Vijf aandachtspunten voor de implementatie van RPA
Steeds meer publieke organisaties ontdekken de kracht van robotic process automation (RPA). Want met een robot-collega aan boord worden repetitieve taken uit handen genomen en draaien processen continu, ook als collega’s met lunchpauze zijn, ’s avonds niet aan het werk zijn, of ziek zijn.
Het klinkt als een oplossing boordevol met voordelen – een robot die het saaie werk overneemt van medewerkers en de taken ook nog eens sneller, effectiever en accurater uitvoert. En dat kan het ook zijn, als robotic process automation optimaal wordt ingevoerd en verankerd binnen de manier van werken.
In de praktijk verloopt dit proces niet altijd vlekkeloos. Want vaak doet een robot net niet (of helemaal niet) wat de bedenkers voor ogen hadden. Of blijkt dat de robot stappen uitvoert die zelfs niet wenselijk zijn.
De adviseurs van Exilo werken dagelijks met tal van overheidsinstellingen aan verbeter- en optimalisatievraagstukken en komen de voor- en nadelen van RPA op de werkvloer geregeld tegen. Aan de hand van hun ervaringen hebben ze een checklist opgesteld met vijf aandachtspunten voor de succesvolle implementatie van RPA:
1) Bepaal om te beginnen welk proces zich leent voor het automatiseren. Het moet in ieder geval repeterend zijn, geen besluitvorming bevatten en zoveel mogelijk de ‘happy-flow’ volgen om uitval te voorkomen. Daarnaast helpt het om klein te beginnen en bij voorkeur met een eenvoudig proces.
Verder lezen: Hoe stel je een businesscase op voor RPA?
2) Begin eerst met het toepassen van process mining. Door het modelleren van het proces krijgt men inzicht in de verschillende stappen die doorlopen worden.
Wel is het essentieel ervoor te zorgen dat de randvoorwaarden aanwezig zijn. Zo moet er data beschikbaar zijn, moet deze volledig en betrouwbaar zijn, uniform geregistreerd worden en moeten er zogeheten event logs zijn.
3) Overweeg het proces eerst te optimaliseren alvorens te automatiseren. Waar zitten er inefficiënties in? Zijn deze noodzakelijk of kunnen deze op een andere manier opgelost worden? Dit maakt een proces simpeler met een kleiner risico op uitval van de robot.
4) Zorg dat de juiste medewerkers bij de implementatie worden betrokken. RPA is niet iets van de afdeling ICT, maar ook niet alleen iets van het primaire proces. Betrek dus de verschillende expertises om de implementatie succesvol te maken.
5) Zorg dat het beheer op orde is. Ook een robot die loopt moet men in de gaten houden. Monitor bijvoorbeeld of de handelingen goed worden verricht, welke problemen zich voordoen tijdens de uitvoering en zorg dat bij het analyseren van release notes van de bestaande systemen ook het effect op de robot wordt meegenomen. Als bijvoorbeeld invoervelden worden omgedraaid kan dit een enorm effect hebben op de correcte werking van de robot.
