Pluk de vruchten van RPA en AI zonder complete IT-transformatie

29 juli 2020 Consultancy.nl
Profiel
Meer nieuws over

Te midden van de snelle technologische vooruitgang hebben veel bedrijven het gevoel dat ze in een spagaat zitten: aan de ene kant willen ze graag profiteren van de nieuwste mogelijkheden, aan de andere kant lijkt het op de schop gooien van de bestaande IT-infrastructuur vaak een gebed zonder einde. Dit gevoel is niet altijd op zijn plaats, zo stelt Stefan Leijnen van Node1. Met name de combinatie van Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI) kan volgens de expert veel winst opleveren. Zónder de lasten van een volledige IT-transformatie. 

Met RPA worden repetitieve handelingen van mensen overgenomen door software robots. Denk bijvoorbeeld aan het invullen van digitale formulieren. “Dat robotic in de term geeft vaak verwarring”, vertelt Stefan Leijnen. “Het gaat niet om fysieke robots en er komt geen hardware bij kijken. Het is business process automation met software. Het ‘robotische’ zit hem erin dat we de menselijke component van het proces automatiseren: het repetitieve werk dat eerst door mensen gedaan werd.”

Leijnen weet waar hij het over heeft. Naast zijn werk als RPA- en AI-expert voor Node1 geeft hij ook nog les in AI aan de Hogeschool Utrecht, is hij senior advisor binnen de Nederlandse AI Coalitie en director bij The Asimov Institute, een non-profit AI-onderzoeksinstituut. 

Hij legt uit dat RPA juist doordat het menselijke taken overneemt makkelijk te implementeren is: “Dat is een groot voordeel van automatiseren ‘aan de voorkant’, aan de gebruikerskant dus. Als je hetzelfde bedrijfsproces ‘aan de achterkant’ wilt automatiseren, moet je al die systemen aan elkaar gaan knopen. Dat is complex en vereist een hele duidelijke langetermijnvisie op je automatisering. RPA werkt, net als een medewerker, met schermen en data. Het is volkomen tech-agnostisch en je hoeft niets te veranderen aan je bestaande IT.”‍

Hoe pluk je de vruchten van RPA en AI?

Het leuke werk blijft over

Het vervangen van IT-systemen is echter maar een deel van de uitdaging rond het implementeren van nieuwe technologie. Zijn de medewerkers wel bereid RPA te omarmen? Dat lijkt des te onwaarschijnlijker in het geval van een technologie die hun werk overneemt.

“Het beeld dat mensen ‘weggeautomatiseerd’ worden klopt niet”, benadrukt Leijnen. “RPA betekent meestal juist dat je taken leuker worden, omdat het saaie werk van je wordt overgenomen. Vaak heb je een proces van tien stappen, waarvan je er maar zeven kunt automatiseren. De zeven stappen die worden overgenomen kosten mensen vaak veel tijd en zijn in mensenhanden foutgevoelig. En vaak ook gewoon vervelend. De drie stappen die overblijven zijn juist minder repetitief en dus interessanter voor de medewerkers.”

Wel geeft Leijnen aan dat het belangrijk is om de mensen nauw te betrekken bij de implementatie. “Het blijft een ingewikkeld proces. We ondersteunen onze klanten daar ook bij. Wij willen een partner zijn voor onze klanten en we hebben binnen Node1 een enorme gedrevenheid om echt iets te betekenen, juist op het niet-technische vlak.” 

Opstapje naar meer

Naast het verhogen van de efficiëntie en het werkplezier biedt RPA echter nóg een belangrijk voordeel, zo stelt Leijnen. Als de software robots eenmaal draaien wordt het namelijk ook nog eens een stuk makkelijker om de vruchten te plukken van AI. En dat kunnen er veel zijn. 

“Dat is het tweede grote voordeel van RPA”, legt hij uit. “Je begint meteen met het verzamelen van procesinzichten in de vorm van gestructureerde data, terwijl automatisering ‘aan de achterkant’ meestal ongestructureerde data oplevert. Artificial intelligence kan dan, op basis van die data, bedrijfsprocessen in kaart brengen en op detailniveau je processen automatiseren. AI kan ook een deel van de menselijke interpretatietaken overnemen, zoals het controleren van gegevens of het herkennen van documenten.” 

Hiermee kan opnieuw veel winst worden behaald: “Je kunt je operatie nog eens veel goedkoper en efficiënter maken. Maar je kiest je doelen voor procesverbetering zelf. Andere doelen kunnen zijn: minder fouten, kortere doorlooptijden, minder fraude, minder kans op datalekken of verbeterd welzijn van je medewerkers.”

Leijnen raadt bedrijven dan ook aan om zeker niet te stoppen bij het omarmen van RPA: “Ik vind dat we ambitieuzer moeten zijn. Hoe kan mijn bedrijf zich verder ontwikkelen, nu we veel meer kennis hebben over onze processen? Kunnen we, op basis van deze kennis, helemaal nieuwe processen bedenken? De data uit het RPA-proces stelt je in staat je klanten beter te leren kennen en je producten aan te passen. Daar zit nog veel meer winst!”