buro C5 ondersteunt implementatie digitaal procederen bij Hoge Raad
De afgelopen jaren is de Hoge Raad druk geweest met de implementatie van digitaal procederen. Dit voorjaar werd een belangrijke mijlpaal gehaald: het is nu mogelijk om in alle drie de rechtsgebieden – belastingzaken en bestuursrechtelijke zaken, civiele vorderingszaken en strafzaken – digitaal te procederen in de cassatierechtspraak. Paul Hesseling van buro C5 is sinds het begin als projectsecretaris betrokken bij dit project. Hij vertelt over de doelstellingen, uitdagingen en zijn eigen rol.
De Hoge Raad is de hoogste rechtsprekende instantie in Nederland op het gebied van civiel recht, strafrecht en belastingrecht. Als cassatierechter beantwoordt de Hoge Raad rechtsvragen. Daarmee bewaakt de instantie de rechtseenheid, en draagt tegelijk bij aan de ontwikkeling van het recht en de rechtsbescherming.
Cassatie verwijst naar het proces van casseren, oftewel het vernietigen van uitspraken die in strijd zijn met de wet. Partijen die het niet eens zijn met een uitspraak van de rechtbank kunnen hoger beroep aantekenen bij het gerechtshof. Tegen deze uitspraak kan men in cassatie gaan bij de Hoge Raad.
Toegankelijk maken
In samenwerking met de Raad voor de rechtspraak en de Raad van State om de rechtspraak digitaal toegankelijk te maken is de Hoge Raad in 2015 gestart met het project ‘digitaal procederen in de cassatierechtspraak’. Inmiddels is een webportaal opgezet waarin procespartijen een procedure kunnen starten, documenten kunnen aanleveren en ontvangen, hun dossier kunnen inzien en de status van de zaak kunnen volgen. “Het primaire doel is om de cassatieprocedure digitaal toegankelijk te maken voor rechtzoekenden en/of hun procesvertegenwoordigers”, vertelt Paul Hesseling van buro C5.
Dit toegankelijk maken uit zich ook in de gekozen benadering. “De opzet is dat het digitaliseringsproject zoveel mogelijk moet aansluiten bij het huidige procesreglement en dus ook op de werkwijze voor ‘procederen op papier’”, legt Hesseling uit. “Het zoveel mogelijk aanhouden van eenvoud is daarbij van groot belang gebleken. Op deze wijze kon de verandering in termen van de huidige werkwijze worden toegelicht en vonden de eindgebruikers snel houvast binnen het nieuwe werken. Een werkwijze die goed blijkt aan te sluiten bij het type organisatie.”
Daarnaast moet rekening worden gehouden met de eenduidige benadering voor procespartijen. “Dit maakt dat samenwerking met de Raad van State en de Raad voor de rechtspraak noodzakelijk is op de gebieden ‘look and feel’ voor de uitstraling van de digitalisering en de opbouw van de webportalen, en ook op het gebied van informatieoverdracht gericht op het binnen de rechtspraakketen beschikbaar stellen van eerder verkregen dossierinformatie op zodanige wijze dat procespartijen niet steeds opnieuw dezelfde gegevens moeten aanleveren.”
Van vraag naar techniek
Een goede afstemming is dan ook essentieel: “Eerst wordt de vraag van de organisatie opgehaald en wordt deze vertaald naar techniek om daarna gelijk weer bij diezelfde organisatie te toetsen of hetgeen dat gebouwd is ook is wat men voor ogen heeft. Het heeft daarbij heel veel gescheeld dat telkens alle type gebruikers aan tafel zaten, van raadsheren en advocaten generaal tot griffiemedewerkers en medewerkers van de postafdeling.”
“Ook zijn de externe gebruikers – advocaten, belangenorganisaties, rechtelijke en overige ketenpartners – al in een vroeg stadium betrokken bij wat er wordt ontwikkeld”, legt Hesseling uit. “Dit om hun vraag en aanvullingen op het reeds gerealiseerde proces en systeem op te halen, waardoor het webportaal verder wordt vervolmaakt en gereed komt voor gebruik. Dit zorgt daarbij ook voor informatie-uitwisseling en draagvlak van alle gebruikers.”
Passend product voor iedere zaakstroom
Al met al een flinke operatie. Wat echter scheelt, zo geeft Hesseling aan, is dat het bij de Hoge Raad gaat om één gerecht met behapbare zaakstromen: “Doordat dit ook nog eens opgeknipt kon worden in verschillende sectoren – civiel, straf en fiscaal – is het mogelijk gebleken voor iedere zaakstroom een passend product op te leveren.”
“Het primaire doel is om de cassatieprocedure digitaal toegankelijk te maken voor rechtzoekenden en/of hun procesvertegenwoordigers.”
Zo werden de producten één voor één opgeleverd. In 2016 werd het mogelijk om schriftelijke opmerkingen in te dienen in prejudiciële vragen bij de Belastingkamer, in 2017 om digitaal te procederen in civiele vorderingszaken, in 2018 om digitaal te procederen in reguliere strafzaken en ontnemingszaken en in 2020 om digitaal te procederen in alle soorten strafzaken, evenals belastingzaken en bestuursrechtelijke zaken. De laatste stap – digitaal procederen in civiele verzoekprocedures – zal eind dit jaar of begin volgend jaar worden opgeleverd.
Los van deze onderdelen voor de Hoge Raad is er in 2019 ook nog een apart webportaal gerealiseerd om digitaal te procederen bij de Engelstalige Handelskamer van het Hof van Amsterdam, het zogeheten Netherlands Commercial Court (NCC).
“Het realiseren van bovenstaande onderdelen is in integrale samenhang opgezet met de digitalisering van de interne werkprocessen”, vertelt Hesseling. “Te denken valt dan onder andere aan het interne zaaksysteem, een koppeling met systemen van voorgaande instanties (de Gerechtshoven) en een koppeling met het Centraal Digitaal Depot (CDD) waardoor zaken als uitwisseling van dossiers en documenten met andere instanties en digitaal archiveren mogelijk worden.”
Intern en extern projectmanagement
Dit alles vereist veel afstemming met verschillende interne en externe partners en leveranciers. “Denk hierbij aan standaarden, naamgevingsconventies, uniforme dossier-opbouw, et cetera”, aldus Hesseling. Hiervoor zijn de projectleider, business consultants en andere medewerkers druk bezig om dit alles intern te regelen en om dit met externe partners af te stemmen.
“buro C5 gelooft in intern en extern projectmanagement”, legt hij uit. “De projectmanager heeft in het algemeen primair focus op het eindresultaat en de appreciatie vanuit de stakeholders. De projectsecretaris heeft hierbij ruimte voor sturing op de intern gerichte activiteiten binnen het project. Mijn rol heeft primair de interne focus. Maar daarnaast verzorg ik ook veel externe voorbereiding en ondersteuning.”
Hesseling was vanaf het begin betrokken bij het project. “In maart 2015 ben ik begonnen en heb ik in de verschillende fases van het project in de breedst mogelijke zin mogen ondersteunen. Zo heb ik mogen meehelpen aan het inrichten van het projectteam en heb ik kunnen ondersteunen bij de verschillende (deel)projecten – van uitvraag tot livegang –, het onderhouden van contacten met externe partijen en nog veel meer.”
Zijn belangrijkste taak was het ondersteunen van alle leden van het projectteam, “van het afdelingshoofd en de projectleider tot de business consultants en de ontwikkelaars aan toe”, aldus Hesseling. “Dit maakt dat de werkzaamheden erg divers kunnen zijn: op het ene moment organiseer je een bijeenkomst met externe partijen en het andere moment houd je een wetgevingstraject in de gaten of stel je een planning van de verschillende projecten en inzet van medewerkers samen.”
Samenwerken naar een gezamenlijk doel
Nu bijna alle doelen zijn behaald, kan Hesseling terugkijken op een geslaagd project. “In de afgelopen jaren heeft het projectteam verschillende fasen doorlopen en zijn we regelmatig gegroeid en gekrompen in aantal medewerkers en in samenstelling. We hebben ons altijd servicegericht opgesteld naar de organisatie toe.”
“Hun werkprocessen, vraag en behoefte zijn altijd leidend geweest. Ook is altijd door het team goed afgestemd met de externe actoren zoals de NOvA, Rechtspraak, ministerie van Financiën en anderen. Dat de gebruikers tevreden zijn met het product dat is opgeleverd en dat de sfeer altijd een is van samenwerken naar een gezamenlijk doel vind ik het mooiste resultaat.”
