First Consulting assisteert bij synchroniseren registers

First Consulting is in 2012 door een grote netbeheerder gevraagd een proces in te richten voor de borging van synchroniteit tussen de eigen aansluitingenregisters en het landelijke Centraal Aansluitingenregister (C-AR). Inmiddels heeft het adviesbureau in samenwerking met de opdrachtgever dit proces geïmplementeerd en is de asynchroniteit aanzienlijk afgenomen. Dit komt mede door de efficiënte werkverdelingsoplossing en sturing op wegnemen van oorzaken. Deze case is een goed voorbeeld van de diensten die First Consulting aanbiedt rondom Data Management.

Introductie Centraal Aansluitingenregister
In 2012 is het Centraal Aansluitingenregister (C-AR) geïmplementeerd in de Nederlandse Energiemarkt. Dit register bevat technische en klantgerelateerde gegevens van alle elektriciteits- en gasaansluitingen in Nederland. Zowel netbeheerders als leveranciers kunnen de voor hen relevante data op het C-AR raadplegen en in een aantal gevallen aanpassen. Het C-AR bevat een dynamische set aan gegevens: mutaties in de markt vinden plaats op het C-AR. Wanneer een klant bijvoorbeeld switcht van leverancier of verhuist, dan wordt deze mutatie van de aansluitgegevens uitgevoerd op het C-AR. Er is in de energiemarkt afgesproken dat juridisch gezien het C-AR de waarheid bevat. Van de netbeheerders, bijvoorbeeld Enexis, Liander of Stedin wordt verwacht dat ze hun processen op basis van de gegevens in het C-AR laten verlopen. Daarvoor moeten ze de wijzigingen als gevolg van bijvoorbeeld switches en verhuizingen overnemen in hun eigen aansluitregisters.  Dit betekent dat de netbeheerders processen hebben moeten inrichten die zorgen dat relevante mutaties in hun systemen ook in het C-AR doorgevoerd worden en vice versa.

Deze processen hebben een zware IT-component. Triggers, interfaces, batches etc. moeten er continu voor zorgen dat relevante wijzigingen op dezelfde manier in alle systemen verwerkt worden. Ter illustratie: het C-AR verwerkt maandelijks meer dan vijf miljoen mutaties.

Synchroniteitsbewaking
Er gaat echter wel eens iets mis in de geautomatiseerde processen. Dit kan ervoor zorgen dat de gegevens tussen de interne systemen en het C-AR niet meer overeenkomen. Het C-AR zegt dan bijvoorbeeld dat een aansluiting nog actief is, terwijl het lokale systeem zegt dat een aansluiting al gesloopt is. In zo’n geval spreken we van ‘asynchroniteit’. Deze asynchroniteiten hebben in een aantal gevallen ook financiële impact.

Om deze asynchroniteiten inzichtelijk te maken is door de netbeheerder een overzicht ontwikkeld dat dagelijks alle aansluitingen laat zien waarbij een verschil bestaat tussen haar lokale systemen en het C-AR. First Consulting is gevraagd om samen met de betrokken organisatieonderdelen een proces in te richten rond dit overzicht. Dit proces dient twee doelen:

• Oplossen van de asynchroniteiten;
• Voorkomen van vergelijkbare gevallen.

Proces en ondersteunende workflowtooling
De cases op het overzicht moeten eerst worden geanalyseerd  en daarna worden opgelost. Dit neemt de asynchroniteit weg en de resultaten van de analyse zijn input voor het structureel wegnemen van de oorzaken.

De analyses en oplossingen worden uitgevoerd door verschillende teams. First Consulting ontwikkelde in korte tijd een workflowtool die bepaalt welk team een case krijgt toegewezen voor analyse en oplossing. Deze toewijzing is afhankelijk van het soort asynchroniteit en van eigenschappen van de aansluiting in kwestie. Voor het bepalen van de regels voor het toewijzen van cases en het vormgeven van de daadwerkelijke werklijsten is een iteratief proces gevolgd. Hieraan hebben alle stakeholders deelgenomen; zo heeft First Consulting samen met de opdrachtgever een voor iedereen werkbare oplossing gecreëerd.

Via intranet kunnen de medewerkers van de oplosteams hun werklijsten bekijken en bijwerken met statusupdates.

Het oplossen van de asynchroniteit houdt in dat er handmatig of automatisch wijzigingen worden gedaan in de lokale aansluitregisters of in het C-AR. Bij eventuele issues tijdens het oplossen kan een case doorgezet worden naar een tweede lijn voor een diepere analyse. Hier is dan ook de IT-afdeling bij betrokken. De tweede lijn signaleert daarnaast gemeenschappelijke oorzaken en zet acties in gang om deze oorzaken weg te nemen.

Rapportages en sturing
Om inzicht te hebben in de voortgang van het oplossen heeft First Consulting bijgedragen in het opzetten van verschillende rapportages die aan de verschillende managementlagen toegesneden sturingsinformatie leveren. Zo kunnen de oplosteams sturen op openstaande cases en het hoger management op afhandeltijden en kosten die de asynchroniteit met zich meebrengt.

Resultaten
Nu het proces een aantal maanden geïmplementeerd is zijn de aantallen asynchroniteiten inmiddels sterk afgenomen, wat ook de financiële impact heeft beperkt. De meeste oorzaken van asynchroniteit zijn weggenomen en nieuwe oorzaken worden snel gesignaleerd. Het ontstaan van asynchroniteit is daardoor relatief zeldzaam geworden en nieuwe cases worden snel opgelost. Dit leidt tot het eindresultaat: er is nauwelijks nog sprake van asynchroniteit.

First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:
- Operational Excellence
- Asset Management
- Compliancy
- Data Management
- Technology