Excel als basis voor de projectadministratie? Tijd voor een overstap

Veel kleine en middelgrote adviesbureaus in de markt maken voor hun projectadministratie nog gebruik van Excel. Met de overstap naar een cloudbased-projectmanagementoplossing kunnen bureaus effectiever, efficiënter en transparanter werken.

Microsoft Excel is nog altijd een van de meest geliefde tools binnen het bedrijfsleven, en ook binnen de adviesbranche is dit het geval. Volgens de meest recente MKB Barometer van Exact gebruikt circa een kwart van de bureaus Excel of andere spreadsheetprogramma’s om projecten te administreren.

Deze groep bureaus loopt echter de voordelen van een end-to-end tool (bijvoorbeeld een ERP-systeem) mis, zo blijkt uit hetzelfde rapport van Exact.

Zulke ERP- of projectmanagementoplossingen nemen niet alleen de projectadministratie voor hun rekening, maar ondersteunen ook in de fases voor een project (sales & marketing, business development), het natraject (projectsluiting, audit) en zijn geïntegreerd met de financiële administratie.

Op deze manier zorgen dit soort systemen voor meer overzicht en transparantie, en een single ‘source of truth’, wat ook nog eens gepaard gaat met een hogere gebruikerstevredenheid.

Onderaan de streep vertaalt zich dit in betere prestaties voor de bureaus en hun klanten. Een voorbeeld: van de bureaus die een ERP- of projectmanagementoplossing gebruiken geeft 77% aan hun projecten op tijd, binnen budget en tegen de gewenste kwaliteit op te leveren. Het gemiddelde onder alle dienstverleners is 69%.

Nog een KPI die binnen de branche van belang is: het percentage niet-factureerbare uren. Dat bedraagt 8% bij dienstverleners die gebruikmaken van een end-to-end projecttool, tegen gemiddeld 15% bij alle ondervraagde bedrijven. Kortom, bureaus die met integrale cloudtooling werken zijn productiever, met gemiddeld meer factureerbare uren.

Experts van Exact noemen daarnaast verschillende andere voordelen van het werken met één tool ten opzichte van Excel:

Samenwerking
Een zorgvuldig opgebouwde Excel-sheet met formules, verwijzingen en totalen is voor de bedenker misschien duidelijk. Maar voor wie ermee moet werken is het vaak niet te achterhalen hoe de calculatie binnen de sheet verloopt. Dat maakt samenwerken via zo’n sheet lastig. Daarnaast leent een Excel-bestand zich minder goed voor gedeeld werken in de cloud.

Foutgevoelig
Voor je het weet sluipen er fouten in Excel, die nauwelijks meer terug te leiden zijn tot de ingevoerde gegevens. Of worden berekeningen verkeerd ingevoerd of (per ongeluk) gewijzigd. Op een zeker moment doen ook nog eens allerlei versies van het hetzelfde bestand de ronde, vaak via e-mails. Welke is de laatste versie? Zeker nu veel mensen op afstand werken iets om rekening mee te houden.

Rapportages
Voor elk project zijn rapportages van groot belang. Onder meer om voortgang, communicatie en financieel management te kunnen monitoren. Excel is niet uitermate geschikt voor het draaien van zulke rapportages.

ERP- of projectmanagementoplossingen hebben ingebouwde visualisatiemogelijkheden die met één druk op de knop rapportages kunnen creëren voor de verschillende project stakeholders. Hiermee kunnen alle onderdelen van het project worden gemanaged en kan waar nodig actief worden bijgestuurd.

Gekoppeld aan de boekhouding
Een van de belangrijkste koppelingen voor projectorganisaties is die tussen projectuitvoering en finance. Hoeveel marge maken we op het project? Wat is de winstgevendheid? En welke facturen zijn verstuurd en betaald? Wat is de impact op financiële KPI’s als een project de deadline niet haalt, of als een nieuwe collega’s aan boord wordt gehaald?

ERP- of projectmanagementoplossingen zijn gekoppeld aan het financieel systeem en bieden zo altijd inzicht in de complete stand van je project: uren, inkoop, en alle andere kosten. Bovendien is het mogelijk om met een druk op de knop een factuur eruit te laten rollen.

Eenvoudige urenregistratie
Het is een van de meest vervelende taken voor consultants: het invullen van de uren. Tegenwoordig willen professionals dit het liefst via hun smartphone met een druk op de knop doen.

ERP- of projectmanagementoplossingen hebben aan de voorkant apps waarmee dit eenvoudig gedaan kan worden, en deze informatie wordt vervolgens direct opgenomen in de projectadministratie. Bovendien worden hiermee geen fouten gemaakt in de vertaalslag van urenbriefjes naar de factuur.

Beveiligingsrisico’s
Excel-spreadsheets worden binnen de zakelijke omgeving veelal gedeeld via e-mail of via een harddrive en dit kan een bureau (en ook diens klanten) een beveiligingsrisico opleveren, zoals bijvoorbeeld een datalek. Zelfs met wachtwoord-beveiligde spreadsheets kunnen met de juiste hacking software gevaar lopen.

De meeste spreadsheets hebben geen ingebouwde audit trail, waardoor er niet bijgehouden kan worden wie veranderingen heeft doorgevoerd, of waarom. ERP- of projectmanagementoplossingen beschikken over ingebouwde protocollen die zorgen voor voldoende cybersecurity.

Exact voor Project Management
Exact is een leverancier van softwareoplossingen voor mkb’ers en ondernemers. Ook voor adviesbureaus heeft het bedrijf een oplossing: Exact voor Project Management. Deze oplossing faciliteert onder meer projectplanning, urenregistratie, projectbewaking en facturatie.