Digitaal festival helpt Vervoerregio Amsterdam met digitale skills
Nu iedereen ineens thuiswerkt wil Vervoerregio Amsterdam deze digitale manier van werken naar een hoger niveau tillen. Morgens heeft de Vervoerregio geholpen bij het organiseren van een digitaal festival dat geheel in het teken stond van de effectiviteit en het plezier van digitaal werken.
Amsterdam en de omliggende regio hebben te maken met flinke uitdagingen op het gebied van mobiliteit. In de Vervoerregio Amsterdam werken vijftien gemeenten in de regio samen aan deze mobiliteitsopgaven. Het bestuurlijk samenwerkingsverband vervult een aantal (wettelijke) regionale verkeer- en vervoertaken. Denk bijvoorbeeld aan het opdrachtgeverschap van het openbaar vervoer in Amstelland-Meerlanden (inclusief Schiphol), Zaanstreek-Waterland en Amsterdam, maar ook het realiseren en verbeteren van de infrastructuur voor auto, ov en fiets.
Naast deze uitvoeringsopgaven heeft de Vervoerregio sinds het voorjaar ook te maken met een nieuwe interne uitdaging: door de coronamaatregelen werken de medewerkers plotseling massaal thuis. Hoe zorg je dat deze manier van werken verder wordt ontwikkeld zodat de effectiviteit wordt bevorderd en het werkplezier wordt verhoogd? En hoe betrek je hier je medewerkers bij? Geheel in de stijl van het nieuwe werken besloot de Vervoerregio een digitaal festival te organiseren.
“Hiermee wilde de Vervoerregio het onderwerp goed onder de aandacht brengen en betrokkenheid creëren bij haar medewerkers”, vertelt Mark Reitsma, senior consultant bij Morgens. “Het festival duurde in totaal twee weken, waarbij mensen deelnemen aan digitale events – onder ander quizzen, digitale borrels en ander social events – en verschillende workshops.”
Reitsma werkte mee aan de invulling van het festival. “Mijn bijdrage bestond uit drie onderdelen: een kick-off sessie om het festival af te trappen en mensen te inspireren, een workshop voor alle medewerkers over hoe je digitaal werken leuk en interactief kunt maken en feedbackmomenten bij het management- en directieteam – feedback naar aanleiding van de opbrengst van de workshops, maar ook ‘on the job’ tijdens digitale overleggen.”
Fundamentele verandering in de manier van (samen)werken
In zijn workshop gingen Reitsma samen met de deelnemers in gesprek over de betekenis en het effect van digitaal werken op de individuele medewerker, op de teamsamenwerking en op de organisatie als geheel.
“De sessie bestond uit tien tot twaalf deelnemers, duurde twee uur en vond plaats in Microsoft Teams”, licht Reitsma toe. “We zijn ingegaan op wat het voor de medewerkers betekent om digitaal en vanuit huis hun werk te doen. We hebben gesproken over voor- en nadelen van deze manier van (samen)werken en ideeën uitgewisseld over de toekomst en de veranderingen die nodig zijn om digitaal/hybride werken tot een succes te maken. Tot slot is er stilgestaan bij de etiquette van online vergaderen en is er aandacht geweest voor de valkuilen binnen digitale teamsamenwerking.”
Waar het digitale werken volgens de deelnemers bevorderlijk is voor de efficiëntie en effectiviteit, gaven ze aan dat het werkplezier erop achteruitgaat. “In het kort gezegd zijn mensen in staat om hun werk goed te doen en is de formele inhoudelijke kant van hun werk prima in orde. Als het gaat om nadelen van digitaal werken, ervaren de deelnemers dat de verbinding met collega’s en met de organisatie onder druk staat. Dit heeft voor veel van hen een negatief effect op het werkplezier, vanwege gebrek aan sociale interactie en verbinding.”
Reitsma legt uit dat de workshop deelnemers bewust heeft gemaakt dat de omslag naar digitaal werken geen tijdelijke noodmaatregel is, maar een “fundamentele verandering in de manier van (samen)werken”.
In lijn daarmee vormt het digitaal festival slechts de aanzet tot een veel groter veranderproces: “De Vervoerregio gaat nu de volgende stap zetten om deze verandering verder vorm te geven vanuit ICT, huisvesting en HR. Een belangrijke en mooie eerste aanzet van een belangrijk veranderproces als gevolg van de coronacrisis”, besluit Reitsma.
