Projectmanagement-experts over ontwikkelingen in het PMO-vak
Hoe is het om werkzaam te zijn in het snel veranderende projectmanagement-vakgebied? Consultancy.nl vroeg het aan Martine Berends van buro C5 en Roger Vikdazir van zusterbedrijf PMO Lead.
De afgelopen decennia heeft de wereld van projectmanagement bepaald niet stilgestaan. Voortgestuwd door de noodzaak om zichzelf constant opnieuw uit te vinden, is de vraag onder bedrijven naar projectmanagers flink toegenomen. Tegelijkertijd hebben ook de rollen binnen het vakgebied zich ontwikkeld. Waar het eerst vaak ging om functies op het gebied van project en management support, ligt de nadruk nu veelal op PMO- en projectmanagementadvies-gerelateerde rollen.
Martine Berends
Martine Berends is al meer dan tien jaar actief in het projectmanagement- en PMO-vak. “De opdrachten waar ik aan heb gewerkt waren zeer divers, van assistent-projectleider bij een gemeente op ruimtelijke ontwikkeling tot ondersteuning bij de invoering van MS Project bij een logistiek bedrijf”, vertelt ze. “In mijn laatste rol vanuit buro C5 werkte ik als programmamanagement officer op een SAP-implementatieproject. Eigenlijk heb ik zo'n beetje alle voorkomende PMO-werkzaamheden wel gedaan bij een enorme variatie aan organisaties. Het contact met buro C5 gaat al terug naar 2013 en ik vind het leuk dat ze bij deze functie weer aan mij gedacht hebben en we de samenwerking aan zijn gegaan.”
Ze heeft de vele ontwikkelingen binnen het vak dan ook uit eerste hand meegemaakt, waarbij ze wel opmerkt dat de veranderingen nogal verschillen per organisatie. “Binnen sommige organisaties is de rol nog echt ingericht als projectsecretaris, waarbij je voornamelijk ondersteunende werkzaamheden verricht. Maar je ziet ook steeds meer organisaties waar PMO echt wordt gezien als een specialisme – een spil in een programma, het loket waarbij zowel de projectleden als de stakeholders terecht kunnen.”
Haar eigen werk is er vooral interessanter door geworden: “Persoonlijk heb ik gemerkt dat ik steeds meer een gesprekspartner ben geworden van de programmamanager en dat vind ik een hele leuke en positieve ontwikkeling. Mijn programmamanager organiseert een en ander op bestuurlijk/directieniveau en ik organiseer de werkzaamheden op meer uitvoerend niveau.”
De PMO’er vervult ook een belangrijke spilfunctie – in de eerste plaats tussen de projectorganisatie en de staande organisatie. Omdat deze vaak tegenstrijdige belangen hebben is het belangrijk hier de verbinding te bewaken. “Dit doe ik voornamelijk door te investeren in de relatie met de diverse stakeholders”, legt Berends uit. “Pak de telefoon in plaats van te mailen. Loop even langs in plaats van te bellen. Mensen hebben minder moeite met een vervelende boodschap als het komt van iemand die ze kennen (en mogen). Ook krijg ik op deze manier dingen te horen die je in de formele contacten niet gauw zou horen. Vervolgens kan ik er weer voor zorgen dat deze signalen meegenomen worden in de afwegingen binnen het programma.”
Daarnaast moeten ook de verschillende werkstromen goed met elkaar in verbinding staan. Dit staat of valt bij een goedlopende project- en programma-organisatie: “Zorg ervoor dat de opdracht duidelijk is en dat iedereen hetzelfde beeld heeft bij het eindresultaat. Zorg er vervolgens voor dat de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn – zowel binnen het project als in de lijn – en neem vanuit het project geen verantwoordelijkheden over uit de business. Het resultaat van het project moet uiteindelijk landen in de business. Het is van cruciaal belang dat de business zich ook eigenaar voelt van het projectresultaat.”
“Je kunt helemaal niets alleen. Om een goed resultaat te bereiken moet iedereen samen optrekken en naar hetzelfde doel toewerken.”
Dit sluit aan op de belangrijkste les die Berends meeneemt uit haar tien jaar in het vak: “Je kunt helemaal niets alleen. Om een goed resultaat te bereiken moet iedereen die betrokken is bij het project samen optrekken en naar hetzelfde doel toewerken. Het is belangrijk aandacht te besteden aan de weerstand die je tegenkomt, te achterhalen waar het vandaan komt en kijken of je deze kunt ombuigen. Maar ga er niet in mee! Wijk niet van het doel maar neem mensen mee in waarom het belangrijk is, wat het gaat opleveren, ook voor hen. De beroemde vraag – ‘what's in it for me’ – moet beantwoord kunnen worden en dan krijg je mensen mee.”
“Hierin is ook de samenwerking met buro C5 heel waardevol”, geeft ze tot slot aan. “De begeleiding en ondersteuning vanuit buro C5 zorgt dat je uitdagende projecten met extra veel vertrouwen aangaat. Dit helpt enorm als je mensen meeneemt naar een gezamenlijk doel.”
Roger Vikdazir
Roger Vikdazir kwam in zijn jongere jaren al veelvuldig in aanraking met management, projecten en administraties: “Mijn vader had een consultancykantoor en dan word je al snel voor allerlei zaken ingezet. De vaardigheden die ik toen heb opgedaan vind ik terug in het PMO-vakgebied. De dynamiek die projecten met zich meebrengen, de centrale spilfunctie die een PMO’er inneemt en het adviseren van hoger management zijn aspecten van het vakgebied die ik als aantrekkelijk ervaar; een positie waar ik goed tot mijn recht kom.”
Na een goed gesprek met Martijn Lakerveld, managing partner van PMO Lead, zijn ze begin 2019 al snel gaan samenwerken. Hij kon als zzp’er aan de slag in de rol van senior PMO en richt zich nu op projecten binnen de publieke sector. “Dat is een logisch gevolg van mijn studie sociale wetenschappen”, legt Vikdazir uit.
De afgelopen jaren was hij vanuit PMO Lead betrokken bij grote veranderopgaves bij overheidsorganisaties CAK en het UWV, waar hij leerde dat alles maatwerk is: “Bij veranderopgaven heb je te maken met de oude en nieuwe wereld, met diverse methodieken en weerstand. Deze hybride situaties zijn een vast gegeven en het is nu juist de kunst om met een open en flexibele houding zoveel als mogelijk rust, reinheid en regelmaat te bewerkstelligen. Dit vergt continue afstemming met alle stakeholders, zodat feiten en opvattingen zoveel mogelijk met elkaar in lijn liggen.”
“Je bevindt je altijd in een centrale positie. De meeste communicatie – zowel officiële als onofficiële – loopt via de PMO’er.”
Waar nog weleens discussie bestaat over de rol van de PMO’er – is deze administratief of strategisch? – ziet Vikdazir elementen van beide terugkomen: “Je bevindt je altijd in een centrale positie. De meeste communicatie – zowel officiële als onofficiële – loopt via de PMO’er. Ik ben van mening dat de PMO’er daarmee zowel van strategische als administratieve waarde is – in staat om te informeren, adviseren en beïnvloeden en aan de andere kant duidelijkheid en houvast te bieden. Eigenlijk is de uitspraak van het befaamde schaap met vijf poten wel van toepassing, maar wel alleen als de PMO’er voldoende bagage heeft en in staat is deze dubbelrol te vervullen: eerst administratief dan strategisch. Ervaring komt met de jaren.”
Een belangrijke ontwikkeling binnen het projectmanagement-vak is de opkomst van Agile. Vikdazir is over het algemeen erg te spreken over de methode: “Projecten zijn eenvoudiger bij te sturen omdat de scope niet in beton is gegoten. Daardoor hoef je geen complex changeproces te doorlopen. Het is ook een voordeel dat door het regelmatig opleveren van tussenresultaten problemen en fouten eerder aan het licht komen. Eén van de belangrijkste voordelen vind ik dat met korte iteraties de voortgang zichtbaar is. Dit is zeer motiverend voor het team en daarbij ziet de opdrachtgever/stakeholder ook daadwerkelijk bewijs van de voortgang, en dat is meer dan een voortgangsrapportage.”
Hij merkt wel op dat de traditionele Prince2/waterval-aanpak in sommige gevallen ook prima kan werken. “Met name als men duidelijk voor ogen heeft wat gerealiseerd moet worden”, legt hij uit. “Agile/Scrum bewijst zijn waarde vooral als de scope minder helder is en een grote mate van flexibiliteit nodig is. Tevens wordt er sneller businesswaarde geleverd. Bij Agile/Scrum is goed aan te geven hoe lang het gaat duren en wat het gaat kosten, maar wat er dan wordt opgeleverd is vooraf niet helder. Dit laatste vinden veel opdrachtgevers/stakeholders lastig om mee om te gaan. Die willen juist graag weten wat ze gaan krijgen voor het beschikbaar gestelde budget.”
Al met al onderschrijft hij dat het projectmanagement-vak flink in ontwikkeling is. “Dat maakt het extra uitdagend én interessant”, aldus Vikdazir. “Elke PMO’er krijgt hiermee te maken. Bij PMO Lead wordt je ook ondersteund in de omgang met de snel veranderende markt. Er zijn opleidingsmogelijkheden, er vindt begeleiding plaats en we doen veel aan kennisdeling. In dat kader vind ik het ook leuk hier te vertellen over mijn ervaringen in het vak.”
