Lean methodiek maakt opmars in langdurige zorg

Lean management is bezig met een opmars in de langdurige zorg. 44% van de langdurige zorginstellingen geeft aan te zijn gestart met het invoeren van de lean methodiek in hun organisatie. De toepassing van Lean leidt bij de meeste instellingen tot een verbetering van de werknemer- en klanttevredenheid, en speelt volgens de onderzoekers van Morgens een belangrijke rol voor succesvolle decentralisatie, het ontwikkelen van zelfsturende teams en voor het stimuleren van zelfredzaamheid van patiënten.

De Nederlandse zorgmarkt verandert snel; zorgkosten stijgen – vooral door verhoogde vergrijzing en levensverwachting – waardoor de druk op overheid en zorginstellingen toeneemt om die kosten zo goed mogelijk te beheersen. Daarnaast worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en veiligheid van zorg. Een van de methodes die steeds vaker wordt toegepast door zorginstellingen om de efficiëntie en kwaliteit van de bedrijfsvoering te verhogen is Lean* – een verbetermethode die zijn oorsprong kent in de automotive industrie.

De opkomst van Lean
Om in kaart te brengen wat de huidige status is van Lean binnen de langdurige zorg heeft Morgens een aantal stellingen en interviews afgenomen met bestuurders en managers van 16 langdurige zorginstellingen. Uit het onderzoek blijkt dat vrijwel alle zorgorganisaties bekend zijn met de verbetermethodiek Lean – 44% heeft een scherp beeld van wat Lean inhoudt of noemt zichzelf een Lean expert, terwijl 50% tenminste over basiskennis van de methodiek beschikt. 44% van de instellingen geeft aan Lean daadwerkelijk toe te passen. De meerderheid (57%) doet dit in de vorm van meerdere kleinschalige initiatieven, 29% in een grootschalig veranderprogramma.

Waarom Lean?
De managers en bestuurders die de Lean methodiek toepassen zien een stijging in zowel de tevredenheid van cliënten als in de medewerkerstevredenheid. Dit zijn dan ook voor veel van de leidinggevenden de redenen geweest om met Lean te starten, naast de mogelijkheid die de methodiek biedt om processen te optimaliseren. Andere genoemde resultaten zijn kortere doorlooptijden van ondersteunende processen, minder werkvoorraad en betere samenwerking tussen en binnen teams.

Het succesvol invoeren van de methodiek staat of valt volgens de respondenten met goed leiderschap, gevolgd op een afstandje door draagvlak onder de medewerkers en borging.

Naast de voordelen die instellingen nu al opmerken speelt volgens Morgens het breed inzetten van de Lean methode ook een belangrijke rol in het inspelen op vier grote trends binnen de sector:

• Decentralisatie van de zorg: door de decentralisatie ontstaan meer samenwerkingsverbanden en neemt de behoefte aan inzicht en transparantie toe als het gaat om de prestaties van de zorgcontractering door gemeenten.
• Zelfsturende teams: de Lean methode stimuleert medewerkers om meer eigen verantwoordelijkheid te nemen en leidinggevenden om die coachen in plaats van aan te sturen.
• Kwalitatief de beste en meest cliëntvriendelijke zorg tegen zo laag mogelijke kosten. Van 'zorg voor' naar 'zorgen dat': meer focus op zelfredzaamheid van cliënten.

Project naar continu verbeteren
Morgens vindt het opvallend dat zorginstellingen Lean nu nog voornamelijk kennen als een middel om projectmatig processen te optimaliseren. De resultaten daarvan zijn positief op de korte termijn, maar de verandermanagers stellen dat het kortstondige karakter niet bijdraagt aan de borging en inbedding van de Lean filosofie in de organisatie. “Een ‘Continu Verbeteren’ cultuur, waarbij teams en medewerkers in staat zijn hun eigen werk dagelijks in kleine stappen te verbeteren, blijft hierdoor uit”, aldus het bureau.

* In de definitie van Morgens is een Lean Organisatie een organisatie waarin iedereen (management én medewerkers) elke dag bezig is met de vraag hoe werk, vanuit klantperspectief, slimmer, efficiënter en beter uitgevoerd kan worden. Ofwel: een organisatie waar Continu Verbeteren in de genen zit. Lean Transitie is de weg die organisaties afleggen op weg naar een Lean Organisatie.