Van de praktijk naar verbeterd beleid: Rotterdam tekent gedeelde werkwijze voor wijkteams
Een gedegen evaluatie resulteert in een dik rapport, vol conclusies en aanbevelingen – en vaak eindigend in de spreekwoordelijke stoffige la. Dat het ook heel anders kan bewijst Flatland. Toen Rotterdam haar wijkteams onder de loep nam, verwerkten de visuele verhalenvertellers van Flatland hun werkwijze in pakkende tekeningen. Senior visual strategist Thomas van Daalen vertelt over de bijzondere aanpak van het bureau.
In 2015 startten veel gemeenten met sociale wijkteams die inwoners ondersteunen op het gebied van welzijn, zorg en gezondheid. Zo ook Rotterdam, waar maar liefst 43 wijkteams actief zijn – één voor iedere wijk.
De teams bestaan uit maatschappelijk werkers, gezinscoaches en andere professionals op het gebied van opvoeden, jeugdhulp, financiën en schulden. In samenwerking met onder meer huisartsen, scholen, jeugdgezondheidszorg en de ggz bieden de 1.200 wijkteammedewerkers passende en tijdige basishulp dicht bij huis.
Na een kleine vijf jaar vond de gemeente het tijd om de manier van werken van de wijkteams goed onder de loep te nemen. Hoe gaat het? Wat is terechtgekomen van de ambities? Wat kan beter?
Ieders perspectief in beeld
Om op basis van de lessen van de eerste vijf jaar te kunnen doorontwikkelen, is eerst een helder beeld nodig van de werkwijze. Maar hoe creëer je overzicht te midden van zoveel verschillende mensen, rollen, samenstellingen, netwerken en werkwijzen? En hoe zorg je dat de lessen ook beklijven?
Deze uitdaging bracht het Team Vakontwikkeling van de gemeente Rotterdam bij Flatland, een bureau opgericht vanuit de overtuiging dat complexe vraagstukken krachtiger kunnen worden ontrafeld en verteld via beeld.
“We zijn een driejarige samenwerking aangegaan met het Team Vakontwikkeling om samen de gewenste werkwijze in meerdere visualisaties zichtbaar te maken”, vertelt Thomas van Daalen. “Het oorspronkelijke doel was om inzicht en overzicht te creëren, maar het bracht zoveel meer.”
De kloof tussen beleid en praktijk
Dat was onder meer te danken aan de manier waarop het traject werd ingezet. “In plaats van alles over te laten aan beleidsadviseurs, werden de medewerkers uit de wijkteams zelf nauw betrokken bij het gehele proces”, legt Van Daalen uit.
“Beleidsadviseurs hebben uiteraard veel inhoudelijke knowhow, maar je kunt ook té veel kennis, behoefte aan compleetheid en neiging naar details hebben. Dan eindigen de vele goede bedoelingen in een lijvig beleidsstuk en prachtig plan van aanpak – maar in de praktijk gebeurt daar vaak weinig mee.”
Daarom zette Flatland het doorontwikkelproces in co-creatie op met de wijkteams en het Team Vakontwikkeling. Het visualiseren is daarbij een integraal onderdeel van het gezamenlijke proces.
Van Daalen: “Anders dan abstracte en wollige taal maken visualisaties alles een stuk concreter. Ook wordt met de tekeningen het verschil tussen het (planmatige) werkproces en de praktijkbeleving van de professional ook zichtbaar. Zodoende creëert het tekenen duidelijkheid en draagvlak. Sterker nog: de wijkteammedewerkers waren blij en trots om mee te doen!”
Van vele meningen tot één gedeeld beeld
Met zoveel medewerkers en ideeën was dat zeker niet altijd eenvoudig. “Iedereen heeft een andere mening. Maar precies hierdoor ontstaat een gedeeld beeld – de tekeningen leiden tot hele concrete gesprekken. Werkprocessen worden vaak dicht-geprotocolleerd. Door dat te overstijgen en samen te kijken naar elkaars werk, geven de platen houvast voor een gezamenlijke aanpak én tegelijk voldoende ruimte voor eigen invulling.”
Een andere uitdaging zit in het vinden van de balans tussen de essentie en volledigheid. “Aan de ene kant wil je een verhaal met ruimte voor alle details en verschillende prioriteiten. Tegelijkertijd gaat het juist om het zichtbaar maken van de overlap en helder krijgen van de essentie. Hoe algemeen blijf je, zodat íedereen zich herkent en alle mensen zich erkend en gehoord voelen?”
Gezien worden in je werk
Zo hielpen de visualisaties van Flatland bij het komen tot een helder, pakkend én – cruciaal – gezamenlijk gedragen beeld van de manier van werken binnen de werkteams. Bovendien ligt er nu geen vuistdik rapport, maar een mooi handboek vol heldere tekeningen. “En ook al is de eerste plaat ondertussen drie jaar oud, dat basisbeeld is overeind gebleven en wordt nog steeds actief gebruikt”, aldus Van Daalen.
Ook gebruikt het kernteam de vele afbeeldingen nog regelmatig. “En regelmatig betekent ook écht regelmatig”, aldus Van Daalen: “In alle nieuwsbrieven, intranet, het handboek, losse presentaties, rapporten, inwerkdocumenten en zelfs als achtergrond in Teams.”
Els van Lierop, adviseur vakontwikkeling bij de gemeente, was als programmamanager kartrekker in het traject. Ze wierp zich op als echte aanjager van de praatplaten, en vertelt dat die nu af en toe zelfs worden gebruikt bij cliënten.
Om in een ingewikkelde casus ieders rol in de hulpverlening uit te leggen pakte een wijkteammedewerker de plaat van casusregie erbij. “Dit hadden we vijf jaar geleden al moeten doen!”, reageerden collega’s die vanaf dag één werkzaam waren in de wijkteams.
Ook zijn de platen onderdeel geworden van het het inwerkprogramma: “Oh, wacht, dít is hoe de lijnen lopen!”
“Maar belangrijker is misschien nog wel de erkenning voor het personeel die het traject heeft opgeleverd”, geeft Van Daalen aan. “Het betekent iets om gezien te worden in de complexiteit van je dagelijkse werk. In een sector waar veel personeelswisselingen plaatsvinden is het veel waard dat mensen (weer) trots zijn op hun baan.”
