Hoe stel je een businesscase op voor RPA?

Steeds meer bedrijven willen gebruikmaken van robotic process automation (RPA). Logisch, want de voordelen spreken voor zich. Toch is het altijd raadzaam om te beginnen met een businesscase. Hiermee krijg je uitgebreid inzicht in de kosten en baten. Experts van RPA-specialist Node1 delen welke elementen meegenomen dienen te worden in een RPA-businesscase.

De belangrijkste en eerste strategische stap binnen iedere businesscase behelst het definiëren van de voordelen. RPA brengt tal van voordelen met zich mee, en deze dienen helder in kaart te worden gebracht, zodat zowel de business als de IT-afdeling weet waar opbrengsten verwacht kunnen worden.

De voordelen

Een overzicht van de belangrijkste voordelen van RPA:

Kostenbesparingen
De belangrijkste kostenbesparingen door RPA hebben doorgaans betrekking op:

• Minder benodigde uren. Mensen komen met RPA (gedeeltelijk) vrij voor ander werk. Ook zal RPA ervoor zorgen dat je medewerkers minder overuren maken.
• Omgaan met verloop en afwezigheid. Automatisering zorgt dat processen blijven lopen, ook als teams tijdelijk onderbezet zijn.
• Omgaan met piekbelastingen. Tijdens pieken heb je minder snel behoefte aan extra personeel. 
• Omgaan met groei. RPA zorgt voor schaalbaarheid. Je kunt sneller groeien, tegen lagere investeringen.
• Training en omscholing. Medewerkers kunnen zich richten op hun ontwikkeling. Zo neemt de waarde van je personeelsbestand toe en verminder je personeelsverloop. 
• Eenvoudiger toezicht. De kosten van audits en kwaliteitscontrole nemen af, omdat er veel meer data beschikbaar is over het verloop van processen.

Hogere inkomsten
Naast kostenbesparingen kan RPA ook een bijdrage leveren aan de bedrijfsinkomsten:

• Nieuwe diensten. Vrijgekomen medewerkers kun je inzetten voor het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe diensten. ‍
• Kortere doorlooptijden. Klanten zijn bereid te betalen voor snellere dienstverlening. ‍
• Snellere verkoopprocessen. Als jouw verkopers sneller kunnen reageren, haal je meer omzet binnen. ‍
• Hogere productiviteit. Verkopers en dure specialisten zijn minder tijd kwijt met administratie. ‍
• Data. Verzamelde data helpen jou nieuwe klanten en markten te vinden en nieuwe producten te ontwikkelen. ‍
• Eenvoudige migraties. RPA maakt het eenvoudiger om over te stappen naar moderne IT-systemen. Zo kun je sneller innoveren. ‍
• Medewerkersmotivatie. RPA geeft ruimte voor uitdagendere taken en meer werkplezier. Dit verhoogt de productiviteit.

Andere voordelen van RPA
RPA gaat over veel meer dan enkel efficiencywinst en productiviteitsverbetering. Te denken valt bijvoorbeeld ook aan verbeteringen op het gebied van compliance, medewerkerstevredenheid en kwaliteit. Het is dus ook belangrijk om ook de voordelen te betrachten die mogelijk minder goed te kwantificeren zijn, maar die wel bijdragen aan een positieve investeringsbereidheid. Zo kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

• Meer tijd en aandacht voor klantrelaties
• Mogelijkheden voor het verrijken, verbeteren en verzamelen van (meer) data
• Medewerkerstevredenheid en aantrekkelijkheid als werkgever
• Meer tijd voor het afhandelen van uitzonderingen
• Minder fouten
• Voorspelbaarheid van doorlooptijden en personeelsinzet

Kosten

Tegenover de baten van RPA staan natuurlijk de kosten. Want zoals bij iedere software-implementatie, zullen er ook in het geval van RPA kosten gemaakt moeten worden om de oplossing te bouwen en deze in de bestaande infrastructuur te integreren.

Implementatiekosten (CAPEX)
Implementatiekosten variëren, afhankelijk van de scope van het project en de organisatiegrootte, maar RPA-implementatietrajecten zijn vaak relatief kort. Een typische doorlooptijd is 3 tot 10 weken. Een complex proces behelst logischerwijs meer tijd dan eenvoudige trajecten.

Een RPA-implementatieteam bestaat vaak uit minimaal één fulltime developer. Een architect, een business analist en een kwaliteitsmanager zijn dan een deel van de tijd betrokken. Mensen uit de lijn zijn betrokken voor het aanleveren van functionele specificaties en voor tests. Zijn er meer developers beschikbaar, dan is het slim om de architect, de consultant en de kwaliteitsmanager fulltime bij het project te betrekken.

Operationele kosten (OPEX)
De operationele kosten bestaan uit drie delen: licenties, infrastructuur en onderhoud. De operationele kosten van RPA dalen naarmate meer processen worden geautomatiseerd. Licenties, infrastructuur en beheerders kunnen worden gedeeld tussen processen en afdelingen, waardoor met ieder nieuw proces dat wordt uitgerold de operationele kosten per proces omlaag gaan.

Licenties: Over het algemeen nemen de licentiekosten van een RPA-pakket toe naarmate het pakket meer mogelijkheden heeft. Server-side bots zijn bijvoorbeeld duurder dan bots die op de pc van een medewerker draaien. En bots die gebruikmaken van AI en machine learning zijn meestal weer wat duurder. Het is voor de businesscase essentieel dat men weet wat er nodig is, nu en in de toekomst.

Infrastructuur: Infrastructuurkosten kunnen bij RPA laag blijven. Een RPA-bot kan vaak op de PC van een medewerker draaien en in dat geval is er vrijwel geen extra infrastructuur nodig. Voor softwarerobots die zonder toezicht draaien en/of meer communicatie en integratie nodig hebben is het nodig om een ‘virtuele werkplek’ op te zetten. Hoe dan ook is het belangrijk om met het oog op de infrastructuur goed vooruit te kijken. De focus moet dus niet enkel liggen op de huidige requirements, maar het is zaak om eventuele toekomstige wensen en projecten nu alvast mee te nemen in de infrastructuurinvesteringen.

Onderhoud: Als een RPA-proces eenmaal draait moet het ondersteund worden. Bij mogelijke veranderingen van processen of systemen moet de softwarerobot aangepast worden. Hoeveel tijd dat beheer kost is heel moeilijk vooraf te zeggen. Bij onvoldoende data geldt als vuistregel: één fulltime beheerder kan ongeveer 10 RPA-processen ondersteunen.

Een positieve businesscase?

De hamvraag is natuurlijk: wegen de opbrengsten op tegen de kosten? In de praktijk heeft robotic process automation vaak een positieve businesscase. Want RPA is redelijk snel te implementeren aangezien het in feite een applicatie betreft die als het ware als een laag kan worden gelegd over de bestaande infrastructuur. Hierdoor heeft RPA meestal een korte ‘time to value’ en een ‘return on investment’ die de moeite meer dan waard is.