Lean-manier te werken. Lean is veel meer dan dat… Lean is een andere wijze van denken. Lean is een business-strategie en misschien nog wel meer een filosofie of een managementstijl. Bovenal is het een manier van werken waarbij iedereen in de organisatie zich in alle processen richt op het creëren van klantwaarde en het elimineren van verspillingen. De klant staat centraal en iedereen in de organisatie werkt om maximaal toegevoegde waarde voor de klant te creëren tegen minimale inspanning. Hierdoor verbetert de kwaliteit, worden doorlooptijden verkort, stijgt de klanttevredenheid én medewerkerstevredenheid, stijgt de productiviteit en de efficiency en verminderen de kosten.
De grootste fout die gemaakt wordt bij een Lean implementatie is dat Lean gezien wordt als een set instrumenten, een aantal foefjes en trucjes, of dat een implementatie wordt uitgevoerd als een project met een begin- en een einddatum. De basisprincipes van Lean zijn eenvoudig te begrijpen en daarom lijkt een Lean-implementatie op het eerste gezicht geen hoogstandje. Maar vergis je niet! Om een echte Lean cultuur in een organisatie te verkrijgen, is een toolbox niet genoeg. Denkpatronen van de organisatie moeten veranderen en een gedragsverandering en mentaliteitsverandering van managers én medewerkers is van groot belang om een Lean-transformatie tot een succes te maken. Management en medewerkers moeten elkaar begrijpen en dezelfde ‘taal’ spreken. Lean management wordt pas succesvol als het een manier van managen wordt. Als de leiders van de organisatie de transformatie niet ondersteunen, dan is de Lean-Journey bij voorbaat al een verloren zaak.
Bij een bedrijf waar echt sprake is van een Lean cultuur zit het Lean denken in de haarvaten van alles en iedereen in het bedrijf!
Er is veel aandacht voor de cultuurverandering nodig om een Lean organisatie te worden die zichzelf continu verbetert. Het vereist een volledige omschakeling; een lange adem om continu te verbeteren en geen genoegen te nemen met de status quo. Een Lean-Journey is voor iedereen in de organisatie verplichte kost en is zeker niet iets “voor erbij’. Dit alles vraagt – zeker in het begin – om een gedegen training en professionele begeleiding. Belangrijk is dat de organisatie de juiste condities creëert om de Lean werkwijze te implementeren. Idealiter ontstaat er een kern van Lean leiders en Lean ambassadeurs, die getraind zijn in de Lean tools en technieken en uiteindelijk anderen in de organisatie kunnen opleiden.
Zestgroup biedt ervaren Lean Consultants die organisaties in alle sectoren proactief kunnen ondersteunen bij hun Lean ontdekkingsreis en de mensen in de organisatie kunnen coachen en opleiden tot Lean experts. Onze aanpak kenmerkt zich door veel aandacht voor de “zachte” kant van de Lean transformatie, waarbij we de “harde” resultaten zeker niet uit het oog verliezen. Immers, als nog niet iedereen in de organisatie overtuigd is van de voordelen van Lean, is het belangrijk om snel resultaten te boeken. We besteden daarom aandacht aan het “laaghangend fruit” en besteden veel tijd om ‘big wins’ te identificeren. Dit is belangrijk om mensen te overtuigen van het feit dat Lean gewoon heel erg leuk is!
Een artikel van Rosalie Kessenich, Sebastiaan van Nes en Wouter Kamoen; alle drie Lean-specialist en werkzaam als business consultant bij Zestgroup.
