Denk na over arbeidsvoorwaarden rondom thuiswerken
Voor bedrijven die ook na de coronacrisis van plan zijn om veel medewerkers thuis te laten werken is het raadzaam om nu al goed na te denken over de toekomstige arbeidsvoorwaarden. Dat stelt Emmy Kooloos, beloningsconsultant bij BexerHamstra.
Thuiswerken heeft voordelen, merken veel medewerkers én werkgevers in de huidige door corona beheerste periode. Veel bedrijven willen hier ook in de toekomst mee doorgaan, omdat ze in toenemende mate de verschillende voordelen van thuiswerken inzien – meer productiviteit of flexibiliteit bijvoorbeeld.
Iedere organisatie zal natuurlijk anders omgaan met thuiswerken, waarbij het besluit om thuis te werken en hoe dit wordt ingericht voor een deel zal afhangen van de geldende coronamaatregelen. Natuurlijk zijn er ook genoeg bedrijven die verder kijken dan de huidige periode. Doordat de ervaring met het thuiswerken over het algemeen positief is, wordt er nagedacht over hoe het thuiswerkbeleid eruit komt te zien voor de toekomst, ook na corona.
Elk bedrijf zijn eigen beleid
Ieder bedrijf gaat op zijn eigen manier om met thuiswerken. Zo zijn er bedrijven die werken met inschrijflijsten, om de huidige bezetting zo laag mogelijk te houden. Sommige bedrijven laten de medewerkers zelf beslissen of zij het nodig achten om toch naar kantoor te komen, uiteraard met inachtneming van hygiënemaatregelen (handen desinfecteren), anderhalve meter afstand, et cetera.
Zo raadde bijvoorbeeld ingenieursbureau Arcadis zijn ruim 2.200 medewerkers aan om thuis te werken, maar stelde dit niet verplicht. En afgelopen september berichtte BNR dat Arcadis aan plannen werkte om thuiswerken ook in de toekomst te stimuleren. Het advies- en ingenieursbedrijf wil werknemers die vanuit huis werken met behulp van een app gaan belonen.
Financiële organisaties lijken wat strenger om te gaan met werken op kantoor. Zo schrijft ABN Amro zijn werknemers voor om tot de zomer van 2021 thuis te werken. Medewerkers zijn uitsluitend welkom op kantoor als er met het oog op de bedrijfsvoering echt geen andere oplossing is. Ook bij Rabobank mogen werknemers alleen in ‘uitzonderlijke gevallen’ naar kantoor komen. Alleen als thuiswerken bijvoorbeeld leidt tot psychologische of fysieke klachten (depressie, rug- en nekklachten) is het in overleg mogelijk om op kantoor te werken.
De keuze om thuiswerken (al dan niet verplicht) de norm te maken, heeft voor organisaties wel consequenties voor de arbeidsvoorwaarden, stelt Kooloos. De impact van het kiezen voor (meer) thuiswerken, kan grofweg bekeken worden aan de hand van drie soorten vergoedingen die hier bij komen kijken.
Reiskostenvergoeding
Doordat medewerkers in ons land door de recent afgekondigde, gedeeltelijke lockdown nu opnieuw grotendeels tot thuiswerken zijn veroordeeld, worden er uiteraard minder reiskosten gemaakt. Dat betekent voor bedrijven dat zij ook minder of geen reiskostenvergoeding hoeven te betalen. Het kan gaan om zowel een vergoeding voor gereisde kilometers per auto als bijvoorbeeld een vergoeding in de vorm van een treinabonnement. Vaak is reiskostenvergoeding bij een fulltimebaan standaard gebaseerd op vijf dagen kantoor, in dat geval betalen werkgevers die dat laten doorlopen al gauw te veel.
In 2020 is het overigens nog toegestaan om de reiskosten onbelast door te betalen aan werknemers. Vanaf 1 januari moeten werkgevers het reispatroon van medewerkers in kaart brengen om de vergoedingen te toetsen. Op dat moment moeten bedrijven dus wel overgaan tot actie. Volgens Emmy Kooloos is het voor organisaties een lastige uitdaging om reiskostenvergoeding flexibeler in te richten, omdat het patroon van thuiswerken nu eenmaal verschilt tussen organisaties, teams én medewerkers. “Medewerkers in de catering of facilitaire dienst kunnen bijvoorbeeld niet zomaar thuiswerken”, legt ze uit.
Het is weliswaar niet onmogelijk, maar als medewerkers zelf hun reiskosten en reisbewegingen moeten bijhouden, dan zorgt dit al gauw voor (veel) administratieve rompslomp. Zeker wanneer de werkgever al deze gegevens per medewerker vervolgens moet verwerken, checken en elke maand opnieuw in de loonadministratie moet integreren. Kooloos: “Met een door de werkgever betaalde NS-Business Card is dat makkelijk. Maar als de medewerker soms ook eigen vervoer gebruikt, wordt het al een stuk lastiger.”
