Van dashboards naar datagestuurd werken bij De Rechtspraak
Sinds enkele jaren zet de Nederlandse Rechtspraak zich in om de wachttijden te verkorten en rechtzoekenden meer duidelijkheid te bieden over het proces. Een van de pijlers waarop wordt ingezet is datagestuurd werken, met behulp van dashboards. Nadat deze waren ontwikkeld bleek echter dat de gerechten moeite hadden om ze te gebruiken. Morgens hielp ze op weg.
Als Nederlanders hebben we het geluk dat we leven in een goed functionerende rechtstaat. Wie meent dat hem onrecht is aangedaan kan terecht bij de Rechtspraak om te proberen zijn gelijk te halen.
De zorgvuldigheid die cruciaal is voor een eerlijk en gedegen oordeel heeft echter ook een keerzijde: het lukt in alle drukte niet altijd om binnen de afgesproken termijn uitspraak te doen. In combinatie met onduidelijkheid over de stappen in het proces, kunnen de lange wachttijden leiden tot zorgen en onzekerheid bij rechtzoekenden.
Om hier verbetering in te brengen werd ‘Tijdige Rechtspraak’ gelanceerd. Het programma is erop gericht de duur van rechtszaken (oftewel de doorlooptijd) te verkorten en rechtzoekenden beter te informeren over de verschillende stappen tijdens een rechtszaak, zodat zij weten hoe de procedure verloopt en wanneer ze een uitspraak krijgen.
Dashboards gebruiken
Datagestuurd werken moet bijdragen aan het verwezenlijken van deze ambitie. Daarvoor werden binnen het deelprogramma Managementinformatie voor alle gerechten dashboards ontwikkeld die inzicht geven in de looptijd van afgehandelde en lopende zaken van het gerecht. In de praktijk bleek het voor de gerechten echter lastig om de data goed te analyseren en de dashboards te gebruiken.
Om daar verandering in te brengen kregen de managementteams van de gerechten workshops en begeleiding aangeboden. Morgens werd gevraagd hierbij te helpen.
“Wij hebben voor elf managementteams van verschillende gerechten workshops georganiseerd”, vertelt Evelien Boeije, principal consultant bij Morgens. “In iedere workshop namen de MT’s van twee of drie gerechten deel voor kennisuitwisseling en onderlinge inspiratie.”
“Door goed gebruik van data kan de Rechtspraak werken aan haar tijdigheid en zo nog beter haar maatschappelijke functie vervullen.”
In de workshops leerden de MT’s al doende om het dashboard te gebruiken en acties te verbinden aan de inzichten die via het dashboard werden verkregen. “Door de onderlinge kennisuitwisseling en inspiratie ontstond meteen de energie om daadwerkelijk aan de slag te gaan”, aldus Boeije.
Verbetercyclus
Na deze kick-off begeleidde Morgens een aantal MT’s in het verder onder de knie krijgen van datagestuurd werken. Om vanaf het instapniveau van ieder MT een groeiproces op gang te brengen, bracht Morgens vier stappen in het werken met data in beeld waarmee makkelijk gestart kan worden, en die samen als repeterend proces een goede basis vormen voor datagestuurd werken.
De eerste stap is een nulmeting, bedoeld om inzicht te krijgen in wat in de dashboards staat en vertrouwen te krijgen in de informatie. Dan volgt een gerichte analyse, zodat concrete ideeën en verbetermogelijkheden opkomen.
De derde stap bestaat uit het meenemen van het team in de inzichten, zodat het draagvlak ontstaat waarop de verbeteringen kunnen landen. Tot slot volgen de concrete verbeteracties en het monitoren van het resultaat.
De volgende stappen
Om de ingezette verbetercyclus voort te zetten heeft Morgens het deelprogramma ook geadviseerd over de vervolgacties die zij kunnen ondernemen om gerechten te begeleiden in de groei naar meer datagestuurd werken.
“De basis is gelegd met het beschikbaar stellen van de dashboards. Nu moet de omslag gemaakt worden van het ‘gebruiken van de dashboards’ naar ‘de dashboards gebruiken voor datagestuurd werken’”, legt Boeije uit.
Coen Jaspar, voormalig deelprogrammaleider Managementinformatie, is zeer te spreken over de behaalde resultaten. “Data helpt ons om meer gerichte oplossingen te verzinnen voor knelpunten in onze processen. Morgens heeft ons geholpen om hier daadwerkelijk stappen in te zetten.”
Ook Boeije blikt tevreden terug op het traject. “We zijn blij dat we hebben kunnen helpen, want door goed gebruik van data kan de Rechtspraak werken aan haar tijdigheid en zo nog beter haar maatschappelijke functie vervullen.”
