First Consulting verlaagt claimrisico netbeheerder

First Consulting heeft voor een netbeheerder de volledigheid en datakwaliteit van meterstanden en energieverbruik structureel verhoogd. Deze data is noodzakelijk voor de reconciliatie: de eind-afrekening van geleverde energie tussen netbeheerder en leverancier. Door deze verbeteringen in het reconciliatieproces is het financiële risico voor de netbeheerder drastisch verlaagd. Deze case is een goed voorbeeld van de diensten die First Consulting aanbiedt rondom Operational Excellence.

Aanpak First Consulting
Per 1 januari 2009 geldt nieuwe regelgeving voor de allocatie (het vooraf inschatten van het totale verbruik in het net) en reconciliatie (het achteraf verrekenen van het werkelijke verbruik in het net) van elektriciteit. Deze regelgeving heeft ertoe geleid dat het financieel risico voor de netbeheerder gerelateerd aan onvolledige reconciliatie is toegenomen. Voor één van de grote regionale netbeheerders, bijvoorbeeld Liander, Stedin of Enexis, was dit aanleiding om haar reconciliatieproces te verbeteren. Deze uitdaging is in projectvorm aangegaan samen met First Consulting.

Het project kende twee doelstellingen: (1) het direct mitigeren van de grootste risico’s en (2) het structureel verbeteren van de ‘meetdataketen’. Deze keten omvat het volledig en tijdig verzamelen van meterstanden en accuraat bepalen van verbruiken. Deze data wordt vervolgens gebruikt in het reconciliatieproces. Omdat reconciliëren een tijdsgebonden proces is waarbij openstaande posten relatief snel verlopen, was het vereist om op korte termijn resultaten te boeken.



Stap 1: Corrigeren van de grootste risico’s
De eerste stap van het project richtte zich op correctie van niet-plausibele verbruiken die werden aangeboden voor reconciliatie. Niet-pausibele verbruiken zijn verbruiken die door verschillende controles aangemerkt worden als waarschijnlijk niet correct. Hier zaten duidelijk de grootste risico’s voor de volledigheid van de reconciliatie. De netbeheerder verwijderde niet-plausibele verbruiken uit het proces om foutieve reconciliaties te voorkomen. Er was echter geen proces om deze gevallente controleren, te corrigeren en weer in het proces op te nemen.

First Consulting heeft daarop een proces ingericht voor verwerking van niet-plausibele verbruiken. De gevallen worden eerst gesplitst in automatische of handmatige verwerking. In geval van handmatige verwerking worden ze ingedeeld in categorieën die door een team van specifiek hiervoor opgeleide medewerkers worden geanalyseerd en gecorrigeerd. Het adviesbureau heeft ter ondersteuning een rapportage met informatie over voorraad en productie geïmplementeerd. Hierdoor kon het team strak worden aangestuurd.

Stap 2: Verbetering controle en sturing meetdataketen
Als tweede stap is de gehele procesketen geanalyseerd, startend bij het collecteren van meterstanden tot aan het bepalen van verbruiken en de daadwerkelijke reconciliatie. Om de organisatie structureel meer controle en sturing over de meetdataketen te geven is een ketenrapportage ontwikkeld. Deze rapportage kent verschillende niveaus, van management tot medewerker, met toegesneden stuurinformatie. Hiermee is inzicht verschaft gerelateerd aan de werkzaamheden, bijdrage aan en resultaten van verschillende afdelingen binnen het ketenproces. Met behulp van het rapportagemodel zijn gerichte verbeteracties bepaald, onder andere:

• KPI’s van subafdelingen in de keten zijn aangepast zodat ze beter aansluiten bij de doelstellingen van het totale proces.
• Kleine, effectieve systeemaanpassingen zijn doorgevoerd, die de volledigheid en tijdigheid van reconciliatie structureel ten goede komen.

Eindresultaat
In de periode van 2009 tot en met 2011 selecteerde First Consulting meer dan 300.000 verbruiken voor controle en corrigeerde deze waar nodig. Deze verbruiken werden alsnog aangeboden voor reconciliatie. First Consulting en de netbeheerder hebben met deze acties het financiële risico voor de netbeheerder drastisch gereduceerd. Uiteraard was de klant zeer tevreden met dit resultaat, en ook de weg naar dit resultaat toe is als zeer positief beoordeeld.

Bovendien is bij het beëindigen van het project het operationeel proces van uitfilteren en corrigeren van afwijkende energieverbruiken succesvol overgedragen aan de relevante afdelingen. Daarnaast heeft men tijdens het project de door First Consulting ontwikkelde ketenrapportage leren gebruiken bij verschillende afdelingen en op verschillende managementniveaus. Mede op basis van deze ketenrapportage is de organisatie zelf in staat gesteld om verbeteringen te blijven identificeren en door te voeren.

Diensten: First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:
- Operational Excellence
- Asset Management
- Compliancy
- Data Management
- Technology