Project Management Office (PMO)-trends voor 2021
Voor projectmanagement officers was 2020 een van de meest bewogen jaren ooit. PMO-leiders en teamleden moesten hun projecten door een ongekende onzekere periode loodsen. Tegelijkertijd moesten initiatieven gericht op digitalisering in sneltreinvaart worden uitgerold. Wat heeft het nieuwe jaar in petto? De belangrijkste PMO-trends voor 2021.
Experts van Steerco, een adviesbureau gespecialiseerd in programma- en projectmanagement, nemen aan het begin van elk jaar de belangrijkste trends in het PMO-vak onder de loep. Ze baseren zich hierbij op hun ervaringen in het werkveld, op ontwikkelingen die ze zien bij hun opdrachtgevers en in PMO-communities, en op internationaal onderzoek.
Volgens de experts van Steerco zijn dit de drie belangrijkste PMO trends om in 2021 in de gaten te houden:
Gecentraliseerde en strategische PMO
Grote organisaties hebben in de regel vaak meer dan één PMO-afdeling, leggen de experts uit. “Met name bij enterprise organisaties zie je decentrale PMO-functies en zien we zelfs meerdere PMO’s binnen dezelfde afdeling. We verwachtten dat het aantal zal afnemen ten gunste van de gecentraliseerde enterprise PMO.”
Deze volwassen PMO-afdeling ondersteunt het enterprise portfoliomanagement, dat de strategische doelstellingen van de organisatie volgt. “Enterprise portfoliomanagement is beter in staat tot het prioriteren en bewaken van de juiste projecten om die strategische doelstellingen te bereiken met minimale bedrijfsrisico’s.”
Een gecentraliseerde enterprise PMO moet zichzelf continu de vraag stellen: draagt het programma of project nog bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie? Is dit project (nog steeds) echt zo belangrijk en relevant?
“Het lijken simpele vragen. De praktijk is echter weerbarstiger dan de theorie, als het aankomt op het stellen van prioriteiten binnen project portfoliomanagement. Dit komt vooral door de verschillende belangen binnen de organisatie. Je projectportfolio indelen volgens de strategische thema’s en drivers van de organisatie kan hier goed bij helpen.”
Hybride projectmethoden
Het implementeren en werken op basis van Agile zal blijven toenemen en uitbreiden, vertellen de adviseurs. Organisaties merken echter ook dat het uitvoeren van elk project op een Agile manier soms gewoon niet werkt. “Agile is niet de heilige graal die ze verwachtten. Als de projectwerkzaamheden overzichtelijk zijn en de doelen vooraf duidelijk zijn, is het misschien beter om een hybride aanpak te gebruiken op basis van zowel Agile als traditionele watervalmethodes.”
Steerco vindt dat organisaties voor elk project of situatie moet kiezen wat het beste werkt, er is geen goed of slecht. Maar welke methode ook gebruikt wordt, “PMO’s zullen flexibel moeten zijn in het ondersteunen van de gekozen aanpak. Doen ze dit niet, door bijvoorbeeld weerstand te bieden tegen verandering of erop te staan de traditionele methodes te blijven gebruiken, zullen zij het risico lopen om als de ‘zwakste schakel’ over te komen.”
Lees verder: Agile omgeving vraagt om hybride portfoliomanagement-aanpak.
Realtime data voor remote werken
De grootste PMO-trend voor 2021 betreft volgens de experts gegevens die – realtime – worden omgezet in informatie die overal en altijd beschikbaar is. “Omdat we tegenwoordig in een steeds dynamischere wereld leven, veranderen organisaties snel waarbij kwaliteit en time-to-market een belangrijk onderwerp is. Dit vereist dat de opdrachtgever van een project, leden van de stuurgroep en andere stakeholders altijd realtime inzicht willen hebben over de status van de projecten binnen de strategische portfolio.”
Toch lukt dit bijna nooit. Dit komt voornamelijk omdat de projecten wel dynamisch zijn maar de manier van rapporteren niet, leggen de experts uit. “Zo kan een PMO uren spenderen in het opstellen van een rapport met behulp van Microsoft PowerPoint-, Excel- of Word-sjablonen. En wat blijkt – tegen de tijd van het delen of presenteren is de informatie al niet meer actueel.”
Volgens Steerco zal de behoefte naar online project portfoliomanagement-software groeien. “Zulke oplossingen ondersteunen de projectorganisatie in het dagelijks (remote) beheer en aansturing van de projecten met alle gegevens op één centrale plek. Door gebruik te maken van slimme dashboards kan eenvoudig de belangrijkste informatie worden gevisualiseerd.”
Zulke tools kunnen ook met een druk op de knop maatwerkrapportages creëren voor de verschillende doelgroepen. De experts besluiten: “Een portfolio dashboard biedt senior management bijvoorbeeld een overzicht op hoog niveau van de algehele status van de strategische portfolio. Digitale projectstatusrapporten tonen de actuele voortgang, status van problemen, risico’s en budgetgegevens aan projectmanagers en teamleden.”