Tegenwoordig zijn er gelukkig allerlei technologische oplossingen voorhanden die hierin faciliteren. “Met de goede hulpmiddelen, zoals praktische en handzame apps, wordt het steeds eenvoudiger om uiteenlopende reiskosten bij te houden”, aldus de BexerHamstra-adviseur. Een meer langetermijnoplossing, waarin de optimale reismix en onkostenvergoeding voor zowel medewerkers als bedrijven wordt gevonden, betekent maatwerk. “BexerHamstra helpt organisaties daarbij, onder meer door relevante data binnen de organisatie te verzamelen, knelpunten in kaart te brengen en vervolgens mogelijke scenario’s te ontwikkelen en door te rekenen.”
Kosten voor het inrichten van een thuiskantoor
De woningen van medewerkers zijn niet van nature ingericht als werkplek. Bedrijven die hun medewerkers nu noodgedwongen vanuit huis laten werken zullen moeten investeren in het optimaal inrichten van deze nieuwe werkplek. Zo kan het zijn dat een nieuw bureau, een headset, een nieuwe muis of bureaustoel nodig zijn, laat staan diverse andere telecombenodigheden, zoals snel internet, een zakelijke mobiele telefoon, een laptop, et cetera.
Het is essentieel dat thuiswerkplekken met het oog op de ergonomie zo goed mogelijk worden ingericht. Thuiswerken wordt in de toekomst mogelijk de structurele norm en het getuigt van goed werkgeverschap wanneer medewerkers geholpen worden met het zo goed mogelijk inrichten van hun thuiswerkplek. Een goede en ergonomisch ingerichte werkplek draagt bij aan duurzame inzetbaarheid van mensen.
Provincie Gelderland koos bij de eerste lockdown eerder dit jaar voor een dergelijke oplossing. Ambtenaren die door het coronavirus thuiswerkten, kregen een budget van €1.000 om te besteden aan het inrichten van hun thuiswerkplek. Kooloos: “Bij het inrichten van de thuiswerkplek horen goede meubels en apparatuur, bijvoorbeeld een verstelbare stoel en een tweede scherm. Dat hoort gewoon bij de zorgplicht van de werkgever. Krijgt de medewerker klachten, dan kan die zelfs de werkgever aansprakelijk stellen. Met budget voor een goede werkplek houd je je mensen tevreden en voorkom je verzuim.”
“De reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en eventuele andere vergoedingen, zoals een (vaste) onkostenvergoeding, moeten nooit los van elkaar worden gezien.”
Thuiswerkvergoeding
Sommige bedrijven hebben een andere oplossing geworden. Kooloos geeft een voorbeeld aan de hand van VvAA, een collectief van zorgverleners voor zorgverleners. Omdat medewerkers van het bedrijf geen reiskosten meer maakten, werd de reiskostenvergoeding tijdelijk stopgezet. In plaats hiervan kwam een tijdelijk thuiswerkbudget, waarmee werknemer een vaste vergoeding kregen om diverse kosten te dekken, bijvoorbeeld stroom, koffie, goed internet, alsook de sporadische reiskosten naar kantoor.
“Zeker voor die eerste tijd een slimme aanpak”, geeft Kooloos aan, “maar niet geschikt als duurzame oplossing.” Nog een voorbeeld, maar dan internationaal: medewerkers van Facebook kregen vanaf mei van dit jaar de mogelijkheid om, als ze dat willen, de rest van het jaar thuis te blijven werken. En ook hier kregen de medewerkers een ‘thuiswerkbonus’ van $1.000.
Sommige werkgevers hebben een dergelijke thuiswerkvergoeding al jaren geleden ingevoerd, vertelt Kooloos. Zij bieden bijvoorbeeld een vast budget per vijf jaar via de werkkostenregeling (WKR), een budget waaruit onbelaste vergoedingen voor medewerkers kunnen worden gehaald.
In deze tijd zullen meer medewerkers oren hebben naar een dergelijke thuiswerkvergoeding, maar het kan zijn dat de WKR daarvoor te weinig vrije ruimte biedt, vertelt Kooloos: “Dan is het extra belangrijk om de regeling zo in te richten dat de fiscus de verstrekte kantoormeubelen niet als loon beschouwt. Zo bestaat er een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, waardoor de vergoedingen niet ten koste hoeven te gaan van de vrije ruimte.”
De expert van BexerHamstra benadrukt verder dat de reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en eventuele andere vergoedingen, zoals een (vaste) onkostenvergoeding, nooit los van elkaar moeten worden gezien, maar juist met een integrale blik moeten worden bekeken: “Besparen op de reiskosten levert budget op voor de thuiswerkregeling, zo’n verschuiving kan kostenneutraal plaatsvinden. Maak ook een koppeling met andere doelstellingen, onder meer op het vlak van duurzaamheid en vitaliteit”, adviseert Kooloos.
Betrek je medewerkers en de OR
Ongeacht voor welke thuiswerk- en vergoedingenmodus bedrijven uiteindelijk kiezen, is het volgens Kooloos verstandig om “medewerkers bij de beslissing te betrekken”, of dat nu in een werkgroep gebeurt of met een enquête onder het hele personeel. “Wat voor het ene bedrijf werkt, hoeft niet te werken voor het andere bedrijf. Ook kan het zijn dat de OR een formele rol heeft, afhankelijk van de gekozen oplossing. Sowieso is het verstandig om de OR te betrekken bij grote wijzigingen. “Er is geen ‘one size fits all’”, besluit de BexerHamstra-consultant.
