10 trends voor programma- en projectmanagement in 2021
Elk jaar stellen experts van consultancybureau Improven een lijst samen van de belangrijkste trends binnen de wereld van programma- en projectmanagement. Dit zijn volgens hun de top 10 projectmanagementtrends voor 2021.
1. Digitaal samenwerken
In een tijd waarbij thuiswerken de norm is en communicatie nagenoeg volledig digitaal verloopt, dienen projectmanagers de samenwerking met het projectteam en stakeholders effectief en efficiënt in te richten. Dit betekent dat projectmanagers nog meer moeten nadenken over hoe zij te werk willen gaan om te komen tot optimale samenwerking met het team en de stakeholders.
Dit leidt tot vraagstukken over welke ondersteunende middelen daarvoor nodig zijn en hoe de onderlinge afstemmingsmomenten ingericht dienen te worden. Door gebruik te maken van de juiste ‘collaboration tools’ kan de projectmanager ook op afstand de dynamiek, energie én voorgang in het team op niveau houden.
2. Toenemende invloed van projectmanagers
Door de shift naar agile werken is er, terecht of onterecht, veel minder behoefte aan de laag middenmanagers die vroeger verantwoordelijk was voor de vertaling van de strategie naar tactische en operationele zaken. In combinatie met de beweging dat de realisatie van de strategische veranderingen steeds meer met behulp van projecten gebeurd, is het logisch dat projectmanagers een steeds grotere invloed krijgen op de realisatie van de strategie van de organisatie.
Voor projectmanagers betekent dit dat zij zich niet meer alleen richten op de realisatie van projectresultaten, maar ook op de manier hoe hun project in de strategie past en zelfs in het definiëren van nieuwe projecten. Een goed begrip van hoe projecten, programma’s en projectportfolio’s dan samen optrekken is cruciaal. De verantwoordelijkheid van de projectmanager in de realisatie van de strategie van de organisatie neemt dus toe.
3. Hybride projectmanagement
Er is steeds meer vraag naar een op maat gemaakte aanpak van projecten. Ieder project heeft een eigen en snel veranderende projectomgeving die vraagt om een projectbenadering die hierbij aansluit. Doordat de focus steeds meer ligt op het behalen van deliverables en veranderbereidheid, gaat het steeds minder om het voldoen aan een vooraf vastgesteld plan.
Projectmanagers zijn door deze verschuiving meer aangewezen op hun eigen kritische denkvaardigheid en professionele oordeelsvorming. Zij krijgen hierdoor de vrijheid om een eigen aanpak toe te passen door voor- en nadelen van elke aanpak tegen elkaar af te wegen. Veelal wordt gekozen voor een hybride benadering waarin zowel elementen uit de traditionele watervalaanpak als uit de agile methode worden gebruikt.
Door de hybride aanpak kan de projectmanager het project vooraf plannen, terwijl er ook snel kan worden gereageerd op veranderingen. Hoewel deze trend niet nieuw is, is hij nog lang niet op zijn hoogtepunt.
4. Opkomst van Agile transformatie
De opmars van agile werkwijzen in de afgelopen twee decennia is niet te ontkennen. Tot nu toe houdt projectmanagement zich prima staande binnen agile organisaties. Het zijn namelijk vooral de IT-afdelingen die de agile werkwijze doorvoeren. Vergeet alleen niet dat de rest van de organisatie steeds afhankelijker wordt van goed werkende IT-systemen.
Hierdoor moet de projectaanpak binnen de operationele en de stafafdelingen beter aansluiten op de agile werkwijze van IT. Dit zal ertoe leiden dat er in de komende jaren nog veel bedrijfsbrede agile transformaties geïnitieerd gaan worden, waarbij hele organisaties agile moeten worden. De inrichting van waardstromen is daar een belangrijk onderdeel van. Doorlopende veranderinitiatieven worden dan vermeld met termen als ‘epics’ en ‘features’ in het hybride veranderportfolio.
Verder lezen: Agile werken wordt een strategische transformatieprioriteit.
5. Datagedreven besluitvorming
Projectmanagers hebben steeds vaker te maken met een overvloed van data in projecten, waarbij het soms niet meevalt om door de bomen het bos nog te zien. Het wordt daarom steeds belangrijker voor projectmanagers om deze data te verzamelen, te analyseren, te bespreken en uiteindelijk te beoordelen op relevantie en kwaliteitsnormen.
