First Consulting helpt energiebedrijf met digi-factuur

Woningbouwverenigingen zijn door hun diversiteit aan energieaansluitingen uitdagende klanten voor energieleveranciers. First Consulting heeft voor een van deze leveranciers een digitale factuur ontwikkeld en geïmplementeerd. Om dit als integrale oplossing te laten slagen is dit nieuwe proces ondersteund met een webportal en automatische verwerking van mutaties. De resultaten: een verbeterde dienstverlening, verhoogde klanttevredenheid en een lagere cost to serve.

Dit project is een voorbeeld van een project op het gebied van Operational Excellence.

De professionele woningmarkt
Woningbouwverenigingen zijn grote spelers op de woningmarkt en hebben veel diverse energieaansluitingen. Enerzijds zijn dit grote centrale voorzieningen (bijvoorbeeld centrale verwarming, lift en halverlichting) waarvan de kosten worden doorbelast aan de huurders. Anderzijds is er een continu veranderende populatie van leegstaande woningen met consumentenaansluitingen. Hier neemt de woningbouwvereniging het energiecontract tijdelijk over om afsluiting te voorkomen voordat een nieuwe huurder zelf weer een energiecontract afsluit. Door deze diversiteit is het leveren van kwalitatief hoogwaardige en efficiënte dienstverlening aan deze spelers een uitdaging. Samen met een grote leverancier heeft First Consulting de volgende problematiek in het woningbouwvereniging-klantsegment aangepakt:

• Honderden aan- en afmeldingen bij de leverancier (mutaties) per maand via verschillende kanalen
• Gebrek aan transparantie van zowel aansluitingen als lopende mutaties
• Jaarlijks duizenden papieren nota’s in losse enveloppen
• Veel correcties achteraf vanwege doorbelasting aan huurders
• Kostbaar en onoverzichtelijk debiteurensaldo

De oplossing
First Consulting heeft een digitale factuur en een geautomatiseerd proces voor mutatieverwerking ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit proces wordt ondersteund door een webportal. Deze portal vormt het enige kanaal voor mutaties en biedt de woningbouwvereniging een helder overzicht van al haar aansluitingen en de status van de lopende mutaties hierop. De digitale factuur biedt de klant een overzichtelijke verzamelnota met inzicht in de factuurdetails en correcties. Voor eenvoudige verwerking in de administratie van de woningbouwvereniging bevat de factuurspecificatie ook de eigen (financiële) kenmerken, die de klant zelf kan beheren op de webportal. Aan de leverancierskant kunnen de mutaties, die doorgegeven worden via de portal, met behulp van slimme tooling grotendeels automatisch worden verwerkt (zie ook de dienst Technology).

Intensieve samenwerking
Met de betrokken woningbouwverenigingen is intensief samengewerkt in de overgang naar digitale facturatie. Één van de aandachtspunten tijdens deze overgang was de synchronisatie van administraties. Indien nodig zijn de gegevens van diverse aansluitingen opgeschoond. Voorbeelden van te schonen gegevens zijn onder andere aansluitingen die onterecht wel of niet op naam van de woningbouwvereniging staan. Vervolgens is er voor alle betrokkenen een helder overgangsmoment gecreëerd tussen de oude en nieuwe situatie, waarna de woningbouwverenigingen zijn begeleid tot en met de ontvangst van de eerste digitale nota.

Resultaten
Met deze integrale aanpak heeft de leverancier het niveau van haar dienstverlening aanzienlijk kunnen verbeteren. Daarnaast zijn de cost to serve gedaald en is de klanttevredenheid gestegen.

Diensten van First Consulting
First Consulting levert advies en projectmanagement rondom vijf hoofdthema’s:
- Operational Excellence
- Asset Management
- Compliancy
- Data Management
- Technology