Bedrijfssoftware helpt Malengo bij verbeteren van dienstverlening

Met een team van ruim 80 adviseurs, vormgevers en webredacteuren is Malengo een groeiend, middelgroot digitaal marketingbureau. Om de weg vrij te maken voor zijn groeiambities, heeft het bedrijf bedrijfssoftware van Exact in beheer genomen. “We gaan steeds meer over op de nieuwe manier van werken”, zegt Ernest Dik, algemeen directeur van het in Groningen, Sneek en Utrecht gevestigde bedrijf.

Het gaat goed met de digitale marketingadviesbranche. En dus liggen er volop kansen voor groei. Tegen die achtergrond hebben directeur Dik en zijn managementteam een groeitraject uitgestippeld voor Malengo. Om de kansen te pakken, besloot het bedrijf recentelijk om te investeren in de agility van de bedrijfsvoering. “Onze mensen kunnen hun werk pas echt goed uitvoeren als zij dit flexibel kunnen doen – op elk moment en op elke plek.” 

Opgericht in 1995, in Groningen, opereert Malengo vandaag de dag vanuit kantoren in Groningen, Sneek, Utrecht en Sofia (Bulgarije). Malengo ontwikkelt webapplicaties, websites, klantcontact software (Umbrella) en social intranetten (Embrace) voor zo’n 200 organisaties, met een focus op Microsoft producten (het bedrijf mag zich een Gold-partner noemen). 

Met de introductie van een mobiele softwareoplossing hebben de werknemers van Malengo – van sales en projectmanagers tot back-office professionals – meer grip op hun werkzaamheden en kunnen ze meer toegevoegde waarde leveren. Zo hadden de leiders en projectmanagers van het bureau de wens om meer inzicht te hebben in de voorgang en rendabiliteit van projecten. “Er was weinig inzicht, omdat de gegevens niet centraal werden vastgelegd. Hierdoor liepen we het risico dat planningen niet werden gehaald en gemaakte uren niet werden geschreven.” 

Voor zakelijke dienstverleners, is het hebben van controle over de projectenportefeuille essentieel. Niet alleen kan onvoldoende controle leiden tot ontevreden klanten, maar het kan ook gevolgen hebben voor de financiële resultaten. Dit varieert van uren die niet doorbelast worden tot de uitvoering van projecten die onderaan de streep weinig tot niks bijdragen. Dik: “Als je achteraf pas ontdekt dat je niet genoeg verdient, ga je het in deze tijd niet redden.” 

Meer inzicht

Malengo implementeerde de Exact software voor zakelijke dienstverleners. Uren, planningen, afspraken en andere projectgegevens worden sindsdien geïntegreerd en vastgelegd. “Via een mobiele oplossing kan deze data altijd en overal worden ingevoerd ‘of je nu thuis werkt, in een café of bij een klant’”. Door de integratie van het projectmanagement met de financiële administratie, heeft het bedrijf nu real-time inzicht in de status van projecten, heldere werkprocessen en effectieve controle op de omzet. 

Een belangrijk voordeel in de praktijk, zo legt Dik uit: “Een projectmanager ziet direct wanneer deadlines en uren niet worden gehaald. Hierdoor kunnen projecten beter gemanaged worden.” De directeur geeft nog een voorbeeld: “Uren die iemand achteraf en decentraal invoert, zijn veel minder gedetailleerd en lastiger door te belasten. Het direct, dagelijks en centraal invoeren van uren verhoogt ons percentage declarabele uren.”

Aan de hand van de realtime inzichten kan beter worden ingespeeld op de wensen van de klant, wat ook ten goede komt aan de opdrachtgever zelf. “Zij worden nauw betrokken bij het proces of bij een gewijzigde planning en iedereen beschikt overal over de juiste real-time informatie.” Meer snelheid van besluitvorming in business development helpt Malengo om “belangrijke kansen” eerder te identificeren en te pakken, zegt Dik: “In de huidige markt kunnen beslissingen vaak niet wachten.” 

Terugblikkend op het implementatietraject, geeft Dik ten slotte aan dat het bedrijf nu meer lean en agile werkt, waardoor de investering in bedrijfssoftware dubbel en dwars wordt terugverdiend.