Ruwe data kan op deze manier omgezet worden in objectieve gegevensinzichten, die kunnen bijdragen aan het maken van weloverwogen beslissingen binnen projecten.
6. Het belang van EQ
De tijd dat een projectmanager succesvol kon zijn door slechts te sturen op planning, budget en scope ligt achter ons. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de mate waarin een projectmanager kan omgaan met de emoties van zijn of haar teamleden en zichzelf cruciaal is voor het goed functioneren van een het projectteam. Aangezien alleen een goed functionerend team goede resultaten kan opleveren, is het hebben van een hoog EQ essentieel voor een projectmanager.
De projectmanager moet zich bewust zijn van alle onderstromen in het team: Hoe zit iedereen in de wedstrijd? Wat zijn hun drijfveren? Zijn er redenen waarom teamleden niet optimaal kunnen functioneren? Welk effect heeft de projectmanager op anderen? En hoe kan de projectmanager een rol spelen in het wegnemen van de belemmeringen? Kortom: een projectmanager moet zich gaan verdiepen in mensen, emoties en bovenal zichzelf.
7. Toenemende vraag naar portfoliomanagement
Projectportfoliomanagement (PPM) zorgt voor selectie en realisatie van díe veranderinitiatieven die – in samenhang – het beste bijdragen aan de waarde van de organisatie. Daarmee geeft PPM organisaties grip op veranderingen om hun doelen te bereiken.
De vraag naar flexibiliteit en aanpassingsvermogen neemt nog steeds toe. Overzicht en inzicht helpt om de nodige rust en ruimte te creëren en het hoofd koel te houden. PPM gaat al lang niet meer over alleen projecten. Door de opkomst van agile zijn veel portfolio’s hybride geworden, met diverse soorten veranderinitiatieven die hun bijdrage willen leveren. En dat geeft nieuwe impulsen aan het portfoliomanagement.
Verder lezen: Zeven handvatten voor effectief portfoliomanagement.
8. Focus op (snel) waarde creëren
De laatste jaren zijn snel waarde leveren en flexibel zijn essentiële eigenschappen van organisaties om continuïteit te waarborgen. De noodzaak voor flexibiliteit en waardecreatie is ook binnen organisaties de norm geworden waaraan projecten moeten voldoen. De horizon wordt hiermee korter, wat betekent dat projecten sneller hun resultaten en waarde moeten laten zien en daarmee opleveren.
Om hieraan te kunnen voldoen is meer en beter inzicht nodig in de waardeverdeling zodat deze kan worden opgenomen in de projectaanpak. Hulpvragen die hierbij helpen zijn: Wat is er nu nodig? Waar is de meeste vraag naar? Wat zijn quick wins? Welke afhankelijkheden zijn (vooralsnog) te complex? Door (deel)resultaten of mijlpalen op basis van deze parameters te waarderen en inzichtelijk te maken aan de business, worden projecten nog succesvoller.
9. Change management
Een fluctuerende markt brengt veel onzekerheid met zich mee. Projectprofessionals zien dit terug in hun werk. Zo ook in het afgelopen coronajaar. Organisaties proberen meer op eigen kracht te doen (met hun eigen mensen). En dat niet alleen, er wordt een breder beroep gedaan op de competenties van de projectmanagers. Met name op het gebied van change management zijn organisaties terughoudend om daar specifieke change managers voor aan te trekken.
Change management wordt daarom steeds meer een onderdeel van projectmanagement. De projectmanager dient zich naast het leiden en begeleiden van het project ook te ontfermen over de verandering en de acceptatie hiervan door de betrokken partijen. Er zal van de projectmanagers verwacht worden dat zij een change managementplan ontwikkelen als onderdeel van het projectplan.
Verder lezen: Laag verandervermogen bedreigt slagingskans van projecten.
10. AI en automatisering in projectmanagement
De afgelopen jaren starten organisaties in toenemende mate met het gebruik van artificial intelligence (AI) in projectmanagement. AI in projectmanagement helpt het vereenvoudigen van het succesvol uitvoeren van projecten.
Door het automatiseren van dagdagelijkse werkzaamheden, zoals planning, budget control en resourceplanning, kan de projectmanager zijn focus verleggen van administratief werk naar inhoudelijk bijdragen aan het project dan wel het leiden van het projectteam en zijn teamleden.
