Tien redenen waarom een PMO waarde toevoegt

27 augustus 2020 Consultancy.nl

De Project Management Office (PMO) wint steeds meer aan terrein binnen organisaties. Wat maakt de PMO zo geliefd?

Op hoofdlijnen is een PMO verantwoordelijk voor de standaarden voor projectmanagement en voor het zorgdragen dat projecten binnen de gestelde tijdskaders en het budget soepel verlopen. De PMO kan worden gezien als de smeerolie binnen de projectorganisatie – zij bewaken de projectstatus en de richting, zorgen dat alle werkstromen zijn gestroomlijnd richting één en hetzelfde doel en dat alle stakeholders op de hoogte blijven van de voortgang van projecten en van de noodzakelijke acties. 

Volgens data van het IPMA – een organisatie voor projectmanagementprofessionals – maakt inmiddels meer dan twee derde van grote organisaties gebruik van PMO’s voor het beheren van zijnprogramma’s en projecten. Ook in Nederland is de PMO razend populair – experts van Maastrichts projectmanagementbureau MOJEO delen tien redenen waarom dit het geval is: 

1. Inzicht met een oogopslag

Een PMO is dé centrale plek van een projectorganisatie waar data van de verschillende projecten wordt opgeslagen. Een PMO’er zorgt dat de data zo volledig mogelijk is en werkt deze op vastgestelde momenten bij in een dashboard waardoor een manager precies kan zien wat de statussen zijn en waar hij de aandacht voornamelijk op moet vestigen. Met een PMO blijft men dus ‘in control’.

2. Dedicated professional voor communicatie

Het PMO verzamelt data rondom projecten. Een PMO’er verzendt deze data in bondige managementsamenvattingen naar de desbetreffende managers die hiervan op de hoogte gesteld moeten worden. Het is de taak van het PMO om iedereen open te laten communiceren met elkaar. Door nuttige informatie te communiceren met verschillende lagen in de organisaties vult het PMO dit belangrijke component van een volwassen projectorganisatie succesvol in.

3. Helderheid in de werkcapaciteit op basis van data

Het is belangrijk om op basis van data beslissingen te maken met betrekking tot het laten starten van bijvoorbeeld nieuwe projecten. Wat is de huidige tijdsbesteding van alle projectmanagers op de verschillende projecten? En welke projectmanagers kunnen wellicht nog taken van andere projecten bij de huidige werkzaamheden krijgen? In het geval dat er echt geen werkruimte is om een nieuw project te starten kan dit aan de hand van de data hard gemaakt worden richting het hoger management en kunnen, indien nodig, meer projectmanagers worden aangenomen/ingehuurd. Kortom, het PMO biedt helderheid in de (werk)capaciteit.

Tien redenen waarom een  PMO waarde  toevoegt

4. Lessons learned ophalen en delen

Er wordt voortdurend kennis opgedaan tijdens de doorloop van een project. Problemen die opgelost moeten worden vragen vaak van projectmanagers een creatieve en inventieve manier van denken. Het PMO zorgt ervoor dat deze oplossingen en kennis opgeslagen worden in een Lessons Learned-log. Deze kan bijvoorbeeld gedeeld worden met een projectteam dat één week later aan het stoeien is met een soortgelijk probleem.

5. Standaard projectrichtlijnen als leidraad

Bij het opzetten van een PMO wordt een standaard richtlijn gemaakt waarmee de organisatie het meest efficiënt projecten kan draaien. Het PMO zorgt ervoor dat deze route bewaakt en gedocumenteerd wordt. Zo is er precies duidelijk in een organisatie wanneer nu iets een project is en hoe de hele route wordt afgelegd. Door in de beginfase van een PMO met alle belangrijke stakeholders de projectroute te bespreken weet men zeker dat deze route goed aansluit op de cultuur van de organisatie. 

6. Tijdsbesparing voor projectmanagers

Door de secretariële en facilitaire werkzaamheden in kaart te brengen kan het PMO bekijken in hoeverre die centraal geregeld kunnen worden door een Project Management Officer. Van het opstellen van notulen in een belangrijke board meeting tot aan het voorafgaand regelen van de vergaderzaal en de lunch. Allemaal taken die zonder een PMO meestal deel uitmaken van de werkzaamheden van de projectmanager. Hiermee kan kostbare tijd van projectmanagers bespaard worden.

7. Projectissues identificeren en vastleggen

Er zijn projecten waarbij issues elkaar in hoog tempo opvolgen. In deze situatie is het belangrijk om vanuit een issueregister te werken om de problematiek te verhelpen. Een PMO kan de projectorganisatie hierbij ondersteunen en helderheid verschaffen. Vanuit het centrale punt in de projectorganisatie kunnen issues organisatiebreed uitgezet en verholpen worden. Het issueregister wordt vervolgens netjes gedocumenteerd zodat het ook als een Lessons Learned-log kan dienen voor toekomstige projecten.

8. Duidelijke financiële prognoses maken en bewaken

Het is, net zoals bij resource- en capaciteitsmanagement, belangrijk om inzicht te hebben in de financiën van een projectmanagementorganisatie. Een PMO zorgt ervoor dat dit op projectniveau inzichtelijk wordt gemaakt en hierop gestuurd kan worden. Rapportages over projectfinanciën kunnen op verzoek of met een bepaalde frequentie opgestuurd worden naar het hoger management.

9. Centrale opslag informatie en documenten

Een PMO kan fungeren als dé centrale plek waarop informatie en documenten over een project op een goede manier wordt opgeslagen. Het PMO beheert deze documenten (bijvoorbeeld versiebeheer) en zorgt ervoor dat deze voor een ieder (met de juiste bevoegdheden) makkelijk toegankelijk zijn.

10. Risico’s identificeren, vastleggen en bewaken

Door voorafgaand aan de start van een project de risico’s te identificeren en vast te leggen kan gekeken worden in hoeverre en in welke mate risico’s optreden en hoe deze door middel van Lessons learned en/of opgeloste problemen in reeds afgeronde projecten al bij voorbaat verholpen kunnen worden. Het PMO kan een projectmanager de juiste handvatten bieden en operationeel ondersteunen om dit proces zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.


Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup