VKA-directeur deelt ervaringen met digitaal samenwerken
Door de verregaande maatregelen van het kabinet is werkend Nederland fundamenteel veranderd. Een groot gedeelte van de beroepsbevolking, uitgezonderd mensen in cruciale beroepen, werkt vanuit huis. Marc Gill’ard is directeur van adviesbureau VKA. Hij deelt zijn ervaringen over de eerste twee weken van thuiswerken.
“Sinds onze oprichting 35 jaar geleden hebben we nooit zo’n extreme en acute verandering meegemaakt”, vertelt Gill’ard. “Onze manier van werken en samenwerken is in een week tijd enorm veranderd.”
Hij zegt dat de transitie naar virtueel werken bij consultants succesvol is verlopen. “Wij zijn nu volledig ‘om’ en voeren al onze adviesopdrachten op afstand uit.” De transitie ging deels zo vloeiend omdat VKA en zijn IT-afdeling zich goed hebben voorbereid op thuiswerken: “We zagen de corona-impact al voor de huidige maatregelen van het kabinet aankomen en hebben ons daarop voorbereid.”
De digitale samenwerkomgeving van het kantoor – ‘Teams’ – is volgens hem uitermate geschikt voor werken op afstand: “We kunnen hiermee onderling samenwerken en ook samen met onze opdrachtgevers.”
Voor de ondersteunende medewerkers vormde de omslag een grotere uitdaging, omdat zij juist gewend zijn fysiek op kantoor te werken. “Deze manier van werken is voor onze supportstaf deels nieuw – ik ben dan ook erg trots op alle collega’s die zich in een oogwenk hebben aangepast.”
Inmiddels heeft VKA met 80 collega’s een plenair overleg gehouden via Teams. “Het was een succes en veel collega’s vroegen zich af waarom we dit niet eerder hebben gedaan”, aldus Gill’ard, die toevoegt: “En inmiddels hebben we al een digitale kraamvisite en drie digitale vrijmibo’s [vrijdagmiddagborrels] gehouden.”
Tips voor concullega’s
Reflecterend op de afgelopen weken, ziet Gill’ard vijf adviezen voor collega-directeuren van adviesbureaus. Het eerste is zorgen dat de digitale samenwerkomgeving goed is ingericht, en dat iedereen middels trainingen in staat is er goed mee te werken.
Het tweede is het ondersteunen van medewerkers en zorgen dat ze een geschikte thuiswerkplek hebben: “Langere tijd structureel thuiswerken is wat anders dan de dag thuis starten met het beantwoorden van e-mail of thuis in concentratie een rapport schrijven. Structureel thuiswerken vraagt om een goede werkplek.”
Ten derde is het belangrijk om extra aandacht te geven aan de veranderende thuissituatie. Neem ouders, die nu extra voor hun kinderen moeten zorgen of hen moeten helpen met huiswerk. Biedt hen de flexibiliteit hiervoor. Maak zo nodig duidelijke afspraken over wanneer collega’s op een ander moment hun werk kunnen doen.
Een vierde les die Gill’ard heeft meegenomen is dat het belangrijk is te accepteren dat het voor iedereen wennen is om op afstand te werken: “Het kost nou eenmaal even tijd, en sommigen ervaren dit als lastiger dan anderen.” Hierbij komt dat de vorm van samenwerking nu net zo belangrijk wordt als de inhoud – “bespreek daarom tijdens calls en voortgangsoverleggen ook hoe de samenwerking loopt en zorg voor meer structuur in de overleggen op afstand”.
Tot slot moeten adviseurs begrijpen dat digitaal werken fundamenteel anders is dan fysiek werken. De oude aanpak één-op-één plakken in de huidige – volledig digitale – manier van werken is niet raadzaam. “Dat kan vertrouwd voelen, maar is suboptimaal”, legt Gill’ard uit. “De adviesaanpak moet ontworpen zijn vanuit de gedachte van digitaal samenwerken ‘op afstand’, die de daarvoor beschikbare digitale tools benut.”
Dit heeft geleid tot nieuwe, verrassende inzichten, vertelt Gill’ard: “Soms merken we dat op afstand ontwikkelen efficiënter en sneller kan zijn dan een traditionele aanpak. Zonder dat het onderzoek en het resultaat inboeten aan kwaliteit. Sterker nog: online kun je efficiënter een grotere groep stakeholders betrekken voor het creëren van draagvlak, dan met traditionele interviews of workshops. Ik verwacht dat hierdoor – ook na de crisis – de manier waarop wij adviseren duurzaam is veranderd.”
“Tegelijkertijd kijk ik er nu al naar uit om weer gezellig samen te overleggen, te brainstormen of te borrelen”, besluit Gill’ard.
