Boudewijn Duijvesteijn van buro C5 over zijn werk als PMO'er
Boudewijn Duijvesteijn is als PMO specialist actief bij buro C5. In gesprek met consultancy.nl vertelt hij over zijn werkzaamheden en over het projectmanagement-vakgebied.
Het Utrechtse buro C5 focust zich sinds zijn oprichting, ruim vijftien jaar geleden, op het bemiddelen, begeleiden en opleiden van professionals op het gebied van PMO en projectmanagementadvies. Twee jaar geleden sloot Boudewijn Duijvesteijn zich aan bij het kantoor, nadat hij eerder al tweeënhalf jaar PMO-ervaring opdeed bij Randstad.
In de eerste maanden na zijn start bij buro C5 werkte Duijvesteijn bij ProRail als projectmanagement-ondersteuner binnen het programma Hoog Frequent Spoorvervoer. Daarna zette hij zich in voor het Ministerie van Defensie. Als projectondersteuner was hij betrokken bij het 3DCLAS project, dat als doel heeft om businessinternet-wifi te realiseren voor de gehele Koninklijke Landmacht. Sinds ongeveer een jaar werkt hij voor TenneT, één van de grootste netbeheerders van Nederland.
“TenneT streeft ernaar een betrouwbare en ononderbroken levering van elektriciteit in ons hoogspanningsnet te garanderen voor ongeveer 41 miljoen mensen”, vertelt Duijvesteijn. “Het bedrijf beheert en verzorgt het hoogspanningsnet tussen het opwekken van de elektriciteit en de distributie naar onder andere industrie en consumenten. Je moet denken aan 150 of 380 kilovolt, de elektriciteitsstations en het grid aan masten en kabels. En niet alleen het onderhoud en optimalisatie, maar ook de uitbreiding – omdat we meer stroom gaan verbruiken – en natuurlijk de energietransitie naar duurzaam energienetwerk.”
“Mijn collega’s en ik werken elke dag aan omvangrijke projecten”, vervolgt Duijvesteijn, “zoals het opstellen van technische ontwerpen en projectdossiers ten behoeve van de aanbestedingen van de werkzaamheden; van onderhoud en verbetering tot het bouwen van nieuwe stations en het verzorgen van de aansluiting met bijvoorbeeld offshore.”
Verbindende rol
Als PMO’er op deze projecten is Duijvesteijn belast met een breed takenpakket. “Ik ben primair verantwoordelijk voor zaken als planning, risicomanagement, inkopen, documentbeheer, het opstellen van projectdocumentatie, project-secretariële taken en de begeleiding van processen en interne review- en accordeertrajecten. Daarnaast richt ik me – waar mogelijk – op procesoptimalisatie en het benutten van kansen; ik werk als onderdeel van het project team samen met engineers, projectleiders en management en begeleid soms nieuwe medewerkers. Al met al komen zowel de hard- als de softskills meer dan genoeg aan bod.”
Met zo’n gevarieerde taakbeschrijving hoeft Duijvesteijn zich niet snel te vervelen. “Het werk is heel divers maar ook op procesniveau heel interessant. Bovendien is de sturing op het proces heel belangrijk: bindend leiderschap, feedback verzorgen, kansen benutten, et cetera. Je kunt echt een rol spelen en direct bijdragen aan het projectresultaat. Je bouwt wat moois op in teamverband.”
“Het gaat heel snel. Ik merk dat de vraag die gesteld wordt aan de PMO’er vele malen complexer is dan nog maar een jaar geleden.”
Wat het werk voor de PMO’er met name interessant maakt, is dat hij een verbindende rol vervult binnen het team. “De PMO heeft exacte expertise die ondersteunt bij de andere rollen. Ik werk met engineers, civiele engineers, kabelengineers, projectleiders, afdelingshoofden, project controllers, enzovoorts. Allerlei verschillende disciplines en mensen met specifieke kennis en ervaring en alle eigenschappen die daarbij horen. Een PMO’er zit in de tussenlaag tussen lijnmanagement, projectmanagement en collegialiteit. Daarmee zijn de interne klant en leverancier je stakeholders. Je moet de lat voor kwaliteit dus heel hoog leggen.”
Steeds complexer
In de afgelopen jaren heeft Duijvesteijn gezien hoe het PMO-vak steeds verder professionaliseert. “Het gaat heel snel. Ik merk dat de vraag die gesteld wordt aan de PMO’er vele malen complexer is dan nog maar een jaar geleden. Zo worden we geacht een projectplanning en een risicoregister op te stellen, af te stemmen en te beheren. Maar ook middels governance het als product te hanteren en ermee te sturen en signaleren.”
“Ook wordt de PMO’er steeds vaker gevraagd het project te begeleiden en ook zelfs te leiden in afwezigheid van de projectleider. Bovendien hebben opdrachtgevers de verwachting dat de PMO’er bekend is met alle tooling en processen, en eigenlijk direct een project kan begeleiden vanaf de eerste dag, met inachtneming van de vigerende beleidskaders.”
“Er wordt niet heel veel tijd gegeven aan inwerken en toelichting, want er wordt verwacht dat je goed bent in wat je doet”, vervolgt hij. “Zelfstandigheid en betrokkenheid, maar ook de competenties die onder houding en gedrag vallen, evenals time management en snel complexe informatie verwerken. Al deze eigenschappen zijn verwachtingen die er wel liggen maar vaak niet uitgesproken worden. Organisatie- en bestuurs-sensitiviteit zijn hierdoor belangrijke competenties.”
Gelukkig helpt buro C5 bij de voortdurende ontwikkeling van de relevante kennis en vaardigheden. “Ze bieden opleidingsmogelijkheden, er vindt kennisdeling plaats via kennissessies en via ons intranet Viadesk en er zijn support leeslijsten. Daarnaast staat de deur altijd open en is de drempel laag. En wat niet direct bijdraagt aan de ontwikkeling, maar wel heel belangrijk is: er is heerlijke koffie en op z’n tijd een goede barbecue”, besluit Duijvesteijn.
