‘Hybride werken een win-win voor bedrijven en medewerkers’
Nu de stofwolken van de inslag van Covid-19 beginnen op te trekken, valt één ding op, zegt Kevin Hermes, consultant bij Improven. “Hybride werken, deels vanuit huis, deels vanuit kantoor, brengt tal van voordelen met zich mee. Laten we ervoor zorgen dat we ook op de wat langere termijn hiervan kunnen blijven profiteren.”
Welke coronacrisis-vernieuwingen kunnen ook in de nabije toekomst blijvend van waarde zijn?
Het op afstand werken of gecombineerd thuis en op de zaak werken, blijkt onverwacht allerlei positieve neveneffecten te hebben. Medewerkers werken efficiënter. Ze vergaderen korter. Ze verliezen geen tijd meer in de file. Er is minder ergernis. Men is productiever doordat thuis gewerkt kan worden aan klussen waar men op kantoor niet aan toekomt.
En er is een betere ‘work-life-balance’. Er zijn allerlei onderzoeken die dat bevestigen en waaruit blijkt dat de werknemertevredenheid sterk toeneemt als een werkgever de mogelijkheid biedt om flexibel te werken.
Daarnaast zijn er andere interessante voordelen. Het kan allerlei besparingen opleveren. Denk aan andere leasecontracten, want men zit minder op de weg. Besparingen op kantoorkosten, want men heeft minder grote kantoren nodig. En minder onderhoudskosten, cateringkosten en schoonmaakkosten. Hybride werken kan daarnaast een grote bijdrage leveren aan het verminderen van de CO2-uitstoot.
Zijn dit nieuwe inzichten of zijn bedrijven hier al langer mee bezig?
Het is bij veel organisaties al veel langer onderwerp van gesprek. Maar wat in de weg stond was de opvatting dat je fysiek bij elkaar moet zitten om bedrijfsprocessen goed te laten verlopen. Op basis van de ervaringen van de afgelopen maanden weten we nu dat dit niet zo is.
Gaan organisaties deze nieuwe manieren van werken blijvend integreren, ook als dat vanuit medisch oogpunt niet langer nodig is?
Ik verwacht van wel, maar ik denk ook dat dit sterk afhankelijk is van het type management van organisaties, en ook van de sector waarin bedrijven actief zijn. Bepaalde sectoren zoals ICT, onderwijs en financiële dienstverlening lenen zich beter voor flexibel werken omdat hier relatief veel kantoorwerkzaamheden worden verricht. Andere sectoren zoals de bouw of agrarische sector hebben hier minder profijt van.
Grote bedrijven en overheden zetten nu al in op een bezettingsgraad van hun kantoren van 70% van de totale fte. Er zullen organisaties zijn waar men zo snel mogelijk terug wil naar de oude situatie. Maar er zullen ook organisaties zijn die de crisis als een les of wake up call ervaren en die bewust níet teruggaan naar de oude situatie.
Bij Improven denken we dat vooral bedrijven met creatieve en innovatieve managers zullen inzetten op meer hybride werken, bijvoorbeeld op 50/50-basis, en hiervan gaan profiteren.
Ken je organisaties die al gekozen hebben voor hybride werken en dit blijvend willen integreren?
Ik zie dat gebeuren bij uiteenlopende organisaties, van heel groot tot heel klein, van ministeries tot zorgverleners, zoals bijvoorbeeld fysiotherapeuten. Daar zijn erbij die zeggen nu al: na de crisis gaan we zo door. Dus hybride, waarbij niet langer al het contact met cliënten face-to-face plaatsvindt. Maar denk ook aan verstrekkers van hypotheken. Het hele proces kan digitaal en heeft zich al bewezen bij zowel de afnemers als verstrekkers. Dat scheelt enorm veel tijd voor alle partijen.
Gedreven door corona wordt actiever ingezet op het integreren van digitale toepassingen in de processen en dienstverlening. Ook als over een tijdje de restricties van overheidswege verder worden versoepeld. De overtuiging groeit dat digitalisering – want daar gaat het in essentie over – van grote toegevoegde waarde is.
Hoe kunnen organisaties de voordelen van hybride werken goed borgen?
Hybride werken raakt aan alle facetten van een organisatie. Het heeft gevolgen voor de technologie en processen, voor de fysieke omstandigheden waaronder medewerkers hun werk doen, en voor het gedrag van medewerkers. Daarom is het belangrijk dat – als gekozen wordt voor hybride werken – dit ook onderdeel is van de visie en de strategie van een bedrijf. Dat moet bovendien door het management ook actief worden uitgedragen.
Begin maart begrepen medewerkers heel goed dat op afstand werken nodig was vanwege corona. Maar als een organisatie daarmee wil doorgaan als er geen medische noodzaak meer is, dan moet men dit opnemen in de bedrijfsprincipes. Bijvoorbeeld door te stellen dat medewerkers als zelfstandige professionals dienen te worden gezien.
“Hybride werken raakt aan alle facetten van een organisatie: technologie en processen, mensen en cultuur.”
Met alles en ook hiermee is er wel een bepaald kantelpunt. Kleinere meetings tot zes personen zijn op afstand prima te houden maar bij grotere groepen werkt dit minder goed. Op afstand werken of hybride werken is dus geen doel op zich. In de eerste plaats gaat het om goede en effectieve bedrijfsprocessen.
Wat raad je bedrijven aan die een stap willen zetten op dit gebied?
Bij Improven denken we dat je dit het beste integraal kunt benaderen, vanuit een totaalvisie. Als een bedrijf of organisatie besluit om medewerkers structureel deels thuis en deels op kantoor te laten werken, bijvoorbeeld op basis van een 50-50-verdeling, dan moet dat op alle niveaus worden ondersteund. Dat heeft gevolgen voor de bedrijfsprincipes, technologie, infrastructuur, processen, HR-beleid, beoordelingen en evaluaties.
Maar het heeft ook gevolgen voor de manier van managen en sturing geven. Alles wat je doet moet in dienst staan van die keuze. Bij aanvang van de coronacrisis zijn er ad hoc-oplossingen gekozen, het was rennen, het was gaan! Dat kon ook niet anders. Maar nu is het moment gekomen om meer strategisch en gestructureerd te werk te gaan. Organisaties kunnen nu prima beoordelen wat er goed ging en wat er minder goed ging en op basis daarvan een plan maken voor een volgende stap.
Wat betekent dat voor specifieke deelgebieden zoals de technologie waarmee bedrijven werken?
Dat is het terrein waarop Improven bij uitstek goed thuis is. Het betekent bijvoorbeeld dat men goed kijkt naar de verschillende processen en daaraan gerelateerde applicaties die worden gebruikt. Voldoen die of niet? En zo niet, hoe kunnen dan verbeteringen worden gerealiseerd? Moet er misschien andere software worden geselecteerd?
En vergeet niet het aspect veiligheid. Breng beveiligingsissues in kaart en kijk goed welke maatregelen daarvoor genomen moeten worden. Maar doe alles vanuit de visie waar je als organisatie naartoe wilt voor wat betreft hybride werken. Wij zijn ervan overtuigd dat organisaties die hybride werken als de nieuwe standaard zien, met circa 50 tot 60 procent remote werken, daardoor beter zijn voorbereid zijn op crisissituaties die zich in de toekomst kunnen voordoen.
Zie het als een nieuw onderdeel van risicobeheersing. Organisaties die de komende tijd weer teruggaan naar 0 tot 30 procent remote werken, zullen wellicht opnieuw noodmaatregelen moeten treffen als zich een crisis voordoet.
Hoe pakt Improven dit soort vraagstukken aan?
Improven verbetert samen met de klant de processen, projecten en informatievoorziening vanuit een finance-, risk- en IT-perspectief. Geen dikke rapporten of standaard blauwdrukken, maar een verbeterplan met scenario’s, passend bij de aard en omvang van de klant. Onze oplossingsrichting sluit aan bij de best practice in de desbetreffende bedrijfstak want wij hebben het overzicht van wat er in de markt gebeurt. Die inzichten gebruiken we om vraagstukken op gestructureerde wijze en toekomst-robuust op te lossen.
