Retailer bespaart kosten en tijd met finance robots
Robotic process automation staat bekend om de vele voordelen die het kan opleveren. Vooral in de finance-afdeling kunnen robots bergen operationeel werk uit handen nemen en de kwaliteit naar een hoger niveau tillen. Een voorbeeld uit de praktijk.
Vorig jaar schakelde een grote retailer de hulp in van Node1 om het factuurproces kritisch onder de loep te nemen. De retailer had het vermoeden dat het proces wat efficiënter zou kunnen worden ingericht.
Jaarlijks krijgt de retailer circa 600.000 leveranciersfacturen binnen. Deze werden tot voor kort allemaal handmatig verwerkt. Eerst zochten medewerkers deze uit de e-mail bij elkaar, vervolgens werden ze uitgeprint en met de hand overgenomen in het factuursysteem, waarna ze werden opgeborgen en zeven jaar werden bewaard in opslagruimtes.
Niet verassend toonde de doorlichting van Node1 aan dat automatisering diverse voordelen kon opleveren. Samen werd RPA toegepast langs verschillende stappen van het proces. Het resultaat? De verschillende stappen zijn nu geautomatiseerd, het proces is versneld en er worden minder fouten gemaakt. Bovendien, tot blijdschap van de medewerkers, kunnen zij nu andere, complexere taken oppakken zoals het achterhalen wat er mis is met een bepaalde factuur,
De eerste softwarerobot haalt de facturen uit de mailbox en geeft ze door aan een toepassing met kunstmatige intelligentie. Die analyseert de facturen en haalt er alle belangrijke data uit, zoals bedrijfsnaam, adres, factuurbedrag, enzovoorts. Die worden dan door een tweede robot ingevoerd in het factuursysteem.
RPA loont
De twee robots kunnen samen al 350.000 facturen per jaar verwerken, wat neerkomt op een besparing van 4.000 werkuren. Al met al zijn de opbrengsten van het RPA-traject hiermee vele malen groter dan de kosten.
Bijkomend voordeel van deze digitaliseringsslag is dat de retailer nu beschikt over betere data van de bedrijfsvoering binnen inkoop en finance. Door deze te analyseren krijgt het management een dieper inzicht in de bedrijfskosten, leveranciersrelaties en geldstromen binnen het bedrijf, waardoor hierop beter gestuurd kan worden.
Node1 werkte voor deze opdracht met de software van UiPath. Door de low-code ontwikkelmogelijkheden van UiPath konden de robots binnen enkele weken worden gebouwd en in productie worden gebracht.
