First Consulting helpt met nieuwe productstructuur
Het in stand houden en uitbreiden van het gas- en elektriciteitsnetwerk is een complexe taak met veel verschillende soorten werkzaamheden en materialen. Om deze werkzaamheden goed te kunnen organiseren en te allen tijde inzicht te hebben in kosten is een goede financiële structuur vereist. Aan de basis van de financiële structuur staat de financiële productstructuur. Deze productstructuur is essentieel voor de financiële planning en controle. Om in control te komen is First Consulting door een grote netbeheerder gevraagd te helpen bij het creëren van een nieuwe productstructuur.
De nieuwe productstructuur zal ervoor zorgen dat binnen de gehele uitvoeringsketen met dezelfde productinformatie gewerkt wordt en dat als het ware in dezelfde taal gesproken wordt. Door de centrale en eenduidige productcatalogus zijn processen zoals planning, opdrachtverstrekking en controle veel beter te organiseren. Dit project heeft veel impact op de verschillende bedrijfsonderdelen van de netbeheerder, zoals budgettering, planning, finance, IT en operatie.
Aanpak
In een vijftal stappen is een nieuwe productstructuur ontwikkeld en geïmplementeerd:
1. Productstructuur bepalen
De productstructuur is een raamwerk van producten die aan elkaar zijn gerelateerd. Op basis van deze productstructuur kan het werk in opdracht worden gegeven, uitgevoerd worden en kan (financiële) verantwoording worden afgelegd. Het is de basis voor het eenduidig in opdracht geven en in opdracht nemen van werkzaamheden.
De productstructuur moet logisch ingedeeld zijn voor zowel de (interne) opdrachtgever als de uitvoerende partij. Om tot een goede productstructuur te komen zijn de verschillende partijen in diverse workshops bij elkaar gebracht. Door deze workshops duidelijk te structureren en inhoudelijk gedegen voor te bereiden hebben de partijen gezamenlijk efficiënt een productstructuur kunnen bepalen.
2. Productstructuur verrijken tot productcatalogus
Nadat de productstructuur is bepaald, wordt het raamwerk gevuld met de benodigde resources voor elk product. Deze worden vastgesteld met behulp van data-analyses en expertise uit verschillende disciplines. Zodoende wordt voor elk product een normprijs vastgesteld en wordt de productstructuur verrijkt tot een productcatalogus.
3. Voorbereiden van de implementatie
Alle bedrijfsonderdelen die door de verandering worden geraakt, worden betrokken bij de voorbereiding van de implementatie. Door middel van training en documentatie worden de medewerkers goed voorbereid om met de nieuwe productcatalogus gaan werken. De nieuwe product-structuur wordt opgenomen in de IT-systemen en bestaande rapportages worden aangepast, zodat gestuurd kan worden op het gebruik van de nieuwe productstructuur.
4. Implementeren van de productcatalogus
Na het voorbereiden van de implementatie wordt de productcatalogus daadwerkelijk geïmplementeerd. Medewerkers worden getraind, communicatiemateriaal wordt verspreid en er wordt een centraal communicatiepunt ingericht om vragen over de nieuwe producten snel te kunnen beantwoorden.
5. Go Live, nazorg en overdracht
Tot slot wordt de nieuwe productcatalogus in gebruik genomen. De overdracht naar de lijnorganisatie vindt plaats om de productcatalogus in beheer te nemen, met behulp van documentatie en begeleiding vanuit het projectteam. Ook hier is het van belang dat het beheerproces goed wordt afgestemd met de betrokkenen in de organisatie.
Resultaten
Inmiddels is de productcatalogus voor de eerste uitvoeringsketen in gebruik genomen. Met diverse gebruikersgroepen zijn wekelijkse of dagelijkse overleggen ingepland om de issues te behandelen en vragen te beantwoorden. Tevens zijn rapportages gemaakt om het gebruik van de nieuwe product-catalogus te monitoren en afwijkend gebruik in een vroeg stadium op te merken.
Na twee maanden gebruik van de nieuwe producten is de kostenpost ‘overig’ gedaald van 40% naar 20% van het totale budget. Hieruit blijkt dat de kosten beter inzichtelijk zijn gemaakt en dat duidelijker is aan welke producten het budget wordt besteed. Daarnaast worden kosten geregistreerd op product-specifieke plaatsen. Voorheen landden kosten voor meerdere producten op één plaats, waardoor ze niet toe te wijzen waren aan een specifiek product.
Het beheer van de productcatalogus wordt binnenkort overgedragen aan de lijnorganisatie, zodat zij verzoeken tot wijzigingen zelf kunnen verwerken. Voor de overige ketens volgt implementatie in de loop van 2014.
Dienstverlening
Deze case is een goed voorbeeld van een project uitgevoerd binnen het thema Operational Excellence. First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf thema’s:
