‘Voor ons is remote-consulting al lange tijd dagelijkse kost’

03 april 2020 Consultancy.nl

Door het coronavirus werken we ineens massaal thuis. Voor sommige bedrijven is dat een uitdaging, voor andere niet, zegt Improven-consultant Jacco van de Griek: “Voor ons is remote consulting al lange tijd dagelijkse kost.”

Hét middel om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan is social distancing. En dus werkt Nederland zoveel mogelijk thuis. Voor veel organisaties is dat een hele klus, omdat het bijvoorbeeld niet eenvoudig is om projecten door te laten gaan als werknemers elkaar fysiek niet kunnen ontmoeten. De vraag is dan ook: hoe kun je er als organisatie voor zorgen dat medewerkers zo optimaal mogelijk thuis kunnen werken?

Voor Jacco van de Griek, werkzaam bij adviesbureau Improven, is thuiswerken niets nieuws. Al enkele jaren werkt hij als projectlead of PMO-lead in grote internationale transformatieprogramma’s in de FMCG-branche. Bijna 70% van de collega’s met wie Van de Griek samenwerkt ziet hij nooit ‘in het echt’. Wat dat betreft is hij een ware expert op het gebied van thuiswerken. Aan het woord Van de Griek, die onlangs zijn ervaringen op dit vlak deelde.

Volgens Van de Griek zijn Nederlandse bedrijven en organisaties niet allemaal even ver met werken op afstand: “Het volwassenheidsniveau verschilt enorm. Remote werken vraagt veel van systemen en mensen en daar zijn soms ook forse investeringen mee gemoeid. In deze bijzondere tijden merken wij dat als gevolg van de coronamaatregelen juist veel grote overheidsinstellingen al behoorlijk digitaal zijn uitgerust.”

Jacco van de Griek, Business Consultant bij ImprovenVoor het midden- en kleinbedrijf is remote werken relatief nieuw, benadrukt Van de Griek: “Daar helpt deze onzekere periode niet om versneld investeringen te kunnen doen. Gelukkig is een deel van deze bedrijven al bezig met een inhaalslag. Ten slotte heb je de multinationals en grote corporates. Die doen eigenlijk niet anders. Wereldwijd digitaal samenwerken is daar eerder regel dan uitzondering dus daar zit ik goed op mijn plek.”

Een belangrijk aspect dat ontbreekt bij het remote werken is het directe contact. “Snel even bijpraten bij de koffieautomaat kan niet”, vertelt Van de Griek. “Dat vraagt om een andere, meer assertieve en proactieve houding van alle betrokkenen. Zorg allereerst voor een duidelijk ritme in het contact. Je kunt bijvoorbeeld afspreken om elke dag te beginnen met een korte ‘call’ met het hele team, zodat je kunt bespreken waar iedereen mee bezig is. Maar ook buiten de geplande afspraken moet je initiatief blijven nemen. Daarin verschilt remote werken van de situatie op kantoor.”

Van de Griek geeft aan dat er twee belangrijke aspecten zijn waar organisaties en medewerkers op moeten letten bij thuiswerken: “Allereerst het instrumentarium om remote te kunnen werken. En daarnaast de inrichting van het kantoor aan huis. De keuze van het juiste instrument krijgt bij bedrijven de meeste aandacht. Daarbij speelt de vraag: ‘Welke instrumenten zijn het meest geschikt voor onze organisatie?’ Maar je kunt nog zulke mooie tools hebben, als een collega zich thuis niet kan concentreren, dan werkt het niet.”

Het is belangrijk dat medewerkers een goede werkplek hebben, zegt Van de Griek: “Waar zij documenten, notities en andere zaken bij de hand hebben. Het is ook relevant dat er goede afspraken worden gemaakt met de eventuele partner, die mogelijk ook vanuit huis werkt. Wie werkt waar? Als er kinderen zijn: wie zorgt er voor ze? Is er een werkrooster en een goede taakverdeling? Als er dan een call of videoconference is, dat worden de werkende ouders niet gestoord.”

“We moeten deze crisis zien als een kans om deze manier van werken breed en versneld in Nederland te introduceren.”

Dat Nederland nu grootschalig thuiswerkt is niet bepaald een vrije keuze. Velen kunnen dan ook niet wachten tot ze weer naar kantoor kunnen. Toch heeft het gedwongen thuiswerken volgens Van de Griek ook een groot voordeel: “We moeten deze crisis zien als een kans om deze manier van werken breed en versneld in Nederland te introduceren. Als je ervoor zorgt dat bijeenkomsten op vaste momenten plaatsvinden en in de agenda’s staan van alle teamleden voor de hele periode dat het nodig is, dan kun je haast probleemloos remote werken. Met de coronacrisis plan ik alle meetings digitaal en vooraf in tot en met medio april. En ik zorg dat iedereen daarvan op de hoogte is.”

Van de Griek laat weten dat het daarbij ook belangrijk is om vast te stellen welke systemen worden gebruikt om met elkaar contact te hebben en om het project uit te voeren: “Voor conference-calls kan dat Skype zijn, maar ook MS Teams of Zoom. Er zijn ook allerlei andere tools die geschikt zijn.”

Bij het gebruik van die communicatieoplossingen komen echter ook nog allerlei hulpmiddelen kijken, zoals Agile-teams, JIRA en Planner van Microsoft. “Waar het in dit geval feitelijk om gaat, is dat iedereen weet waarmee wordt gewerkt en waarmee de werkprocessen beheersbaar worden gemaakt. Zodat teamleden weten waar ze moeten kijken om te weten wat de actiepunten zijn”, aldus Van de Griek.

Als organisaties de komende tijd meer willen gaan inzetten op thuiswerken, dan is het volgens Van de Griek verstandig als ze allereerst nagaan welke systemen en hulpmiddelen ze al in huis hebben: “Zorg vervolgens dat medewerkers weten dat ze daarmee kunnen werken. Laat elk team zichzelf uitdagen en ermee experimenteren om zich bepaalde functionaliteiten eigen te maken. Zorg verder voor een duidelijke ‘drumbeat’ zodat men weet wanneer er digitale meetings worden gehouden. En experimenteer met leuke dingen. Denk aan een vrijdagmiddagborrel via Skype.”

Van de Griek geeft aan dat bedrijven Improven kunnen inschakelen om hen te ondersteunen bij de transformatie naar meer remote werken: “Wij begeleiden diverse organisatie bij remote werken-vraagstukken. Eerst bepalen we samen de huidige situatie en de ambitie. Aansluitend komen we met praktische voorstellen en uiteraard volgt dan de werkelijke implementatie.”

“Alles wat we dan doen gaat op afstand. Als er zaken moeten worden geïnstalleerd of aangepast dan doen we dat online. Fysiek contact is niet nodig. Dus we houden ons te allen tijde aan de richtlijnen van de overheid. We kunnen remote werken in een korte tijd opzetten en operationeel maken, waardoor organisaties of ondernemingen razendsnel door kunnen met hun kernactiviteiten”, besluit Van de Griek.


×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup